Ressources humaines

Comment le bulletin de paie dématérialisé et le coffre fort numérique simplifient-ils la vie des services RH et des salariés ?

11 July 2019

Les entreprises et les collaborateurs sont prêts 
Si le taux de dématérialisation du bulletin de paie reste peu élevé en France en
2018 (20%), il affiche une forte croissance, notamment dans les grandes
entreprises (+ 85,7% des grandes entreprises ayant dématérialisé leurs bulletins de
paie depuis 2015). 89,6% des utilisateurs de solutions de dématérialisation RH en sont satisfaits et les Français estiment que ces solutions participent à donner une image de l’entreprise « performante » (72%), « au service des collaborateurs » (66%) et « innovante » (52%).

Le cadre réglementaire est favorable
Depuis mai 2009 (loi 2009-526), les entreprises ont le droit de remettre le bulletin
de paie sous format électronique à leurs salariés mais c’est depuis janvier 2017,
avec la Loi Travail (ou Loi El Khomri), qui lève la barrière de l’accord préalable des
salariés, que nombre d’entre elles se sont lancées. Désormais, dans les entreprises
candidates à la dématérialisation du bulletin de paie, la diffusion par voie
électronique s’applique par défaut favorisant ainsi un déploiement rapide. C’est
alors aux salariés souhaitant rester au format papier, d’en faire la demande auprès
du service RH.

Le digital est présent à toutes les étapes du parcours RH
Avec le développement du bulletin de paie dématérialisé, c’est un mouvement
plus global de digitalisation des RH qui s’affirme. Rien d’étonnant dans un
domaine où le papier est omniprésent et les processus gérés très chronophages
(les gestionnaires RH passant de 40 à 70% de leur temps à la gestion et à la
diffusion de documents). Le numérique représente alors une opportunité pour les
services RH de gagner du temps pour se concentrer sur les tâches à plus forte
valeur ajoutée comme le recrutement, la gestion des talents ou la fidélisation des
collaborateurs.

Dématérialiser pour automatiser la diffusion de la paie
Dématérialiser le bulletin de paie permet aux services RH de simplifier la diffusion
de la paie, leur processus le plus chronophage. Toute la difficulté résulte alors
dans la gestion des deux flux, papier et numérique, qui doivent coexister. Le
multicanal est alors la solution puisqu’il permet en une action unique de la part
du gestionnaire RH, l’envoi de tous les bulletins de paie et la répartition par canal
de manière automatique : numérique pour la majorité des salariés qui reçoivent
leurs bulletins de paie dans leurs coffres-forts numériques personnels ; papier
pour ceux ayant formulé le souhait de conserver ce format, par courrier, à leur
domicile.

Un enjeu d’engagement et de fidélisation des salariés
Les salariés français seraient parmi les plus désengagés d’Europe. Seuls 6% des
d’entre eux s’affirment très impliqués dans leur travail et enthousiasmés par leurs
missions professionnelles et 20% s’estiment véritablement désengagés. Le coût de
ce désengagement est estimé à 13 340€ par an et par salarié (IBET© 2018) ! Les DRH
ont donc besoin de trouver des solutions pour améliorer la satisfaction et
l’engagement des salariés et les fidéliser.

Le coffre-fort numérique, un moyen d’offrir un nouveau service aux salariés
Et si dématérialiser les bulletins de paie des salariés permettait par la même
occasion de simplifier leur vie administrative professionnelle et personnelle ? C’est
la proposition de valeur de Digiposte, le coffre-fort numérique du Groupe La Poste,
solution hébergée en France, déployée dans plus de 3 000 entreprises et utilisée
par 3 millions de personnes. Plus d’1,4 million de salariés reçoivent aujourd’hui leurs
bulletins de paie dans cet espace personnel et sécurisé conforme aux
réglementations du marché (RGPD, coffre-fort numérique, archivage électronique,
hébergement de données de santé…). Les bulletins de paie archivés sont des
originaux numériques avec certificat d’authenticité, consultables à tout moment
depuis l’application mobile ou l’espace sécurisé en ligne.

Les « + » : les salariés en disposent toute leur vie même s’ils changent d’entreprise
et peuvent y stocker tous leurs documents personnels (factures d’énergie,
attestations mutuelle, avis d’imposition, diplômes…). En connectant leurs différents
organismes, la collecte se fait automatiquement depuis les différents espaces
clients en ligne. Ils peuvent ensuite les réutiliser pour réaliser leurs démarches
administratives (renouvellement de carte d’identité, dossier de prêt immobilier,
réexpédition de courrier…) très facilement grâce aux fonctionnalités de pré-listing
des pièces justificatives, de récupération automatique des dernières versions des
documents, de scanner mobile et de partage par lien sécurisé.

Pour aller plus loin :
- Voir notre webinar
- Découvrir la gamme de solutions RH Docaposte
- En savoir plus sur le coffre-fort numérique Digiposte
Sources :
Livre blanc - Observatoire de la dématérialisation RH d’ALTHEA (décembre 2018) en partenariat avec
Docaposte
Sondage Gallup (juin 2018)
IBET - Indice de Bien-Être au Travail (2018)
Etude « Preparing for take off » du cabinet Hay Group (2018)

 

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Ressources humaines

Comment le bulletin de paie dématérialisé et le coffre fort numérique simplifient-ils la vie des services RH et des salariés ?

