Département de la Seine-Maritime : la gestion des subventions simplifiée grâce à Docaposte

Depuis plus de dix ans, le Département de la Seine-Maritime (76) fait figure de pionnier dans la dématérialisation des demandes de subvention. À travers le guichet numérique e-Citiz, développé par Docaposte, la collectivité a franchi un cap décisif dans la modernisation de sa relation avec les communes et les usagers. Témoignage de Valérie Mestré, Cheffe de projet au sein de la Direction Transformation du Numérique et de l’Innovation du Département, qui revient sur cette collaboration au long cours.

Quels étaient les enjeux que vous deviez relever avant de faire appel à Docaposte ?

Tout a commencé en 2014 lorsque nous avons voulu dématérialiser un premier service à la demande d’une direction métier. C’était une première pour le Département et le délai était très court. Nous devions livrer trois téléservices en quelques mois, sans marché public dédié. Nous sommes donc passés par l’UGAP (centrale d’achat public) et avons rencontré l’équipe de Softeam, la filiale conseil et services de Docaposte.

Leur approche sur-mesure et leur réactivité ont tout de suite fait la différence. En trois mois, nous avons pu livrer deux premiers téléservices – l’Aide aux sports à destination des clubs et le Pass’Sport 76 à destination des familles, qui ont rapidement suscité de nouveaux besoins internes.

Qu’est-ce qui vous a convaincu de choisir Docaposte ?

À l’époque, une large marge de manœuvre nous était déjà proposée pour personnaliser nos services, tout en respectant nos contraintes de coûts et de délais de réalisation. En 2022, lorsque la Direction générale nous a demandé de créer un portail unique de gestion des subventions à destination des communes, le choix du guichet numérique e-Citiz de Docaposte s’est imposé naturellement. Cette solution de dématérialisation des processus métier répondait à 100 % à notre cahier des charges et l’équipe commerciale comme technique a toujours été à l’écoute, disponible et force de proposition.

Grâce à e-Citiz, nous avons pu déployer un portail en ligne afin de dématérialiser les demandes de subventions de la part des collectivités (construction d’une bibliothèque, mise à disposition d’un défibrillateur, nouvel équipement sportif…). Avant, il fallait déposer un dossier papier. Aujourd’hui, il suffit aux agents des collectivités de se connecter depuis le site institutionnel de notre Département. Ce nouvel outil de gestion de la relation usager offre de multiples fonctionnalités : dépôt de pièces, dialogue entre le demandeur et les services départementaux, suivi de l’avancement des demandes…

Quels bénéfices concrets avez-vous observés depuis la mise en place du guichet numérique e-Citiz ?

L’ouverture du portail en 2023 a été un vrai succès. Nous avons reçu plus de 3 000 demandes dématérialisées et nous mettrons fin définitivement aux dossiers papier en janvier 2026. Les communes apprécient particulièrement la facilité d’accès, la visibilité sur leurs demandes et la fluidité des échanges via la plateforme qu’elles trouvent fonctionnelle et ergonomique. Côté agents, c’est aussi un gain de temps et de transparence : il est possible de suivre toutes les demandes en temps réel et l’outil est intégré à notre logiciel financier, ce qui facilite le suivi jusqu’au paiement.

L’un des atouts majeurs d’e-Citiz, c’est que le guichet est hautement paramétrable : nous pouvons désormais créer de nouveaux formulaires et dispositifs en toute autonomie, tout en bénéficiant de l’accompagnement de Docaposte en cas de besoin. À date, c’est plus d’une centaine de dispositifs d’aide qui ont pu être déployés en production.

Quels sont les prochains projets du Département avec Docaposte ?

Nous travaillons déjà sur la suite ! Après le portail des subventions, nous allons déployer un portail tout public pour les associations, puis pour le grand public, afin de couvrir plus de 200 dispositifs d’aides. La prochaine étape est d’ouvrir également la partie “aides à l’habitat et au logement” dans le portail.

Quels sont, selon vous, les trois points forts de l’accompagnement de Docaposte ?

1. Docaposte s’adapte à nos besoins évolutifs et propose des outils paramétrables ;
2. Docaposte offre un support réactif et efficace ;
3. Docaposte fait constamment évoluer ses solutions, nourries par nos retours d’expérience : c’est une vraie relation de partenariat.