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Le 24.07.2023
11 min
La bonne gestion des dossiers médicaux est un enjeu important pour l’ensemble des établissements de santé. En effet, l'accroissement du volume de données générées par les patients est constant et les informations contenues dans ces dossiers sont confidentielles et sensibles. Il est primordial de les stocker et de les gérer de manière appropriée afin de garantir la sécurité des patients, de faciliter leur prise en charge et de prévenir des erreurs médicales.
Pour relever ce double défi, les solutions électroniques de classement et d'archivage des dossiers médicaux proposent aujourd’hui une alternative efficace et fiable à la gestion manuelle des documents papier. Elles permettent un accès rapide et sécurisé aux informations médicales, facilitent la coordination entre les différents professionnels de santé impliqués dans la prise en charge des patients, et contribuent à améliorer la qualité des soins tout en réduisant les coûts associés à la gestion des documents.
Le classement et l'archivage des dossiers médicaux sont des éléments essentiels dans la gestion des informations relatives à la santé des patients. Ces dossiers médicaux informatisés ou non, contiennent des informations confidentielles et sensibles qui doivent être stockées et gérées de manière appropriée afin de garantir la sécurité du patient et de faciliter la prise en charge.
Un bon classement et archivage des dossiers médicaux permet au patient d'accéder à tout moment aux informations de santé le concernant. En effet, le patient a le droit de demander l'accès à son dossier médical pour connaître son historique médical, les traitements reçus, les diagnostics posés et les résultats des examens. La disponibilité des dossiers médicaux est donc indispensable pour permettre au patient d’exercer son droit à l’information.
En cas de litige ou de poursuite judiciaire, les dossiers médicaux peuvent aussi être utilisés pour prouver la responsabilité médicale, ou la non-responsabilité de l'établissement médical ou du personnel médical. Ils peuvent également être utilisés pour déterminer si les soins ont été conformes aux normes de pratique médicale.
Dans le domaine médical, la conservation des dossiers médicaux est encadrée par des réglementations strictes qui définissent les durées légales de conservation en fonction des types de documents et des contextes. Le dossier patient doit être conservé pendant 20 ans à partir de la date du dernier séjour dans l'établissement de santé, conformément au décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel et aux modifications apportées au code de la santé publique (dispositions réglementaires). Cette durée de conservation est essentielle car elle garantit la disponibilité des informations médicales pendant une période suffisamment longue pour répondre aux besoins futurs du patient en matière de santé, ainsi qu’aux besoins de santé publique.
Enfin, un classement et un archivage adéquats des dossiers médicaux évitent les examens superflus et améliorent la qualité de la prise en charge grâce à un suivi maîtrisé. Les dossiers médicaux permettent aux médecins de connaître l'historique médical du patient, de prendre des décisions de traitement éclairées et de réduire les erreurs médicales.
Il est nécessaire d’effectuer un bon classement et une bonne conservation des dossiers médicaux, afin de garantir la sécurité et la confidentialité du patient, de faciliter l'accès aux informations de santé et de prévenir des erreurs médicales.
Mais quelle est précisément la différence entre classement et archivage ?
Le classement et l'archivage sont deux actions distinctes mais complémentaires dans la gestion des documents.
Pour l’archivage électronique, les établissements de santé, qu’ils soient publics ou privés, doivent se conformer à des normes et règles strictes pour préserver la valeur probante des documents sur le long terme. Les documents numériques sont soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier et ont une valeur probante s’ils sont conservés de manière à garantir leur intégrité. Par conséquent, il est essentiel d’utiliser des systèmes d’archivage numérique possédant toutes les certifications (HDS, ISO 2700, NF 461) et agréments (SIAF), afin de garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des informations de santé des patients.
La numérisation fidèle consiste à convertir des documents papier en format numérique tout en préservant leur contenu et leur intégrité. Cela permet de créer des copies numériques fidèles aux originaux papier, assurant ainsi la conservation des informations de manière électronique.
Cette pratique présente plusieurs avantages. Tout d'abord, elle réduit la dépendance aux documents papier, ce qui permet des économies d'espace physique de stockage et des coûts liés à l'entretien des archives papier. En numérisant les documents, il devient possible de les stocker électroniquement sur des serveurs sécurisés, facilitant ainsi l'accès, la recherche et la consultation ultérieure des informations.
De plus, la numérisation fidèle contribue à préserver les documents sur le long terme. Contrairement aux documents papier qui peuvent se détériorer avec le temps, les copies numériques peuvent être sauvegardées et archivées dans des conditions de conservation optimales (comme à l’aide d’un Système d’Archivage Electronique), préservant ainsi leur intégrité et leur qualité. Cela assure une meilleure préservation des informations et permet une consultation future sans altération.
En résumé, la numérisation fidèle joue un rôle essentiel dans la transition de l'archivage papier à l'archivage numérique. Elle permet de créer des copies numériques fiables et préservant l'intégrité des documents papier, offrant ainsi de nombreux avantages tels que l'économie d'espace, la préservation à long terme des informations et une facilité accrue de partage des documents.
Le passage de l'archivage papier à l'archivage numérique présente de nombreux avantages pour les professions médicales.
Le Système d'Archivage Électronique (SAE) est avant tout fiable et facile à manipuler, offrant une grande flexibilité dans l'organisation et la gestion des dossiers. Les dossiers numériques peuvent être consultables en quelques clics.
Grâce à des outils de recherche avancés, les documents numériques sont facilement retrouvables, ce qui permet de gagner du temps. L’archivage numérique permet également de gagner du temps humain, en libérant les professionnels de santé des tâches fastidieuses de tri, de classement et de recherche de documents. Cela leur permet de se concentrer davantage sur le patient et améliorer la qualité de leur prise en charge.
