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Comment réussir la dématérialisation de contrats ?

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15 novembre 2017

Qui aujourd’hui souhaite encore remplir et signer un contrat sous sa forme traditionnelle et avec son cortège de pièces et de documents papier ? Comme pour bien d’autres domaines, le numérique est un atout pour la contractualisation.

La complexité contractuelle et les examens d’audit liés à la multiplication des réglementations vont générer dès la fin de cette année une augmentation de l’utilisation de solutions de gestion des contrats de près de 40%, estime le cabinet Gartner.

La gestion de contrats possède un cycle de vie classiquement borné par la conception et l’archivage de documents. Mais elle fait appel à un workflow beaucoup plus riche, associé à des procédures de collaboration, de validation, de supervision et, bien sûr, de signature électronique, avec de moins en moins de réticences liées à la sécurité.

Dématérisalition : Un ROI protéiforme

Peu coûteux à l’implémentation et à l’usage, l’e-contrat génère une économie d’environ 50 % sur les coûts de production en comparaison d’un contrat papier. « La dématérialisation de contrats génère évidemment des économies de papier et une réduction des coûts associés (impression, stockage, affranchissement, etc.) mais également un gain de productivité. L’usage de la signature électronique réduit les délais de contractualisation et modernise l’image de l’organisation qui l’utilise et améliore la satisfaction des signataires. Enfin, la dématérialisation apporte un niveau de sécurité et de confidentialité complémentaires au processus de contractualisation en garantissant un accès sécurisé et une traçabilité du document à chaque étape », souligne Karima Arbane, responsable offres et marketing produits chez DOCAPOST.

Alors que 70 % des transactions globales en France concernent les particuliers, la satisfaction du client est régulièrement mise en avant par les professionnels, avec l’intérêt commercial de pouvoir traquer les opérations à tout moment, suivi des bénéfices d’une automatisation faisant travailler de concert ERP, BPM et archivage.

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