L’audit, le premier pas vers une réduction de vos coûts IT et Télécoms

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, en 2025 le marché des télécoms reste complexe avec de très nombreux acteurs proposant une multiplicité d’offres et de tarifs. Cette complexité se voit renforcée au sein des organisations, publiques comme privées où :

• La responsabilité des Télécoms, et donc de leurs facturations, est endossée par de nombreux acteurs aux attentes diverses voire antagonistes : la DSI/Digital Workplace, la Direction Achats et Financière et parfois les Services Généraux.
• La complexité organisationnelle entre les équipes, les Business Units, les filiales et autres entités juridiques peut rendre difficilement lisible la facturation dispersée dans toute l’organisation et selon des règles qui varient d’un opérateur à l’autre.
• Les collaborateurs sont de plus en plus multi équipés de smartphones sur lesquels coexistent des solutions de téléphonie mobile, de softphonie et de visioconférence.

Simplifier la complexité liée à ces aspects organisationnels et diminuer le temps de vérification des factures pour arriver à une gestion efficace des coûts IT et Télécoms prend habituellement la forme d’un audit. Cette activité identifie toutes les dépenses directes comme indirectes liées à ces coûts et les ventile dans l’organisation, au plus près de l’entité utilisatrice.

Pour cela, il est indispensable d’examiner :

• Les contrats
• Les factures
• L’utilisation des services et notamment à l’international

Ce qui permettra de s’assurer que :

• Les factures sont conformes aux contrats conclus avec les fournisseurs (et dans le cas contraire, procéder à une demande de régularisation auprès du fournisseur).
• L’utilisation des services correspond aux besoins de l’organisation (et dans le cas contraire, suspendre puis résilier les services inutilisés ou obsolètes).
• Les dépenses sont conformes au budget et qu’elles ne dépassent pas les limites définies par l’organisation.

Lors de cet audit, l’utilisation à l’international reste scrutée. Pourquoi ? Même si les frais de roaming ou « itinérance » ont disparu en Europe communautaire, l’usage du mobile demeure un enjeu financier dès que le collaborateur quitte cet espace commun.

L’audit permet d’avoir une cartographie à jour des actifs technologiques dans l’organisation, associés à leurs coûts respectifs. Cette cartographie fournit ainsi des éléments pertinents pour reprendre en main la relation client fournisseur :par exemple, en renégociant un contrat ou, en conduisant un appel d’offres.

Enfin, l’audit est un point de départ idéal et quasi obligatoire pour la mise en place d’un service TEM qui va permettre de gérer et d’optimiser les usages et les dépenses sur le long terme.