De plus, les documents numériques bénéficient d’une sécurité renforcée, car ils peuvent être stockés sur des serveurs sécurisés et bénéficier de sauvegardes régulières, afin de prévenir toute perte de données. Cependant, l'archivage électronique va bien au-delà des simples sauvegardes régulières. Il comprend des mesures de sécurité avancées visant à assurer la protection, la préservation et la non-perte des documents importants. Les solutions d'archivage électronique, telles que celles proposées par Docaposte, établissent des infrastructures solides pour garantir la sécurité et l'intégrité des archives numériques.
En effet, l’une des caractéristiques clés de l'archivage électronique est la redondance des données. Les documents sont stockés sur plusieurs sites distincts et éloignés les uns des autres , ce qui signifie qu'il existe plusieurs copies originales des archives. Cela réduit considérablement le risque de perte de données en cas d'incident majeur, tel qu'un sinistre ou une défaillance technique. Même en cas de catastrophe naturelle ou d'incident majeur sur l'un des sites, les documents restent accessibles et intacts grâce à leur présence sur d'autres sites sécurisés.
De plus, les solutions d'archivage électronique offrent des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles. Les documents sont souvent cryptés pour empêcher tout accès non autorisé, et les systèmes d'archivage électronique sont dotés de contrôles d'accès stricts pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter et manipuler les archives.
En outre, l'archivage numérique offre des avantages économiques à long terme en réduisant les coûts liés à l'achat et au stockage de papier, ainsi qu'à la gestion des archives.
En comparaison, les dossiers papiers présentent plusieurs inconvénients. Tout d'abord, ils occupent de l’espace dans les établissements de santé. De plus, retrouver un dossier ou un document spécifique peut être une tâche longue et fastidieuse en particulier dans les grandes structures hospitalières. Enfin, avec l'accumulation des papiers, il existe un risque de perte ou de vol de documents, ce qui peut compromettre la qualité et la sécurité des soins.
En somme, passer de l'archivage papier à l'archivage numérique est un choix stratégique pour les professionnels de santé. Cela permet de gagner du temps, de l'argent et de l'espace tout en améliorant la qualité des soins.
Le classement et l'archivage numériques des dossiers médicaux sont désormais essentiels pour de multiples raisons.
En premier lieu, cela permet une gestion optimisée des cabinets médicaux, hôpitaux ou cliniques, même à distance. Grâce à la mise en place de Système d'Archivage Électronique (SAE), les professionnels de santé peuvent accéder facilement aux dossiers de leurs patients, que ce soit sur place ou à distance. Cette approche améliore l’efficacité dans la gestion du temps et des ressources, tout en favorisant une meilleure coordination et la continuité des soins entre les différents services et professionnels de santé.
Par ailleurs, le classement et l'archivage numérique des dossiers médicaux garantissent la sécurité et la confidentialité des informations médicales. Les dossiers médicaux informatisés peuvent être stockés sur des serveurs sécurisés, bénéficier de sauvegardes régulières et être protégés par des mesures de sécurité robustes, telles que la cryptographie et l'authentification. Ainsi, lorsqu’un prestataire de qualité est engagé, il n’y a aucun risque de perte, de vol ou d‘accès non autorisé aux informations sensibles des patients.
Le classement et l'archivage numérique des dossiers médicaux revêtent une importance primordiale pour diverses raisons. Tout d’abord, ils permettent aux professionnels de santé de respecter les réglementations en vigueur. En effet, ces derniers doivent se conformer à des normes strictes concernant la conversation, la gestion et la destruction des dossiers médicaux. Grâce à l’utilisation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), il est plus facile de respecter ces normes, en permettant une traçabilité complète de toutes les opérations effectuées sur les dossiers médicaux.
Enfin, le classement et la conservation numérique des dossiers médicaux permettent d'améliorer la qualité des soins en favorisant une prise en charge personnalisée et adaptée aux besoins de chaque patient. Les professionnels de santé ont accès à des informations complètes et à jour sur les antécédents médicaux, les allergies, les traitements en cours, etc., ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées et de prodiguer des soins de qualité.
En somme, le classement et l'archivage numérique des dossiers médicaux sont indispensables pour assurer une gestion efficace et sécurisée des informations médicales, respecter les réglementations en vigueur et améliorer la qualité des soins prodigués aux patients.
La mise en place d'un système de gestion et d'archivage électronique de Docaposte offre de nombreux avantages aux professionnels de santé. Tout d'abord, elle assure une traçabilité totale des documents médicaux, en enregistrant les toutes les actions réalisées sur chaque document y compris les consultations.
Ensuite, le système de gestion et d'archivage électronique de Docaposte garantit la sécurité des données médicales, en assurant leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité. Les documents sont stockés sur des serveurs sécurisés et bénéficient de mesures de protection avancées. De plus, les solutions d’archivage électronique de Docaposte possèdent toutes les certifications requises pour héberger les documents de santé.
Par ailleurs, grâce à la solution de gestion et d'archivage électronique de Docaposte, les professionnels de santé ont un accès instantané aux dossiers médicaux, à tout moment et depuis n'importe quel lieu, et ce avec une simple connexion internet. Cela permet une consultation rapide et efficace des documents, améliorant ainsi la qualité des soins et la prise en charge des patients.
Le système de classement et de tri performant de Docaposte permet également d'organiser les dossiers médicaux de manière logique et rationnelle, simplifiant ainsi leur gestion et leur utilisation. Les documents sont ainsi facilement accessibles et consultables en quelques clics, évitant toute perte de temps ou risque d'erreur.
En résumé, la mise en place de la solution de gestion et d'archivage électronique Docaposte est une solution pratique, sécurisée et efficace pour les professionnels de santé qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire, améliorer la qualité de leur prise en charge, et offrir un service de qualité à leurs patients