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Clients

Avec 30 ans d'expérience dans les métiers de la gestion documentaire et de la gestion déléguée de processus métiers, DOCAPOSTE, filiale du Groupe La Poste, propose l'offre la plus complète pour gérer les échanges professionnels des entreprises et des institutions avec leurs publics dédiés (clients, fournisseurs, administrations, administrés, publics internes...).

ARS Auvergne Rhône Alpes

GED

Conseil

Problématique

L'Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes est chargée de coordonner la politique publique de santé pour plus de 6 millions d’habitants. Elle échange pour cela au quotidien de nombreux courriers avec tous les acteurs de la santé sur un vaste territoire, qui va d’Annecy à Aurillac. Décidée en 2010, la régionalisation a conduit l’ARS à centraliser et à dématérialiser son courrier entrant afin de le verser dans une gestion électronique de documents (GED) partagée par les 10 sites de gestion dans les départements.

Solution

DOCAPOSTE a aidé l’ARS Auvergne Rhône Alpes à mieux comprendre le parcours des différents flux de courriers. Cette démarche d’audit, dite de cartographie documentaire, s’appuie sur une analyse détaillée des courriers, mais aussi des processus de traitement dématérialisés associés, de la réception à l’archivage. Cette approche a permis d’identifier les meilleures pratiques, celles qui font gagner du temps aux agents et garantissent une utilisation optimale de la GED.

Bénéfices Clients

Harmonisation des processus de gestion dématérialisée du courrier à l’échelle de la région.

Transformation de l’obligation réglementaire de mutualisation en un gain de temps pour les agents grâce à la mise en œuvre d’un logiciel partagé de gestion électronique de documents.

Recensement et généralisation des meilleures pratiques de gestion du courrier au service de la transformation numérique.

Témoignages

TÉMOIGNAGE CLIENT : Virginie SALVAT, Responsable Régionale du Pôle Logistique des Affaires Générales à l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes

« Le courrier constitue le point de départ de tous les échanges et processus métiers de notre agence. Pour optimiser la dématérialisation, nous voulions un regard extérieur très factuel et enrichi par l’expérience d’autres secteurs publics et privés.

TÉMOIGNAGE EXPERT : Eric ESPOSITO, Directeur des marchés Secteur public DOCAPOSTE Conseil

Un audit de cartographie des flux s’accompagne toujours d’une analyse détaillée des tâches réalisées. Aller dans le détail est justement ce qui permet d’aller plus loin, en identifiant par exemple les tâches qui peuvent être externalisées pour faire gagner du temps aux agents, ou les meilleures pratiques à généraliser pour répondre à l’ambition de transformation numérique.

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