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Avec 30 ans d'expérience dans les métiers de la gestion documentaire et de la gestion déléguée de processus métiers, DOCAPOSTE, filiale du Groupe La Poste, propose l'offre la plus complète pour gérer les échanges professionnels des entreprises et des institutions avec leurs publics dédiés (clients, fournisseurs, administrations, administrés, publics internes...).

CAF

Archivage

Dématérialisation

Diffusion multicanale

Problématique

Avec l’évolution des droits et de la réglementation, le métier des agents des Caisses d’Allocations familiales se transforme. Ils doivent aujourd’hui consacrer plus de temps au suivi individualisé des minima sociaux et de leurs bénéficiaires. Pour faire face à cette complexité grandissante des traitements, et à l’augmentation des volumes (+3,7 % en 2017), l’une des réponses consiste à réorganiser et à regrouper les services de gestion du courrier reçu en agence ou par voie postale. La Caisse Nationale des Allocations familiales a demandé à ses 102 caisses de rejoindre, avant 2022, un groupement de gestion dématérialisée du courrier.

Solution

Grâce à sa présence dans toute la France, DOCAPOST a développé trois centres de production situés en région parisienne, à Bourges et à Avignon. Ces centres réceptionnent l’ensemble des courriers déposés dans les boîtes aux lettres des antennes CAF ou celles envoyées par La Poste à une adresse de regroupement (TSA). Les courriers sont ensuite numérisés, indexés et intégrés directement dans le SI métier, pour être mis à disposition des agents de manière dématérialisée. Afin de simplifier encore le travail des agents, les courriers et les justificatifs qu’ils contiennent sont analysés automatiquement, afin d’éviter par exemple aux agents de comparer un à un des justificatifs identiques et envoyés plusieurs fois.

Bénéfices Clients

Accélération des traitements et des délais de réponse aux usagers.

De nouvelles marges de manœuvre pour faire face à la croissance et à la complexité grandissante de l’activité.

Témoignage

Jean-Yves TERRIEN, Directeur de marché - DOCAPOSTE

À la CAF comme ailleurs, les habitudes des usagers peuvent compliquer singulièrement le travail des agents. Par exemple, lorsque l’usager renvoie systématiquement tout un dossier alors qu’un seul justificatif manquant lui a été demandé. Pour l’agent, vérifier que ces pièces correspondent toujours est souvent synonyme de temps perdu, qu’il aurait pu consacrer à l’instruction d’une autre demande. La machine, elle, peut effectuer cette vérification bien plus rapidement, et ne transmettre le dossier à l’agent que lorsque sa compétence est réellement requise.

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