Signature et archivage : la conservation du document signé

Article . Date de publication 16.10.2026 - 9 min

Résumé de l'article

Archiver un document signé électroniquement sur un disque dur ne suffit pas. Contrairement à un acte signé à la main, il est impossible de le conserver ainsi sur le long terme et d'espérer prouver son intégrité en cas de litige. La force probante d'un acte dépend des conditions de son archivage, et la signature électronique demande elle aussi des précautions particulières.

  • Trois éléments à archiver : L'acte signé dans un format standard, la signature électronique qui lui est attachée et les éléments de preuve associés forment un ensemble indissociable.
  • Quatre exigences à tenir : Authenticité, intégrité, accessibilité et lisibilité conditionnent la valeur du document pendant toute la durée de sa conservation.
  • Un changement de format n'est jamais anodin : Convertir un document pour en préserver la lisibilité peut invalider sa signature électronique, et lui faire perdre sa valeur juridique.
  • Deux dispositifs complémentaires : L'extension LTV protège le document signé et ses preuves, tandis que le système d'archivage électronique sécurise l'espace où le document est déposé.

La conservation du document signé : ce que dit la loi 

En France, l'article 1366 du code civil détermine les limites de la conservation d'un document signé numériquement : « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

Le cadre légal concernant la conservation qualifiée des cachets et signatures électroniques est défini par le règlement eIDAS. Ce dernier harmonise également l'usage de la signature électronique entre les États membres de l'Union européenne.

La force probatoire d'un document signé dépend de la capacité d'une entreprise à démontrer que l'intégrité du document en question est préservée durant toute sa conservation. 

Les exigences à respecter pour l'archivage

Pour démontrer l'intégrité du document, son archivage et celui de sa signature électronique supposent d'en assurer :

  • L'authenticité : il vous incombe de démontrer que la copie numérique est bien en conformité avec le document initial
  • L'intégrité : il est de votre responsabilité de prouver que le document n'a pas été modifié, altéré ou dénaturé depuis sa signature
  • L'accessibilité : le document doit être accessible selon une gestion contrôlée des droits d'accès
  • La lisibilité : c'est à vous de veiller à ce que le document signé soit émis dans un format standard afin de garantir son accessibilité dans le temps

Document signé électroniquement : que conserver ? 

Afin de conserver un document signé électroniquement, il est nécessaire d'archiver trois éléments :

  • L'acte signé dans un format standard (type PDF)
  • La signature électronique, encapsulée dans la majorité des cas dans le document
  • Les éléments de preuves qui permettent de garantir l'identité des auteurs de la signature, l'horodatage, la traçabilité et l'intégrité des preuves au cours du temps

La conservation de ces documents sur le long terme vous permettra, en cas de contentieux, de présenter tous les éléments probants.

Valeur juridique de la signature électronique : l’archivage des documents signés électroniquement

Les entreprises sont tenues de respecter certaines obligations en matière de conservation de leurs documents au format électronique. Les documents signés ont généralement une valeur légale importante, leur archivage est donc primordial. Ils doivent pouvoir être présentés en cas de contentieux avec un fournisseur ou un client. Les règles d'archivage des documents d'entreprise sont requises par la loi ou par les délais de prescription avant lesquels des contrôles peuvent être effectués.

L'archivage du fichier de preuve d'une signature électronique

Les documents électroniques doivent être archivés dans des conditions garantissant leur intégrité, de sorte à s'assurer qu'ils ne puissent être altérés. Les éléments justifiant la validité de la signature électronique contribuent à sa fiabilité. Il est donc impératif de conserver les éléments ayant servi à la conclusion de l'opération, appelés « fichier de preuve ». Le fichier de preuves contient :

  • Les données personnelles des signataires et créateurs du document (adresse électronique, données nominatives)
  • La preuve des processus exécutés
  • L'horodatage

La durée d'archivage des prestataires de signature électronique

La plupart des prestataires de signature électronique proposent un archivage électronique des documents signés dont la durée de conservation est en général fixée à 10 ans. Néanmoins, cette durée standard de 10 ans soulève un problème : elle ne correspond pas toujours aux obligations réelles des entreprises. En effet, une durée de conservation de 10 ans à compter de la fin d'exécution du contrat diffère d'une durée de 10 ans à partir de la signature du contrat.

Le risque du changement de format en cours d'archivage

Pour les documents dont la conservation est la plus longue, il est préférable d'anticiper leur récupération dans votre système d'archivage électronique des documents ou sur vos serveurs. Il sera nécessaire d'utiliser un service de conservation des signatures électroniques qualifiées. En effet, si lors de l'archivage le format d'un document est modifié afin de garantir sa lisibilité dans le temps, il y a le risque de « briser » la signature électronique, qui perd alors sa valeur juridique initiale.

Comment conserver un document signé électroniquement pour préserver sa valeur juridique ?

Deux dispositifs répondent à cette exigence, et ils n'interviennent pas au même endroit. L'extension LTV protège le document signé et les preuves qui l'accompagnent. Le système d'archivage électronique sécurise l'espace dans lequel ces éléments sont déposés. Le règlement eIDAS prévoit la LTV pour les signatures qualifiées, mais elle est recommandée pour tous les niveaux de signature électronique, et l'archivage électronique s'applique à tous les documents signés.

