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Date de publication 04.06.2025 . 👁 7 min
Facture électronique
De plus en plus plébiscitée par les entreprises et poussée par les Etats, la facture électronique se généralise. Docaposte décrypte pour vous la nouvelle réglementation.
Qu’est ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format numérique, grâce à un processus de facturation automatisé dans son intégralité. La validité d’une facture électronique n’est réelle qu’à la condition que son émetteur soit formellement identifié, que son contenu ne puisse être modifié et que sa lisibilité et son exhaustivité soient effectives. Tout comme la facture papier, elle doit nécessairement comporter les mentions obligatoires exigées. Selon le type de destinataire, les obligations (mode transmission, type de format, données complémentaires) varient.
Objectifs et calendrier de la réforme
Déjà instaurée pour le secteur public depuis 2020, l’obligation de la facture électronique sera prochainement étendue aux échanges BtoB entre les entreprises et associations assujetties à la TVA et établies en France. On parle aussi parfois d’e-invoicing.
Objectifs de la réforme :
- Simplifier la vie administrative et améliorer la compétitivité des entreprises
- Sécuriser le recouvrement de la TVA tout en luttant contre la fraude
- Améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel
- Anticiper l’obligation VIDA, qui rendra obligatoire la facture électronique pour les échanges internationaux entre les membres de la communauté européenne.
Calendrier :
- Ainsi la réforme se déroulera en deux temps, dans un calendrier communiqué par la DGFiP :
- A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
- A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
Sont concernés par la réforme tous les assujettis à la TVA (entreprises, associations…) dans le cadre des échanges BtoB domestique (sur le territoire national y compris les DOM).
De plus, sur les flux internationaux ou à destination des particuliers, la réforme prévoit une obligation d’e-reporting (données sur la TVA encaissée) à transmettre à l’Etat.
Quels formats pour la facture électronique ?
Pour être conforme, une facture électronique doit être transmise selon des formats précis :
- Cross Industry Invoice (CII),
- Universal Business Language (UBL)
- Format mixte composé d'un fichier de données structurées au format XML et d'un fichier PDF (Factur-X)
Docaposte adresse la facturation B2B ou B2G (via Chorus Pro) et permet le traitement de tous les formats de factures autorisés (EDI, XML, PDF signé, Factur-X, etc.).
Le processus de transmission d'une facture électronique
Le destinataire d’une facture recevra ses factures via sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) de réception sous le format souscrit auprès de son partenaire.
La transmission des factures électroniques et des données complémentaires vers l’Etat se fera obligatoirement via une PDP, immatriculée auprès des organismes fiscaux.
En somme, une PDP est un prestataire de services qui sert d'intermédiaire entre les entreprises et l'administration fiscale, facilitant la dématérialisation des factures et la transmission de données.
Vous souhaitez en savoir plus sur la PDP ? Consultez notre article « Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ? »
Le cas du BtoG et du BtoC
Pour le BtoG (à destination des entités publiques)
En vigueur depuis 2020, la facturation électronique BtoG (Business to Government), c’est à dire à destination des entités publiques telles que l’Etat, les collectivités territoriales, ou les établissements publics, passe par la plateforme Chorus Pro.Docaposte vous apporte son analyse de la réglementation et de son évolution dans la pagee dédiée à la facturation BtoG.
Pour le BtoC et le BtoI (à destination des particuliers ou à l’international)
- Pour les non assujettis à la TVA, il n’existe aucune obligation en matière d’émission et transmission de factures avec des particuliers ou de transactions effectuées à l’international. De manière plus générale il n’existe aucune obligation pour les non assujettis à la TVA.
- Pour les assujettis à la TVA, il n’y a aucune obligation de facture dématérialisée. En revanche, il existe une obligation de reporting à l’administration fiscale, des transactions effectuées avec des particuliers ou à l’international, en respectant des normes et moyens de transmission imposés. Cette obligation est connue sous le nom de e-reporting, et celle-ci doit s’opérer via une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire)
Les sanctions en cas de non respect
Il existe deux types de sanctions prévues en cas de non-respect des obligations légales :
- E-invoicing (BtoB) : dans le cas de non-émission d'une facture sous format électronique, l’amende s’élève à 15 € par facture, avec un plafond annuel maximum de 15 000€ par année civile.
- E-reporting (BtoC et BtoI) : le non-respect de l'obligation de transmission des informations de montants de TVA encaissés pourra entraîner une amende de 250 € par défaut de transmission, avec un plafond annuel maximum de 15 000 €.
