Ressources humaines

Qualification et fiabilisation des données électeur : la pierre angulaire du vote électronique !

21 October 2019

Tous concernés

Dans le droit privé, tous les employeurs, quelles que soient leur forme juridique, doivent organiser les élections du Comité Social et Économique (CSE[i]) au plus tard le 31 décembre 2019.

Dans la Fonction Publique (administrations, collectivités territoriales…), qui n’est pas concernée par la mise en place du CSE, des élections peuvent être indépendamment organisées.

Ainsi, des élections professionnelles sont mises en place pour des instances spécifiques, comme par exemple les élections professionnelles des instances nationales de représentation des professionnels médicaux, odontologiques et pharmaceutiques des hôpitaux et des EHPAD publics organisées par la DGOS en juillet 2019.

 

Quand les outils numériques facilitent l’exercice du dialogue social

Sous l’impulsion de la réglementation[ii] et de l’incitation à la dématérialisation RH, qui consiste à simplifier et fluidifier les processus administratifs et la gestion des documents liés à l'activité des Ressources Humaines, plusieurs textes de loi prévoient la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Ainsi, le vote électronique se développe progressivement au sein du secteur privé et du secteur public.

Cette tendance est aussi étroitement liée au passage à l’ère du numérique et à la volonté d’instaurer plus de simplicité dans les process existants, plus de sécurité et de fiabilisation des données traitées, du dépouillement jusqu’à la publication des résultats.

L’organisation des élections via le vote électronique est ainsi facilitée avec un suivi assuré tout au long du vote. Les salariés ou agents eux aussi y trouvent leur compte : qu’il soit électronique ou hybride (c’est-à-dire incluant du vote traditionnel papier), le vote par internet facilite naturellement l’accès au scrutin quel que soit le moment de la journée, ce qui maximise leur participation.

 

Un moment stratégique: la qualification des données administratives

La préparation des élections professionnelles par vote électronique est une étape cruciale : elle constitue un véritable projet dans le projet.

C’est souvent au cours de la mise en œuvre du vote électronique que l’équipe projet prend la mesure de la qualité dégradée de la donnée administrative nécessaire à la constitution de la liste des électeurs.
La durée et les impacts de la collecte de ces données sont souvent sous-estimés, d’où la nécessité d’anticiper et d’analyser la qualité des données avant la constitution du fichier électeur.

Au sein d’une même entreprise, il n’est pas rare d’avoir un mode de conservation hétérogène des données administratives : SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines) différents, multiples tableurs et bases de données ...
De plus, la mise à jour de la donnée n’est pas toujours tracée lorsque celle-ci est maintenue dans les SIRH (accessibilité, mise à jour, format de la donnée, complétude, exactitude ….).

 

Sans données fiabilisées pour la constitution du fichier électeurs, un vote électronique remis en question

L’hétérogénéité de la donnée a un impact sur la consolidation des données et la préparation du fichier électeurs. De même que la fiabilisation de la donnée administrative.
Sans des données administratives fiables, la constitution de la liste électeurs est tout simplement caduque. Données incomplètes, fautes de frappe, donnée erronées, obsolètes ou tout simplement l’absence de données, autant de failles qu’il est impératif d’éviter ou de corriger.

Quelques exemples :
- l’adresse e-mail du futur électeur est erronée ou inexistante : l’envoi des codes et/ou  la connexion au système de vote est impossible.

-  une adresse postale est erronée : l’envoi du matériel de vote est impossible

La validité de la donnée impacte donc fortement sur la mise en œuvre du vote électronique.

Quelles conséquences sur le fichier électeurs ?

Les suites qui en découlent sont évidentes : certains salariés peuvent tout simplement  ne pas pouvoir voter. En cours de projet et pendant le vote, un recours en annulation peut être demandé.
Aussi, une anticipation et une maturation en amont du projet de mise en œuvre du vote électronique sont donc nécessaires avec l’ensemble de l’équipe projet et l’éditeur de système de vote.

 

Se faire accompagner par un professionnel du vote électronique pour en assurer son succès

C’est là qu’intervient le rôle de conseil et d’accompagnateur d’un professionnel des solutions de vote électronique. Se faire accompagner par un expert tout au long du projet, c’est avant tout avoir l’assurance de faire les bons choix au bon moment tout en s’assurant d’une qualité de service et d’une conformité réglementaire.