L'extension LTV (Long Term Validation)

L'extension LTV consiste en une intégration des éléments de validation nécessaires à la vérification de la signature, pour apposer ensuite un nouvel horodatage qualifié permettant de garantir l'intégrité des éléments de preuve à conserver :

  • Actes signés
  • Signature électronique
  • Fichiers de preuve associés

En effet, l'horodatage qualifié prouve l'existence d'un acte à une date et une heure précise. Il protège les fichiers en les préservant de toute altération ou modification. Il survit d'ailleurs à l'expiration du certificat du signataire, puisqu'il atteste que la signature électronique était valide au moment où elle a été apposée. L'horodatage se renouvelle avant que le scellement ne devienne obsolète : un nouveau jeton est apposé sur le précédent, et la chaîne de validité reste ininterrompue pendant toute la durée de l'archivage.

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) et le Coffre-Fort Numérique (CFN)

Le SAE et le coffre-fort numérique professionnel (CFN) s'adressent l'un comme l'autre aux entreprises et aux collectivités publiques, mais ils ne remplissent pas la même fonction. Le SAE archive les documents à valeur probante. Le coffre-fort numérique les conserve dans un espace scellé et les restitue à l'identique au seul utilisateur accrédité.

Le SAE consiste à enregistrer la preuve de dépôt et des journaux de preuves permettant de contrôler que les documents archivés n'ont pas été modifiés, altérés ou supprimés. Afin de répondre aux exigences de sécurité et de se prémunir contre les risques cités dans le paragraphe précédent, les SAE s'appuient sur la norme française NF Z42-013 et sur son homologue internationale ISO 14641. Ces normes sont volontaires, et la certification NF 461, délivrée par AFNOR Certification, atteste de la conformité d'un système d'archivage électronique.

À retenir :

  • L’extension LTV protège les documents signés
  • Le SAE protège l’espace de stockage dans lequel sont placés les documents

Enfin, même si ces méthodes de conservation concernent les signatures de niveau qualifié, elles sont également préconisées pour tous les niveaux de signature électronique.

Conforme au Règlement européen (eIDAS), la gamme de signature électronique de Docaposte permet des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés. Docaposte vous guide et vous accompagne dans le choix et le déploiement de la solution de signature électronique et d’archivage électronique qui correspond à vos besoins.

Vos questions sur l'archivage à la suite d’une signature électronique de documents

Puis-je archiver mes documents signés électroniquement sur mes propres serveurs ?

Rien ne l'interdit, mais la charge de la preuve vous revient. L'article 1366 du code civil subordonne la force probante de l'écrit électronique à des conditions d'archivage qui en garantissent l'intégrité. Devant un juge, il vous faudra donc démontrer que le document et sa signature électronique sont restés intacts depuis leur archivage, ce qu'un dossier partagé ou un disque dur ne permet pas d'établir. Un système d'archivage électronique produit cette démonstration, en enregistrant la preuve de dépôt et les journaux qui attestent qu'aucun document versé n'a été modifié.

Que devient ma signature électronique si le certificat du signataire expire pendant l'archivage ?

Elle reste valable. L'horodatage qualifié apposé au moment de la signature électronique atteste que le certificat était valide à cet instant, et cette preuve subsiste après son expiration. La preuve de cet horodatage doit cependant être conservée, et c'est le rôle de l'extension LTV, qui embarque avec le document les éléments nécessaires à la vérification de la signature électronique. L'archivage prend ensuite le relais, en apposant un nouveau jeton avant que le précédent ne devienne obsolète.

Mon système d'archivage électronique doit-il être certifié ?

Non, aucune obligation générale ne l'impose. Les normes qui encadrent l'archivage électronique, NF Z42-013 en France et ISO 14641 à l'international, sont des normes volontaires. La certification NF 461, délivrée par AFNOR Certification, atteste qu'un système d'archivage électronique les respecte. Elle n'est exigée que dans certains cas, l'archivage public notamment, mais elle constitue devant un juge un appui solide pour établir la recevabilité d'un document et de sa signature électronique.

Docaposte, tiers archiveur de vos signatures électroniques

La qualité d'un archivage ne se mesure qu'au jour du litige, parfois des années après la signature. Seul un archivage dans les règles permet de démontrer l'intégrité du document. Docaposte, filiale du Groupe La Poste, verse vos documents signés et leurs preuves dans un système d'archivage électronique certifié.

L'archivage de vos documents signés et de leurs preuves

Chaque signature électronique produit un dossier de preuves horodaté, déposé avec le document signé dans un espace de confiance. Docaposte le conserve dix ans, dans des conditions qui en préservent l'intégrité et permettent de le produire devant un juge. L'archivage s'appuie sur un système certifié NF 461, la marque délivrée par AFNOR Certification aux systèmes conformes à la norme NF Z42-013.

Une chaîne d'archivage opérée en France

  • Un dossier de preuves conservé sur le territoire. Vos documents signés et les preuves associées sont hébergés en France, hors de portée du Cloud Act.
  • Une infrastructure qualifiée SecNumCloud. L'ANSSI a qualifié l'infrastructure sur laquelle Docaposte opère sa solution, au plus haut niveau d'exigence français.
  • Des garanties reconnues dans toute l'Union européenne. La gamme de signature électronique est labellisée eIDAS sur l'ensemble de ses niveaux, et certifiée ISO 27001.

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