Ressources humaines

De la dématérialisation RH à la simplification de la vie administrative

Simplification de la vie administrative
16 November 2020

La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus au sein des organisations. Dans l’urgence, nombreuses sont les entreprises à avoir dû s’organiser pour permettre à leur collaborateur de travailler massivement à distance et s’équiper en conséquence. Durant le premier confinement, et depuis, de nouvelles habitudes, collaboratives notamment, se sont peu à peu imposées. La fonction RH fait partie de celles qui ont dû s’adapter le plus, notamment pour assurer le maintien du lien avec les collaborateurs.
Outre la dématérialisation des documents RH comme le bulletin de paie, la digitalisation de la fonction RH, entamée depuis plusieurs années et confirmée par la crise, offre de nombreux avantages.

Le bulletin de paie, premier pas dans la digitalisation RH

Premier document RH à être digitalisé, le bulletin de paie a vu son taux de dématérialisation fortement augmenter en 5 ans, surtout dans les grandes entreprises. Cependant, la France reste à la traîne en Europe. Souvent assimilée à une simple diffusion et à un archivage dans un coffre-fort électronique, la dématérialisation de ce document reste parfois sous-estimée par les Directions RH qui ne mesurent pas toujours les multiples avantages qu’elles pourraient en tirer, à commencer par le gain financier et la valorisation de la marque employeur.

Les grandes entreprises sont pourtant de plus en plus sensibles aux bénéfices de la dématérialisation des documents RH ;  en revanche, les TPE restent encore loin derrière : à peine 11% d’entre elles étant engagées dans cette démarche. Du moins, avant la crise...
Pour convaincre les plus réticentes à passer le cap, l’Etat s’est montré actif : le passage de la Loi Travail de 2017 (Loi El Khomri) autorise à dématérialiser les fiches de paie sans l’accord préalable du salarié (opt-out). Grâce à ce texte de loi, on a constaté une explosion du taux de dématérialisation du bulletin de paie dans les grandes entreprises (+ 86,7% en 4 ans)1.

Mais bien qu’elle se démocratise, la dématérialisation du bulletin de paie ne concernait encore que 20% des entreprises en 20191. Pourtant, le frein au changement souvent évoqué par les usagers n’explique pas cette réticence. D’ailleurs, dans les entreprises qui le proposent à leurs salariés, 80% des collaborateurs adoptent le bulletin de paie dématérialisé.
En effet, les collaborateurs sont avant tout des citoyens qui vivent la digitalisation dans leur quotidien et qui sont sensibilisés au numérique : réseaux sociaux, applications en tout genre, messageries instantanées, etc. Ce phénomène est encore plus vrai chez les « millenials » et les générations suivantes qui entrent actuellement sur le marché du travail et qui sont considérés comme des « digital natives ».

Or, les usages évoluent et les entreprises doivent adapter leurs outils aux nouvelles pratiques. D’ailleurs, depuis le printemps dernier, le télétravail s’est démocratisé, parfois par la force des choses. Ce faisant, les outils numériques se sont montrés indispensables pour permettre aux entreprises, non seulement de poursuivre leur activité, mais aussi de maintenir la communication en interne.
Prenons l’exemple du coffre-fort numérique Digiposte : il est justement proposé aux entreprises qui souhaitent passer à la dématérialisation des bulletins de paie. Pour l’entreprise, il est possible de diffuser ce document, mais aussi tout autre type de document RH (contrat, avenant) à tout moment et n’importe où, et ce, de manière sécurisée. En complément de son offre Digiposte Business, La Poste propose l’application mobile Digiposte, qui permet aux collaborateurs de se connecter à tout moment pour disposer de leurs documents administratifs.

Aujourd’hui, plus d’une connexion sur deux se fait via l’application Digiposte.

