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Signature et archivage : la conservation du document signé

Signature et archivage : la conservation du document signé

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Le 18.12.2023

5 min

Conserver un document signé numériquement pour préserver sa valeur légale est un enjeu majeur. En effet, contrairement à un acte signé à la main, il est impossible de conserver un document sur un disque dur sur le long terme et espérer prouver, en cas de litige, son intégrité. Afin de garantir la force probante d’un acte signé électroniquement en cas de contentieux, certaines conditions sont à respecter. Dans cet article, apprenez-en plus sur la conservation du document signé, ce que dit la loi, puis enfin, pourquoi et comment conserver un document signé. 

La conservation du document signé : ce que dit la loi

En France, l’article 1366 du code civil détermine les limites de la conservation d’un document signé numériquement : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » 

Le cadre légal concernant la conservation qualifiée des cachets et signatures électroniques est défini par le règlement eIDAS. Ce dernier harmonise également l’usage de la signature électronique entre les États membres de l’Union européenne. 

La force probatoire d’un document signé dépend de la capacité d’une entreprise à démontrer que l’intégrité du document en question est préservée durant toute sa conservation. Cela suppose que lorsque vous avez signé un document électroniquement et que vous souhaitez le conserver, il sera nécessaire d’en assurer :

  • L’authenticité : il vous incombe de démontrer que la copie numérique est bien en conformité avec le document initial
  • L’intégrité : il est de votre responsabilité de prouver que le document n’a pas été modifié, altéré ou dénaturé depuis sa signature
  • L’accessibilité : le document doit être accessible selon une gestion contrôlée des droits d’accès
  • La lisibilité : c’est à vous de veiller à ce que le document signé soit émis dans un format standard afin de garantir son accessibilité dans le temps

Document signé électroniquement : que conserver ? 

Afin de conserver un document signé électroniquement, il est nécessaire d’archiver trois éléments :

  • L’acte signé dans un format standard (type PDF)
  • La signature électronique, encapsulée dans la majorité des cas dans le document
  • Les éléments de preuves qui permettent de garantir l’identité des auteurs de la signature, l’horodatage, la traçabilité et l’intégrité des preuves au cours du temps

La conservation de ces documents sur le long terme vous permettra, en cas de contentieux, de présenter tous les éléments probants. 

Valeur juridique de la signature électronique : l’archivage des documents signés électroniquement

Les entreprises sont tenues de respecter certaines obligations en matière de conservation de leurs documents au format électronique. Les documents signés ont généralement une valeur légale importante, leur archivage est donc primordial. Ils doivent pouvoir être présentés en cas de contentieux avec un fournisseur ou un client. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont requises par la loi ou par les délais de prescription avant lesquels des contrôles peuvent être effectués.

Les documents électroniques doivent être archivés dans des conditions garantissant leur intégrité, de sorte à s'assurer qu'ils ne puissent être altérés. Les éléments justifiant la validité de la signature électronique contribuent à sa fiabilité. Il est donc impératif de conserver les éléments ayant servi à la conclusion de l'opération, appelés « fichier de preuve ». Le fichier de preuves contient :

  • Les données personnelles des signataires et créateurs du document (adresse électronique, données nominatives)
  • La preuve des processus exécutés
  • L’horodatage

La plupart des prestataires de signature électronique proposent un archivage électronique des documents signés dont la durée de conservation est en général fixée à 10 ans. Néanmoins, cette durée standard de 10 ans soulève un problème : elle ne correspond souvent pas aux obligations réelles des entreprises. En effet, une durée de conservation de 10 ans à compter de la fin d’exécution du contrat diffère avec une durée de 10 ans à partir de la signature du contrat.

Partant de ce postulat, il est préférable, tout au moins pour les documents dont la conservation est la plus longue, d’anticiper leur récupération dans votre système d’archivage électronique des documents ou sur vos serveurs. Il sera nécessaire d’utiliser un service de conservation des signatures électroniques qualifiées. En effet, si lors de l'archivage le format d’un document est modifié afin de garantir sa lisibilité dans le temps, il y a le risque de « briser » la signature électronique qui se verra dépourvue de sa valeur juridique initiale.

Comment conserver un document signé pour préserver sa valeur juridique ? 

L’Extension LTV : Long Term Validation

L’extension LTV consiste en une intégration des éléments de validation nécessaires à la vérification de la signature, pour apposer ensuite un nouvel horodatage qualifié permettant de garantir l’intégrité des éléments de preuve à conserver :

  • Actes signés
  • Signature électronique
  • Fichiers de preuve associés

En effet, l’horodatage qualifié prouve l’existence d’un acte à une date et une heure précise. Il protège les fichiers en les préservant de toute altération ou modification. L’horodatage est à renouveler tous les trois ans puisque cela correspond à la durée de validité du certificat utilisé lors de la signature électronique. 

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) et le Coffre-Fort Numérique (CFN)

Avant toute chose, rappelons que le SAE s’adresse plutôt aux entreprises et aux collectivités publiques. Le coffre-fort numérique (CFN), quant à lui, est majoritairement destiné aux particuliers. Le SAE consiste à enregistrer la preuve de dépôt et des journaux de preuves permettant de contrôler que les documents archivés n’ont pas été modifiés, altérés ou supprimés. Afin de répondre aux exigences de sécurité et de se prémunir contre les risques cités dans le paragraphe précédent, les SAE ont l’obligation de répondre aux normes NF_Z42_013 (française) ou ISO_14641-1 (internationale). 

En résumé :

  • L’extension LTV protège les documents signés
  • Le SAE protège l’espace de stockage dans lequel sont placés les documents

Enfin, même si ces méthodes de conservation concernent les signatures de niveau qualifié, elles sont également préconisées pour tous les niveaux de signature électronique.

Conforme au Règlement européen (eIDAS), la gamme de signature électronique de Docaposte permet des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés. Docaposte vous guide et vous accompagne dans le choix et le déploiement de la solution de signature électronique et d’archivage électronique qui correspond à vos besoins.

Source : ANSSI

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