Par  11 July 2019

Les entreprises et les collaborateurs sont prêts  Si le taux de dématérialisation du bulletin de paie reste peu élevé en France en 2018 (20%), il affiche une forte croissance, notamment dans les grandes entreprises (+ 85,7% des grandes entreprises ayant dématérialisé leurs bulletins de paie depuis 2015). 89,6% des utilisateurs de solutions de dématérialisation RH en sont satisfaits et les Français estiment que ces solutions participent à donner une image de l’entreprise « performante » (72%), « au service des collaborateurs » (66%) et « innovante » (52%). Le cadre réglementaire est favorable Depuis mai 2009 (loi 2009-526), les entreprises ont le droit de remettre le bulletin de paie sous format électronique à leurs salariés mais c’est depuis janvier 2017, avec la Loi Travail (ou Loi El Khomri), qui lève la barrière de l’accord préalable des salariés, que nombre d’entre elles se sont lancées. Désormais, dans les entreprises candidates à la dématérialisation du bulletin de paie, la diffusion par voie électronique s’applique par défaut favorisant ainsi un déploiement rapide. C’est alors aux salariés souhaitant rester au format papier, d’en faire la demande auprès du service RH. Le digital est présent à toutes les étapes du parcours RH Avec le développement du bulletin de paie dématérialisé, c’est un mouvement plus global de digitalisation des RH qui s’affirme. Rien d’étonnant dans un domaine où le papier est omniprésent et les processus gérés très chronophages (les gestionnaires RH passant de 40 à 70% de leur temps à la gestion et à la diffusion de documents). Le numérique représente alors une opportunité pour les services RH de gagner du temps pour se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la gestion des talents ou la fidélisation des collaborateurs. Dématérialiser pour automatiser la diffusion de la paie Dématérialiser le bulletin de paie permet aux services RH de simplifier la diffusion de la paie, leur processus le plus chronophage. Toute la difficulté résulte alors dans la gestion des deux flux, papier et numérique, qui doivent coexister. Le multicanal est alors la solution puisqu’il permet en une action unique de la part du gestionnaire RH, l’envoi de tous les bulletins de paie et la répartition par canal de manière automatique : numérique pour la majorité des salariés qui reçoivent leurs bulletins de paie dans leurs coffres-forts numériques personnels ; papier pour ceux ayant formulé le souhait de conserver ce format, par courrier, à leur domicile. Un enjeu d’engagement et de fidélisation des salariés Les salariés français seraient parmi les plus désengagés d’Europe. Seuls 6% des d’entre eux s’affirment très impliqués dans leur travail et enthousiasmés par leurs missions professionnelles et 20% s’estiment véritablement désengagés. Le coût de ce désengagement est estimé à 13 340€ par an et par salarié (IBET© 2018) ! Les DRH ont donc besoin de trouver des solutions pour améliorer la satisfaction et l’engagement des salariés et les fidéliser. Le coffre-fort numérique, un moyen d’offrir un nouveau service aux salariés Et si dématérialiser les bulletins de paie des salariés permettait par la même occasion de simplifier leur vie administrative professionnelle et personnelle ? C’est la proposition de valeur de Digiposte, le coffre-fort numérique du Groupe La Poste, solution hébergée en France, déployée dans plus de 3 000 entreprises et utilisée par 3 millions de personnes. Plus d’1,4 million de salariés reçoivent aujourd’hui leurs bulletins de paie dans cet espace personnel et sécurisé conforme aux réglementations du marché (RGPD, coffre-fort numérique, archivage électronique, hébergement de données de santé…). Les bulletins de paie archivés sont des originaux numériques avec certificat d’authenticité, consultables à tout moment depuis l’application mobile ou l’espace sécurisé en ligne.

Les « + » : les salariés en disposent toute leur vie même s’ils changent d’entreprise et peuvent y stocker tous leurs documents personnels (factures d’énergie, attestations mutuelle, avis d’imposition, diplômes…). En connectant leurs différents organismes, la collecte se fait automatiquement depuis les différents espaces clients en ligne. Ils peuvent ensuite les réutiliser pour réaliser leurs démarches administratives (renouvellement de carte d’identité, dossier de prêt immobilier, réexpédition de courrier…) très facilement grâce aux fonctionnalités de pré-listing des pièces justificatives, de récupération automatique des dernières versions des documents, de scanner mobile et de partage par lien sécurisé.
Pour aller plus loin : - Voir notre webinar - Découvrir la gamme de solutions RH Docaposte - En savoir plus sur le coffre-fort numérique Digiposte Sources : Livre blanc - Observatoire de la dématérialisation RH d’ALTHEA (décembre 2018) en partenariat avec Docaposte Sondage Gallup (juin 2018) IBET - Indice de Bien-Être au Travail (2018) Etude « Preparing for take off » du cabinet Hay Group (2018)