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Données Personnelles

            

Charte Docaposte
Protection des données à caractère personnel
Protection de la vie privée

Pourquoi une Charte relative à la protection des Données à Caractère Personnel et de la vie privée ?

Dans le cadre de ses activités internes et externes, le Groupe DOCAPOSTE est soumis au respect de la réglementation applicable au Traitement de Données à Caractère Personnel et notamment :

  • de la Loi n° 78-017 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite Loi Informatique et Libertés)
  • du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces Données (RGPD).

Le Groupe DOCAPOSTE place la protection des Données à Caractère Personnel au cœur de ses missions et des services qu’il propose. En ce sens, le Groupe DOCAPOSTE souhaite garantir à ses Collaborateurs, clients, fournisseurs, prospects ainsi qu’aux Tiers Bénéficiaires – ci-après les « Personnes Concernées » – le respect de leurs Données à Caractère Personnel.
La présente Charte relative à la protection des Données à Caractère Personnel et de la vie privée (ci-après la « Charte »), énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données à Caractère Personnel des Personnes Concernées et a pour objectif de les informer sur :

  • Les Données à Caractère Personnel que le Groupe DOCAPOSTE collecte et les raisons de cette collecte,
  • La façon dont sont utilisées ces Données à Caractère Personnel,
  • Les droits des Personnes Concernées sur leurs Données à Caractère Personnel.

Cette Charte s’applique à toutes les Entités du Groupe DOCAPOSTE et est annexée au règlement intérieur.

Comment le Groupe DOCAPOSTE prend-il en compte la protection des Données à Caractère Personnel ?

Le Groupe DOCAPOSTE s’engage à prendre en compte la protection des Données à Caractère Personnel et de la vie privée des Personnes Concernées dès la conception des nouveaux produits ou services qui sont proposés ou qui sont destinés à permettre le Traitement de Données à Caractère Personnel.
Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice des droits des Personnes Concernées, les mesures permettant d’assurer la protection de leurs Données à Caractère Personnel sont mises en œuvre.

Comment les Données à Caractère Personnel sont-elles utilisées par le Groupe DOCAPOSTE ?

Le Groupe DOCAPOSTE s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires à la réalisation de ses Traitements ou des Traitements effectués pour le compte de ses clients.
Dans le cas où des Données à Caractère Personnel facultatives sont demandées :

  • lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de Traitement, informe clairement les Personnes Concernées sur les Données à Caractère Personnel nécessaires à la réalisation du Traitement visé  et celles qui peuvent être volontairement fournies ;
  • lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant et réalise une prestation de service pour le compte de l’un de ses clients, le Groupe DOCAPOSTE indique à son client que les Personnes Concernées doivent être informées par ses soins des catégories de Données à Caractère Personnel nécessaires à la réalisation du Traitement visé et de celles qui sont facultatives et peuvent être volontairement fournies.

Les Données à Caractère Personnel sont collectées directement ou indirectement auprès des Personnes Concernées selon les Traitements envisagés et ne sont utilisées que pour les usages qui ont été portés à leur connaissance ou pour les finalités de Traitement qui nous ont été confiées par nos clients.

Comment se passe la collecte de Données à Caractère Personnel des mineurs ?

Certains Traitements peuvent concerner des mineurs. Dans ce cas, le consentement de leurs parents ou représentants légaux est requis.

A quels services ou entreprises sont communiquées les Données à Caractère Personnel ?

Les Données à Caractère Personnel sont susceptibles d’être transmises :

  • Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de traitement :
    • A des services internes du Groupe DOCAPOSTE : les directions qui sont en charge de l’exécution des Traitements réalisés, notamment Direction des Ressources Humaines, Direction Administrative et Financière…
    • A des Sous-traitants du Groupe DOCAPOSTE : les prestataires techniques, y compris des sous-traitants ;
    • A des partenaires commerciaux du Groupe DOCAPOSTE, après en avoir préalablement informé les Personnes Concernées et leur avoir permis de s’y opposer.
  • Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant : uniquement aux équipes en charge de la réalisation des Traitements de Données à Caractère Personnel qui nous ont été confiés par nos clients.