Quelle que soit la maturité de votre démarche, la BU Conseil de Docaposte vous accompagne :

 

De l’amont projet jusqu’au scellement du système de vote, nos consultants et chefs de projets accompagnent les structures privées (associations, enseignement supérieur, mutuelle et caisses de retraite) ou la Fonction Publique (administrations, collectivités territoriales, universités …) sur les axes suivants :
1-Analyser votre existant et votre organisation et mettre en œuvre la meilleure méthodologie pour qualifier la donnée électeurs

2-Fiabiliser la donnée électeurs

 

Pour en savoir plus : contactconseil@docaposte.fr

 


[i] Le comité social et économique (CSE) remplace les représentants élus du personnel dans l'entreprise. Il fusionne l'ensemble des instances représentatives du personnel (IRP), délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Le CSE devra être mis en place dans toutes les entreprises concernées le 1er janvier 2020 au plus tard.
[ii] Recours au vote électronique pour les élections professionnelles : décret du 25 avril 2007 concernant la loi n°2004-575. Délibérations CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant sur l’adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Loi Travail du 8 Août 2016 appliquée en Janvier 2017 : mise en place du vote électronique sans accord préalable avec les organisations syndicales. Bulletin de paie : diffusion sous format numérique par défaut.

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Dans le droit privé, tous les employeurs, quelles que soient leur forme juridique, doivent organiser les élections du Comité Social et Économique (CSE[i]) au plus tard le 31 décembre 2019. Dans la Fonction Publique (administrations, collectivités territoriales…), qui n’est pas concernée par la mise en place du CSE, des élections peuvent être indépendamment organisées. Ainsi, des élections professionnelles sont mises en place pour des instances spécifiques, comme par exemple les élections professionnelles des instances nationales de représentation des professionnels médicaux, odontologiques et pharmaceutiques des hôpitaux et des EHPAD publics organisées par la DGOS en juillet 2019.  

Quand les outils numériques facilitent l’exercice du dialogue social

Sous l’impulsion de la réglementation[ii] et de l’incitation à la dématérialisation RH, qui consiste à simplifier et fluidifier les processus administratifs et la gestion des documents liés à l'activité des Ressources Humaines, plusieurs textes de loi prévoient la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Ainsi, le vote électronique se développe progressivement au sein du secteur privé et du secteur public. Cette tendance est aussi étroitement liée au passage à l’ère du numérique et à la volonté d’instaurer plus de simplicité dans les process existants, plus de sécurité et de fiabilisation des données traitées, du dépouillement jusqu’à la publication des résultats. L’organisation des élections via le vote électronique est ainsi facilitée avec un suivi assuré tout au long du vote. Les salariés ou agents eux aussi y trouvent leur compte : qu’il soit électronique ou hybride (c’est-à-dire incluant du vote traditionnel papier), le vote par internet facilite naturellement l’accès au scrutin quel que soit le moment de la journée, ce qui maximise leur participation.  

Un moment stratégique: la qualification des données administratives

La préparation des élections professionnelles par vote électronique est une étape cruciale : elle constitue un véritable projet dans le projet. C’est souvent au cours de la mise en œuvre du vote électronique que l’équipe projet prend la mesure de la qualité dégradée de la donnée administrative nécessaire à la constitution de la liste des électeurs. La durée et les impacts de la collecte de ces données sont souvent sous-estimés, d’où la nécessité d’anticiper et d’analyser la qualité des données avant la constitution du fichier électeur. Au sein d’une même entreprise, il n’est pas rare d’avoir un mode de conservation hétérogène des données administratives : SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines) différents, multiples tableurs et bases de données ... De plus, la mise à jour de la donnée n’est pas toujours tracée lorsque celle-ci est maintenue dans les SIRH (accessibilité, mise à jour, format de la donnée, complétude, exactitude ….).  

Sans données fiabilisées pour la constitution du fichier électeurs, un vote électronique remis en question

L’hétérogénéité de la donnée a un impact sur la consolidation des données et la préparation du fichier électeurs. De même que la fiabilisation de la donnée administrative. Sans des données administratives fiables, la constitution de la liste électeurs est tout simplement caduque. Données incomplètes, fautes de frappe, donnée erronées, obsolètes ou tout simplement l’absence de données, autant de failles qu’il est impératif d’éviter ou de corriger. Quelques exemples : - l’adresse e-mail du futur électeur est erronée ou inexistante : l’envoi des codes et/ou  la connexion au système de vote est impossible. -  une adresse postale est erronée : l’envoi du matériel de vote est impossible La validité de la donnée impacte donc fortement sur la mise en œuvre du vote électronique. Quelles conséquences sur le fichier électeurs ? Les suites qui en découlent sont évidentes : certains salariés peuvent tout simplement  ne pas pouvoir voter. En cours de projet et pendant le vote, un recours en annulation peut être demandé. Aussi, une anticipation et une maturation en amont du projet de mise en œuvre du vote électronique sont donc nécessaires avec l’ensemble de l’équipe projet et l’éditeur de système de vote.  

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