L'instant numérique : l'archivage numérique

Afin de répondre aux enjeux de la dématérialisation ainsi qu’aux obligations légales et règlementaires, les entreprises ont plusieurs possibilités en matière de solutions de gestion documentaire et conservation : système d’archivage électronique, coffre-fort numérique… Autant de solutions qui répondent à des contraintes réglementaires et des usages bien différents.

Quelles sont les solutions de conservation de documents ? Pour quels cas d’usage ? Découvrez les réponses en vidéo avec notre équipe d’experts !

Coffre-fort numérique et système d’archivage électronique :
Quelles sont les différences ?

Bonjour et bienvenue, je suis Aude DE LABAREYRE Responsable Marketing au sein la BU Archivage Numérique de Docaposte. Dans ce nouvel épisode de L’instant numérique, nous allons prendre quelques minutes pour vous présenter les principales différences entre un Service de Coffre-Fort Numérique et un Système d’Archivage électronique.

Afin de répondre aux enjeux importants de la dématérialisation ainsi qu’aux contraintes légales et règlementaires de plus en plus fortes, les entreprises ont plusieurs choix possibles en matière de solutions de gestion documentaire et de conservation, au risque d’engendrer parfois des confusions. Nous allons aujourd’hui discuter des différences entre 2 outils : le coffre-fort numérique, CFN et le système d’archivage électronique, SAE

• Le cadre légal, premier élément différenciateur
Le coffre-Fort numérique et le système d’archivage électronique sont deux solutions qui répondent à des besoins de conservation pérennes et sécurisés, mais qui respectent des obligations réglementaires et légales différentes.

Le coffre-fort numérique est encadré par deux décrets (du 30 mai et du 5 octobre 2018). Il est défini comme un espace de conservation sécurisé et réputé inviolable permettant de restituer ce qui y a été déposé sans altération.

Le système d’archivage électronique va au-delà de la conservation sécurisée. Il intègre des fonctionnalités de gestion des documents spécifiques dictées par la norme NF Z42-013. Cette norme regroupe un ensemble d’exigences et de recommandations concernant par exemple : les fonctionnalités de consultation, de classement ou encore de destruction des documents.

• L’usage, deuxième élément différenciateur
Le coffre-fort numérique est une solution de conservation d’information dématérialisée. Il conserve tous les documents qui y sont déposés et en garantit l’intégrité dans le temps, pour les restituer à l’identique à son utilisateur propriétaire ou à toute personne accréditée par lui.

Le système d’archivage électronique est utilisé dans le but de gérer un grand nombre d’archives différentes en établissant des profils d’archivage pour chaque type de documents. Il suit une logique métier.
Il prend en compte tout le processus d’archivage depuis le versement jusqu’à l’élimination sécurisée des archives, en passant par leur consultation, en toute confidentialité et sécurité. Il intègre ainsi toutes les règles de gestion documentaire définies par l’entreprise dans sa politique d’archivage (durée de conservation, types de document, niveau de confidentialité, sort final, etc.).

• Autre élément différenciateur : la cible
Le coffre-fort numérique est principalement destiné aux particuliers. Il appartient à un utilisateur unique qui peut y déposer tout type de documents électroniques. Il lui permet de conserver, pour la durée de son choix, ses documents. Il est libre de les détruire les à tout moment.
C’est idéal pour les entreprises qui souhaitent distribuer des documents en toute sécurité de façon dématérialiser à leurs collaborateurs.

Le système d’archivage électronique est utilisé par les organisations publiques et privées gérant un ensemble d’archives et un ensemble d’utilisateurs souvent important. Il permet de traiter de larges volumes de documents, de tailles et formats divers et pour des durées de conservation parfois très longues. Un SAE permet de faire valoir ses droits en justice en cas de contentieux, des éléments de preuves sont mis à disposition concernant l’intégrité des documents.

• Différents, mais complémentaires !
Ces deux solutions peuvent donc être combinées selon les besoins.
La dématérialisation des bulletins de paie constitue un bel exemple de la complémentarité des deux solutions.
Le salarié dispose de ses bulletins de salaire dans son coffre-fort numérique personnel alors que le service RH de l’entreprise archive l’exemplaire employeur de tous les bulletins de paie au sein de son SAE.