Les Données à Caractère Personnel peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Le Groupe DOCAPOSTE, est susceptible de réaliser des Traitements de Données à Caractère Personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE) et en dehors du territoire de l’Union Européenne.
Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de traitement, le Groupe DOCAPOSTE informe les Personnes Concernées du lieu de Traitement de leurs Données à Caractère Personnel.
Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant, il appartient à ses clients lui ayant confié la réalisation de Traitement d’informer les Personnes Concernées du lieu de Traitement de leurs Données à Caractère Personnel.

Pour certaines prestations spécifiques, le Groupe DOCAPOSTE peut avoir recours à des Sous-traitants externes au Groupe DOCAPOSTE établis en dehors de l’UE. Certaines Données à Caractère Personnel peuvent alors leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, le Groupe DOCAPOSTE exige de ses Sous-traitants qu’ils fournissent les garanties nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation de ces transferts, notamment par la signature de clauses contractuelles types.

Pendant combien de temps le Groupe DOCAPOSTE conserve les Données à Caractère Personnel ?

La durée de conservation des Données à Caractère Personnel dépend du Traitement réalisé. Le Groupe DOCAPOSTE s’engage à ne pas conserver de Données à Caractère Personnel au-delà de la durée nécessaire à la réalisation du Traitement, augmentée de la durée de conservation imposée par les réglementations et Législations applicables au Traitement réalisé.

Les Données à Caractère Personnel sont-elles protégées ?

Le Groupe DOCAPOSTE s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Conformément à ses engagements contractuels, les traitements réalisés par DOCAPOSTE peuvent être soumis à audit.
Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant les Données à Caractère Personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), le Groupe DOCAPOSTE s’engage à respecter l’obligation de notification des Violations de Données à Caractère Personnel :

  • auprès de la CNIL ou de l’Autorité de Contrôle compétente, et le cas échéant des Personnes Concernées, lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de Traitement,
  • auprès du Responsable de Traitement lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant.

Quels sont les droits des Personnes Concernées ?

➔ Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de Traitement

Toute Personne Concernée, qu’elle fasse partie des salariés, clients, fournisseurs, ou prospects du Groupe DOCAPOSTE, dispose à tout moment de la faculté d’exercer auprès du Groupe DOCAPOSTE les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de Traitement de Données à Caractère Personnel, sous réserve d’en remplir les conditions  :

  • Droit d’accès : communication de leurs Données à Caractère Personnel faisant l’objet d’un Traitement par le Groupe DOCAPOSTE;
  • Droit de rectification : mise à jour de leurs Données à Caractère Personnel ou rectification de leurs Données à Caractère Personnel traitées par le Groupe DOCAPOSTE;
  • Droit d’opposition, notamment à recevoir des communications commerciales : demander à ne plus recevoir de communication commerciale de la part du Groupe DOCAPOSTE ou demander que leurs Données  à Caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un Traitement ;
  • Droit à l’effacement : demander la suppression de leurs Données à Caractère Personnel;
  • Droit à la limitation : demander la suspension du Traitement de leurs Données à Caractère Personnel;
  • Droit à la portabilité : demander au Groupe DOCAPOSTE de récupérer leurs Données à Caractère Personnel afin d’en disposer, sous un format numérique.

Les Personnes Concernées peuvent exercer leurs droits à l’adresse suivante : privacy@docaposte.fr. Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité. Le Groupe DOCAPOSTE s’engage à répondre aux demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

➔ Lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant

Toute Personne Concernée dont les Données à Caractère Personnel sont traitées par un Responsable de Traitement client du Groupe DOCAPOSTE, dispose à tout moment de la faculté d’exercer directement auprès de son Responsable de Traitement les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de Traitement de Données à Caractère Personnel.
Le Groupe DOCAPOSTE, agissant en qualité de Sous-traitant, collabore avec son client Responsable de traitement :

  • Soit en apportant l’ensemble des informations en sa possession permettant au Responsable de Traitement de répondre à la Personne Concernée ;
  • Soit en réalisant des opérations de modification ou de suppression de Données à Caractère Personnel à la demande du Responsable de Traitement, dans les conditions définies au contrat passé entre le Groupe DOCAPOSTE et le Responsable de Traitement.