La dématérialisation, une opportunité pour tous les processus RH

« Il y a 4 ans, la dématérialisation RH était surtout observée uniquement au travers du prisme du bulletin de paie dématérialisé qui représentait à lui seul l’image perçue de la dématérialisation RH », rappelle l’Observatoire de la dématérialisation RH Althéa. Or, si ce dernier reste le premier document RH dématérialisé, les processus d’évaluation, le vote électronique, les notes de frais et la mise à disposition de documents dans une BDES (la base de données économiques et sociales) suivent.

dématérialisation RH

Lorsque l’on sait qu’un gestionnaire RH passe plus de 50 minutes chaque jour à chercher des informations et consacre 40 à 70% de son temps à gérer et diffuser des documents2, on comprend bien que le premier enjeu auquel répond la dématérialisation est celui de la productivité.

Ce n’est toutefois pas le seul avantage qu’elle apporte aux entreprises, d’où l’importance d’accompagner les Directions, en leur rappelant les bénéfices qu’elles peuvent en tirer :

  • un gain financier : c’est le nerf de la guerre ! Selon la cellule Althéa spécialisée dans la dématérialisation des procédures RH, une entreprise de taille moyenne (environ 170 salariés) peut économiser jusqu’à 1 300 euros par an en abandonnant le bulletin de paie papier au profit du bulletin de paie numérique.
  • une plus grande capacité de stockage: c’est une réalité pour 23% des entreprises.
  • une valorisation de la marque employeur: 81% des collaborateurs sondés jugent qu'une entreprise optant pour la dématérialisation RH est « innovante », 75% y voient une image de « performance » et 66% trouvent que cette démarche se fait au service des collaborateurs.

En effet, en permettant de booster l’engagement collaborateur et de fidéliser les effectifs, les nouveaux outils mis à disposition par les RH permettent d’améliorer la relation entre les entreprises et leurs collaborateurs. On assiste ainsi à une symétrie des attentions : en proposant aux salariés la même transformation digitale qu’elle propose à ses clients, l’entreprise permet aussi bien d’améliorer et de pérenniser la relation avec ses clients qu’avec ses collaborateurs.

3 Français sur 4 prêts à dématérialiser leurs démarches administratives

La dématérialisation simplifie donc autant la vie des RH que celle des employés. Elle rend les processus de la fonction Ressources Humaines plus efficients et elle donne une plus grande autonomie au salarié dans sa vie administrative.

Lorsqu’elle s’appuie sur des solutions numériques de confiance, elle apporte une dimension sécuritaire supplémentaire en assurant un traitement des données personnelles en conformité avec la réglementation (RGPD). Un archivage numérique [lien] à vocation probatoire, reposant sur des fonctionnalités d’horodatage, d’intégrité, d’imputabilité et de traçabilité, permet également d’offrir aux utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.

Dans la vie quotidienne, le numérique semble aussi être un palliatif à la phobie administrative : 85% des utilisateurs finaux de Digiposte affirment en tout cas que l’usage du coffre-fort numérique leur fait gagner du temps et simplifie la vie administrative !3 Une perspective qui séduit 3 Français sur 4 qui se disent prêts à franchir le pas de la dématérialisation pour leurs démarches.
Plus que jamais, les entreprises qui les emploient ont donc toute latitude pour les y inciter en proposant la dématérialisation de leurs processus et documents RH et tous les avantages qui l’accompagnent.

Zoom sur Digiposte :
quand le numérique simplifie la vie du salarié/citoyen

Avec Digiposte, les collaborateurs bénéficient d’un « assistant personnel » pour accéder partout, n’importe quand, et toujours en confiance, à leurs documents via un espace numérique hautement sécurisé, répondant aux exigences du RGPD.

Conforme aux normes HDS (Hébergement Données de Santé), Digiposte donne accès aux relevés et aux attestations de 55 organismes de santé et sociaux (Sécurité Sociale, CAF, mutuelles). Egalement partenaire du Ministère de l’Education Nationale, Digiposte permet d’accéder à plus de 23 millions d’attestations de diplômes depuis le service en ligne du ministère.

Parmi ses fonctionnalités phares : la possibilité de créer son dossier de location ou de demande de crédit immobilier ou encore de préparer sa retraite.

