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Ils nous font confiance

Avec 30 ans d'expérience dans les métiers de la gestion documentaire et de la gestion déléguée de processus métiers, DOCAPOSTE, filiale du Groupe La Poste, propose l'offre la plus complète pour gérer les échanges professionnels des entreprises et des institutions avec leurs publics dédiés (clients, fournisseurs, administrations, administrés, publics internes...).

RÉGION BOURGOGNE–FRANCHE-COMTÉ

Plateforme d'intermédiation

Dématérialisation

Archivage

Problématique

La Région Bourgogne-Franche-Comté, le Département du Doubs et la Communauté d’agglomération de Besançon se sont réunis pour dématérialiser les documents nécessaires aux élus pour préparer les séances de conseil ou de commission. La dématérialisation représente un moyen de simplifier le quotidien des élus, qui doivent souvent concilier la préparation des séances avec leurs activités professionnelles. Elle contribue aussi à faire des économies tout en respectant la réglementation. Elle permet de réduire la consommation de papier et les coûts d’envoi en recommandé (plus de 500 pages par élu et par séance). Dans la région Bourgogne-Franche-Comté, près de 400 élus sont concernés.

Solution

La solution FAST-Élus de DOCAPOSTE Fast permet de regrouper, sous forme dématérialisée, l’ensemble des documents nécessaires à la préparation et à la tenue des séances. Transmis directement en numérique par les services des assemblées, ces documents peuvent être annotés directement sur tablette par l’élu. Dans l’interface, chaque collectivité est distinguée par des éléments visuels particuliers, pour faciliter l’usage aux élus titulaires de plusieurs mandats. La solution est également dotée des fonctions d’horodatage et d’archivage, garantissant la conformité, en termes de respect des délais, avec le Code général des Collectivités territoriales (Articles L212-10 à 12 ; L3121-8, 18 et 19 ; L4132-17 et 18).

Bénéfices Clients

Simplification de la préparation des séances pour les élus grâce au regroupement de tous les documents sur tablette, pour un ou plusieurs mandats

Amélioration de la réactivité et réduction de la charge de travail des services des assemblées qui n’ont plus à gérer l’impression et les envois en recommandé

Garantie de conformité avec la réglementation.

Témoignages

TÉMOIGNAGE CLIENT : Pierre-Yves CACHOT, DSI, Région Bourgogne-Franche-Comté.

FAST-Élus nous a séduit par sa simplicité́. Les élus peuvent le prendre en main sans formation spécifique, juste après une présentation. La solution est utilisée par 100 % des élus, car nous n'imprimons plus aucun rapport depuis 2015. Au moment de la fusion des régions, DOCAPOSTE Fast a aussi démontré́ son ouverture et sa flexibilité́ d’intégration au SI.

TÉMOIGNAGE EXPERT : Vanessa FLEISZBEIN, Chef de produit, DOCAPOSTE Fast

La convocation des élus aux séances et assemblées est soumise à des règles très précises. DOCAPOST Fast remplit auprès des élus et des services des assemblées une mission importante d’accompagnement. La solution est dotée de fonctions d’horodatage couvrant l’ensemble des éléments transmis, afin de pouvoir prouver sans discussion le respect des délais prescrits par la loi (Articles L212-10 à 12 ; L3121-8, 18 et 19 ; L4132-17 et 18 du Code Général des Collectivités Territoriales).

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