Quelles perspectives pour la réforme de la facture électronique ?
La réforme de la facture électronique s’inscrit dans un projet plus global mené par la Commission européenne. Cette dernière propose différentes mesures dans le cadre de son projet nommé « VIDA » (pour « VAT in the digital age ») au sein de l’Union Européenne, à horizon 2023. Ce projet s’articule autour de trois grands axes :
- Modernisation des obligations déclaratives (il s’agit du e-reporting et du e-invoicing évoqués dans cette page)
- Mise à jour des règles de TVA et leur clarification pour les plateformes en ligne et en matière de transport de voyageurs
- L’enregistrement unique à la TVA au sein de l'UE.
L’offre la plus complète du marché
Docaposte propose l'offre la plus complète du marché pour le traitement de vos factures fournisseurs et clients, adaptée aux besoins de toutes les organisations, des TPE/PME aux grands groupes.
Et pour vous assurer une conformité totale, SERES, filiale de Docaposte et expert de la facture électronique, a développé e-Facture PDP, une plateforme de Dématérialisation Partenaire aux fonctionnalités avancées.
Questions fréquentes sur la facture électronique
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
Une e-facture est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.
Cela permet de traiter de manière simplifiée et structurée les échanges entre clients et fournisseurs des petites et moyennes entreprises (TPE / PME), entreprises de taille intermédiaire (ETI) ou grandes entreprises (GE). Une e-facture a la même valeur juridique qu’une facture papier sauf que tout le processus doit être intégralement mené par voie électronique et par l’intermédiaire d’applications certifiées. Tout comme la facture papier classique, elle doit également contenir toutes les mentions obligatoires requises.
Comment faire une facture électronique ?
Pour faire une facture électronique, il est nécessaire de s’équiper d’un outil adapté qui permet de l’éditer facilement et qui doit être conforme à la législation française
Une facture électronique ne doit pas être confondue avec une facture dématérialisée. Elle doit comprendre les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier :
- Date
- Identité de l’émetteur et du destinataire
- Numéro de facture / numéro SIREN du client
- Désignation du produit ou du service
- Quantité
- Date de la vente
- Montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement
- Numéro et taux de TVA
- Mentions légales
La solution de facture électronique de Docaposte vous guidera dans l’ensemble de ces étapes pour la réaliser. Vous pourrez aussi accélérer ce processus en ajoutant une signature électronique et un système d’archivage électronique (SAE) de vos factures.
Comment une facture peut-elle être certifiée conforme ?
Une facture peut être certifiée conforme :
- Par le biais d'une signature électronique authentifiée au moyen d'un certificat électronique qualifié.
- En établissant un ou plusieurs contrôles qui créent une piste d'audit fiable, retraçant la relation entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services.
- Sous la forme d'un message structuré conformément à une norme de sécurité préalablement définie par les parties impliquées, permettant une interprétation automatisée. Cette structuration peut être réalisée à travers différents moyens tels que les progiciels de gestion intégrée (PGI), l'échange informatisé de données (EDI), le format XML, l'envoi par courrier électronique avec un fichier PDF en annexe, ou même la réception d'une télécopie sous forme électronique, par exemple
Toutes les conditions pour qu’une facture soit certifiée conforme ont par ailleurs été précisées avec le lancement de la loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018.
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un tiers de sécurité et de confiance spécialisé dans le traitement, la réception et la transmission de facture électronique, ayant participé à une procédure d’immatriculation par l’administration française. Ces plateformes assurent la continuité et la fiabilité des processus de facturation.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
L’implémentation de la facture électronique pour vos fournisseurs et clients permet de bénéficier de nombreux avantages par rapport à la facture papier classique, notamment une réduction des coûts et une accélération des processus dans un environnement sécurisé et fiable. De plus, cela vous permet d’anticiper la réglementation sur l’obligation des factures électroniques en France.
Avec la solution Docaposte, tirez tous les bénéfices de la facture électronique :
- Garantie de la sécurité du process et meilleure traçabilité au moyen de systèmes de validation et de contrôles automatisés
- Augmentation de la productivité de 30% du fait de l’automatisation de la saisie et du contrôle
- Réduction de 50 à 75% des coûts liés au traitement, impression, envoi et archivage grâce à l’automatisation des processus
- Fluidification des relations entre clients et fournisseurs