Lorsque le Groupe DOCAPOSTE reçoit des demandes adressées par des Personnes Concernées vis-à-vis desquelles il est Sous-traitant, il s’engage à les transmettre sans délai au Responsable de Traitement et à agir selon les instructions du Responsable de Traitement, dans les conditions définies au contrat passé entre le Groupe DOCAPOSTE et le Responsable de Traitement.

Le Groupe DOCAPOSTE a-t-il désigné un Délégué à la Protection des Données ?

Le Groupe DOCAPOSTE fait partie intégrante du Groupe La Poste. La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement du groupe La Poste à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel des Personnes Concernées par ses Traitements.
Le Groupe DOCAPOSTE, compte-tenu des activités de Traitement réalisées, ainsi que le Groupe La Poste, sont convenus de désigner une DPO Référente au sein du Groupe DOCAPOSTE. La DPO Référente du Groupe DOCAPOSTE dispose d’une délégation de pouvoir confiée par le Président du Groupe DOCAPOSTE. La DPO Référente du Groupe DOCAPOSTE est fonctionnellement liée à la  Déléguée à la Protection des Données du Groupe La Poste et travaille en étroite collaboration avec elle.

Coordonnées de la DPO Référente au sein du Groupe DOCAPOSTE :
Adresse mail : privacy@docaposte.fr
Adresse postale :              Madame la DPO Groupe DOCAPOSTE
Pôle Privacy-RGPD - ACI 6A1-602
45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier
94766 Ivry-sur-Seine Cedex

Glossaire

Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après.

« Charte relative à la protection des Données à Caractère Personnel » et « Charte  » : désigne la présente Charte décrivant les mesures prises pour le Traitement, l’exploitation et la gestion des Données à Caractère Personnel et des droits des Personnes Concernées par le(s) Traitement(s).

« Déléguée à la Protection des Données La Poste» : Désigne la personne physique qui, en vertu de l’article 37 du RGPD, a été désignée par Groupe La Poste afin de prendre les fonctions spécifiées à l’article 38 du RGPD et d’assurer les missions visées à l’article 39 du RGPD pour l’ensemble des activités de Traitement réalisées par le Groupe La Poste, qu’il agisse en qualité de Responsable de Traitement ou de Sous-traitant.

« Données à Caractère Personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« DPO » ou « Data Protection Officer » : Désigne la personne physique qui, en vertu de l’article 37 du RGPD, a été désignée par le président du Groupe DOCAPOSTE et la Déléguée à la Protection des Données du Groupe La Poste afin de prendre les fonctions spécifiées à l’article 38 du RGPD et d’assurer les missions visées à l’article 39 du RGPD pour l’ensemble des activités de Traitement réalisées par le Groupe DOCAPOSTE, qu’il agisse en qualité de Responsable de Traitement ou de Sous-traitant.

« Entité DOCAPOSTE » : désigne une filiale appartenant au Groupe DOCAPOSTE.

« Groupe DOCAPOSTE » : désigne les filiales appartenant au Groupe DOCAPOSTE et DOCAPOSTE SAS

« Personne Concernée » : désigne toute personne identifiée ou identifiable dont les Données à Caractère Personnel font l’objet d’un Traitement. Par exemple : salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires, Tiers Bénéficiaires etc…

« Responsable de Traitement » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

« Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui Traite des Données à Caractère Personnel pour le compte du Responsable de Traitement.

« Tiers Bénéficiaire » : Désigne une Personne Concernée n’étant pas directement liée à DOCAPOSTE mais dont DOCAPOSTE traite les Données à Caractère Personnel dans le cadre des finalités de Traitement qui lui incombent.

« Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

« Violation de Données à Caractère Personnel » : Désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l’accès non autorisés aux Données à Caractère Personnel d’une Personne Concernée.


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Dernière mise à jour le 20/07/2020