Avec la mondialisation économique,les organisations connaissent une mutation profonde de l'organisation du travail. L'entreprise se décentralise,les collaborateurs sont de plus en plus nomades et en parallèle le déploiement des outils connectés (smartphone,tablettes …) permet un accès simplifié au réseau informatique de l'entreprise quelque soit l'endroit où l'on se trouve.

Réussir sa transformation digitale est devenu un enjeu majeur pour l'entreprise notamment pour les RH et la signature électronique y joue un rôle central.

Une avancée légale entièrement sécurisée

Mise en application sur de nombreux usages,conformément à la législation en vigueur,la signature électronique est un mécanisme numérique utilisant un certificat électronique et créant autour du document une « enveloppe cryptographique » garantissant que le document ou l’e-mail n’a pas été modifié depuis la signature,qu'il provient bien de la personne qui a signé,et auquel peut être associé un horodatage à partir d’un serveur d’horodatage accrédité.

Pourquoi passer à la signature électronique ? 

→ Des gains en productivité

La direction des ressources humaines peut particulièrement bénéficier de cette évolution,sachant qu'elle génère chaque années de gros volumes de documents,dont la conformité légale et réglementaire met en jeu la responsabilité pénale de l'entreprise,et passe par la signature obligatoire des parties prenantes sur des échéances précises.

→ Une satisfaction accrue des salariés

Pouvoir mettre à disposition des collaborateurs,via des outils de partage de document comme un portail RH sécurisé par exemple,et leur donner la possibilité de signer numériquement les documents officiels les concernant est une avancée importante dans l'adaptation des RH à une organisation du travail en pleine évolution.

→ Un archivage sécurisé et durable

C'est également un service rendu aux collaborateurs qui contribue à la valorisation du travail des RH.  La signature électronique s'applique à tous types de contrat,sachant que l'ensemble de la procédure de la demande à l'archivage peut être automatisé.

La signature électronique : un outil facile à mettre en place

Vous pouvez facilement implémenter un module dédiée à la signature électronique grâce à un accompagnement adapté. La direction générale comme le service des ressources humaines peuvent échanger électroniquement et faire signer à distance numériquement n'importe quel document dématérialisé concernant le cycle de contrat du collaborateur,sachant que la signature électronique à la même valeur probante qu'un document papier. Les documents dématérialisés circulent facilement et simplifie  la communication avec les collaborateurs. Elle permet une traçabilité accrue des flux de documents et sécurise le respect des obligations légales.

La signature électronique est une innovation clé pour la digitalisation de l'entreprise et simplifie le travail au quotidien.