• Et Docaposte dans tout cela …
Docaposte est le 1er Tiers Archiveur de France avec une équipe de 200 personnes dédiées aux services d’archivage électronique et de numérisation. Au total, plus 15 milliards de documents sont archivés avec le plus haut niveau de sécurité.

Via Digiposte, Docaposte opère et propose le service de coffre-fort numérique du groupe La Poste, premier coffre-fort numérique du marché en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur. Concrètement, Digiposte offre un espace personnel sécurisé, accessible en ligne ou depuis l’application mobile et dont les données sont hébergées en France, pour gérer la vie administrative des collaborateurs d’une entreprise.

Vous avez un projet de dématérialisation ? Contactez-nous ! Toutes les informations sont dans la barre d'infos de la vidéo.

Coffre-fort numérique ou Système d’Archivage Electronique : quelles différences ?

Le coffre-fort numérique, CFN, et le système d’archivage électronique, SAE, sont deux solutions de gestion documentaire et conservation.

Comment les différencier ? Découvrez en vidéo les principales différences entre un service de coffre-fort numérique et un système d’archivage électronique (SAE) avec notre experte Aude De Labareyre, responsable Marketing au sein de la BU Archivage numérique chez Docaposte.

Archivage numérique : Comment transformer une exigence en avantage concurrentiel ?

Bonjour et bienvenue, je suis Pierre LECOMTE, Product Marketing Manager au sein de Docaposte.
Dans ce nouvel épisode de L’instant Numérique, nous allons prendre quelques minutes pour vous parler de l’archivage de documents.
Qu’est-ce que l’archivage ?
L’archivage, ce n’est ni du stockage/sauvegarde, ni de la Gestion Electronique de Documents.
C’est un processus qui vise à recueillir, classer, conserver et pouvoir accéder à des documents électroniques dans un espace numérique normalisé et sécurisé, qu’ils possèdent ou non une opposabilité (donner la déf). Le contenu archivé est donc figé, protégé et ne peut pas être modifié.

Pourquoi archive-t-on ?
D’abord, l’archivage est une réponse à des obligations réglementaires. En effet, de nombreux textes de lois encadrent la durée de conservation selon la nature du document. Par exemple, les contrats commerciaux doivent être conservés 10 ans sinon l’entreprise s’expose à des sanctions financières.
Ensuite, l’archivage permet de confirmer l’origine du document et d’assurer qu’aucune modification n’a été faite.
Qu’apporte un Service d’Archivage Electronique (dit SAE) ?
L’archivage, c’est aussi un avantage concurrentiel majeur pour l’entreprise.
Ce service répond aux enjeux de maîtrise du risque. Il permet d’être en mesure d’apporter à tout moment la preuve de ses engagements et de l’exécution de ses obligations. C’est aussi un moyen de se protéger contre toutes les cyber menaces.
Egalement, l’archivage aide à pérenniser et à augmenter la valeur du patrimoine documentaire immatériel de l’entreprise. Avec un service d’archivage électronique, les documents stratégiques pour l’entreprise peuvent être conservés plusieurs années. L’accès à l’information est quasi instantanée. L’archivage devient la mémoire de l’entreprise ce qui permet de savoir et comprendre ce qui existait avant et de faciliter la prise de décision.
C’est une bonne assurance sur le temps long, car il permet de lever de l’incertitude !

Et Docaposte dans tout cela …
Docaposte est le 1er Tiers Archiveur de France avec une équipe de 200 personnes dédiées à la conservation numérique et plus 15 milliards de documents archivés avec le plus haut niveau de sécurité.
Les avantages de nos offres sont multiples :
Le traitement de très gros volumes de données et / ou d’utilisateurs
La pérennité d’un groupe multiséculaire
La souveraineté numérique française et européenne grâce à nos solutions et infrastructures conçues et opérées par nos équipes
Vous avez un projet de dématérialisation ? Contactez-nous ! Toutes les informations sont dans la barre d'infos de la vidéo.

Comment transformer une exigence réglementaire en avantage concurrentiel ?

Découvrez en vidéo les atouts de l’archivage numérique avec notre expert Pierre Lecomte, Product Marketing Manager chez Docaposte

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