Ressources humaines

Optimiser la gestion administrative du service RH

productivité RH
28 décembre 2015

Avec l'arrivée de l'entreprise collaborative,le rôle du responsable des ressources humaines change pour prendre une dimension stratégique. En plus des missions dévolues à l'administration du personnel,  il a désormais vocation à porter la vision de l'entreprise et devient un partenaire de la performance et un pilote du changement.

Pour tenir ce rôle,le service des ressources humaines doit repenser son organisation afin de réduire progressivement le temps consacré aux tâches purement administratives et aller vers des activités à valeur ajoutée comme la gestion des compétences et le développement de la polyvalence des salariés.

Gagner du temps sur la production des bulletins de Paie

La préparation et l'édition des salaires représentent 40% du temps de travail.  Bien évidemment,la révision des tâches administratives les plus chronophages s'inscrivent dans un contexte légal et réglementaire fortement contraint : ainsi,chaque année ce sont près de 150 nouveaux textes qui viennent modifier le contenu et les calculs des bulletins de paie.

L'investissement dans un logiciel de paie est la solution la plus efficace. Il permet des gains de productivité importants et pour le RRH sécurise l'établissement des bulletins et des déclarations sociales. Une erreur est vite arrivée … en 2012,le bilan du contrôle URSSAF  indiquait que 65% des entreprises contrôlées avaient fait l'objet d'un redressement.

Dématérialiser les déclarations sociales

L'établissement et l'envoi des déclarations sociales trimestrielles et annuelles (DADS-U ; DUCS) ont longtemps représenté une charge lourde pour les équipes et le responsable des ressources humaines.

La bonne nouvelle à l'horizon 2016 est la généralisation pour toutes les entreprises ayant un chiffre d'affaires supérieur à 80 000 € de la Déclaration Sociale Nominative,une déclaration unique qui vient remplacer les précédents formulaires. La transition vers la DSN impose également aux entreprises de s'équiper d'un logiciel de paie pour leur permettre de pré-remplir la déclaration avec les données de la paie et de procéder à l'envoi dématérialisé du formulaire.

Automatiser le traitement des demandes RH

Enfin,quitte à s'équiper,opter pour un logiciel qui dispose d'un module « intranet » permet d'automatiser la gestion des demandes RH des collaborateurs : Avec un portail intranet sécurisé,accessible à distance,les salariés gèrent leurs relations en temps réel : demande de congés,de formation,d’avance sur salaire,de remboursement de notes de frais…

L'innovation est ici clairement une source de performance et de renouvellement du métier dans son sens le plus noble. La DRH dispose d'un ensemble de données informatisées concernant les collaborateurs et stockées dans une même application : entretien annuel,formation,carrière … qui lui permet d'être pro-active sur la gestion des carrières et des compétences et ainsi développe la richesse humaine de l'entreprise.

productivité RH

Avec l'arrivée de l'entreprise collaborative,le rôle du responsable des ressources humaines change pour prendre une dimension stratégique. En plus des missions dévolues à l'administration du personnel,  il a désormais vocation à porter la vision de l'entreprise et devient un partenaire de la performance et un pilote du changement.

 

Pour tenir ce rôle,le service des ressources humaines doit repenser son organisation afin de réduire progressivement le temps consacré aux tâches purement administratives et aller vers des activités à valeur ajoutée comme la gestion des compétences et le développement de la polyvalence des salariés.

 

Gagner du temps sur la production des bulletins de Paie

La préparation et l'édition des salaires représentent 40% du temps de travail.  Bien évidemment,la révision des tâches administratives les plus chronophages s'inscrivent dans un contexte légal et réglementaire fortement contraint : ainsi,chaque année ce sont près de 150 nouveaux textes qui viennent modifier le contenu et les calculs des bulletins de paie.
 

L'investissement dans un logiciel de paie est la solution la plus efficace. Il permet des gains de productivité importants et pour le RRH sécurise l'établissement des bulletins et des déclarations sociales. Une erreur est vite arrivée … en 2012,le bilan du contrôle URSSAF  indiquait que 65% des entreprises contrôlées avaient fait l'objet d'un redressement.

 

Dématérialiser les déclarations sociales

L'établissement et l'envoi des déclarations sociales trimestrielles et annuelles (DADS-U ; DUCS) ont longtemps représenté une charge lourde pour les équipes et le responsable des ressources humaines.  
 

La bonne nouvelle à l'horizon 2016 est la généralisation pour toutes les entreprises ayant un chiffre d'affaires supérieur à 80 000 € de la Déclaration Sociale Nominative,une déclaration unique qui vient remplacer les précédents formulaires. La transition vers la DSN impose également aux entreprises de s'équiper d'un logiciel de paie pour leur permettre de pré-remplir la déclaration avec les données de la paie et de procéder à l'envoi dématérialisé du formulaire.

 

Automatiser le traitement des demandes RH

Enfin,quitte à s'équiper,opter pour un logiciel qui dispose d'un module « intranet » permet d'automatiser la gestion des demandes RH des collaborateurs : Avec un portail intranet sécurisé,accessible à distance,les salariés gèrent leurs relations en temps réel : demande de congés,de formation,d’avance sur salaire,de remboursement de notes de frais…

 

L'innovation est ici clairement une source de performance et de renouvellement du métier dans son sens le plus noble. La DRH dispose d'un ensemble de données informatisées concernant les collaborateurs et stockées dans une même application : entretien annuel,formation,carrière … qui lui permet d'être pro-active sur la gestion des carrières et des compétences et ainsi développe la richesse humaine de l'entreprise.

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