» A lire : Paroles d'expert sur la relation employeur collaborateur

1. Observatoire de la dématérialisation RH Althéa 2019
2. AIIM EUROPE 2009
3. Étude de satisfaction en ligne Digiposte du 22 au 29/11/18 sur 746 utilisateurs.

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Premier document RH à être digitalisé, le bulletin de paie a vu son taux de dématérialisation fortement augmenter en 5 ans, surtout dans les grandes entreprises. Cependant, la France reste à la traîne en Europe. Souvent assimilée à une simple diffusion et à un archivage dans un coffre-fort électronique, la dématérialisation de ce document reste parfois sous-estimée par les Directions RH qui ne mesurent pas toujours les multiples avantages qu’elles pourraient en tirer, à commencer par le gain financier et la valorisation de la marque employeur. Les grandes entreprises sont pourtant de plus en plus sensibles aux bénéfices de la dématérialisation des documents RH ;  en revanche, les TPE restent encore loin derrière : à peine 11% d’entre elles étant engagées dans cette démarche. Du moins, avant la crise... Pour convaincre les plus réticentes à passer le cap, l’Etat s’est montré actif : le passage de la Loi Travail de 2017 (Loi El Khomri) autorise à dématérialiser les fiches de paie sans l’accord préalable du salarié (opt-out). Grâce à ce texte de loi, on a constaté une explosion du taux de dématérialisation du bulletin de paie dans les grandes entreprises (+ 86,7% en 4 ans)1. Mais bien qu’elle se démocratise, la dématérialisation du bulletin de paie ne concernait encore que 20% des entreprises en 20191. Pourtant, le frein au changement souvent évoqué par les usagers n’explique pas cette réticence. D’ailleurs, dans les entreprises qui le proposent à leurs salariés, 80% des collaborateurs adoptent le bulletin de paie dématérialisé. En effet, les collaborateurs sont avant tout des citoyens qui vivent la digitalisation dans leur quotidien et qui sont sensibilisés au numérique : réseaux sociaux, applications en tout genre, messageries instantanées, etc. Ce phénomène est encore plus vrai chez les « millenials » et les générations suivantes qui entrent actuellement sur le marché du travail et qui sont considérés comme des « digital natives ». Or, les usages évoluent et les entreprises doivent adapter leurs outils aux nouvelles pratiques. D’ailleurs, depuis le printemps dernier, le télétravail s’est démocratisé, parfois par la force des choses. Ce faisant, les outils numériques se sont montrés indispensables pour permettre aux entreprises, non seulement de poursuivre leur activité, mais aussi de maintenir la communication en interne. Prenons l’exemple du coffre-fort numérique Digiposte : il est justement proposé aux entreprises qui souhaitent passer à la dématérialisation des bulletins de paie. Pour l’entreprise, il est possible de diffuser ce document, mais aussi tout autre type de document RH (contrat, avenant) à tout moment et n’importe où, et ce, de manière sécurisée. En complément de son offre Digiposte Business, La Poste propose l’application mobile Digiposte, qui permet aux collaborateurs de se connecter à tout moment pour disposer de leurs documents administratifs. Aujourd’hui, plus d’une connexion sur deux se fait via l’application Digiposte.

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« Il y a 4 ans, la dématérialisation RH était surtout observée uniquement au travers du prisme du bulletin de paie dématérialisé qui représentait à lui seul l’image perçue de la dématérialisation RH », rappelle l’Observatoire de la dématérialisation RH Althéa. Or, si ce dernier reste le premier document RH dématérialisé, les processus d’évaluation, le vote électronique, les notes de frais et la mise à disposition de documents dans une BDES (la base de données économiques et sociales) suivent.

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» A lire : Paroles d'expert sur la relation employeur collaborateur

1. Observatoire de la dématérialisation RH Althéa 2019
2. AIIM EUROPE 2009
3. Étude de satisfaction en ligne Digiposte du 22 au 29/11/18 sur 746 utilisateurs.