Plateformes et données

Tout savoir pour ne plus confondre GED et Système d’Archivage Électronique !

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02 December 2019

À ne pas confondre avec les systèmes d’archivage électronique (SAE), la GED est bien plus qu’un espace Cloud de partage de documents. Tout en restant intuitive et prête à l’emploi, elle propose des fonctionnalités avancées pour gérer les documents de façon fluide et collaborative.

La Gestion Électronique de Documents (GED) et l’archivage sont souvent confondus l’une avec l’autre. Il faut avouer qu’un utilisateur non averti n’en voit que la partie émergée, une interface web qui lui permet de retrouver ses documents grâce à des mots clés ou en naviguant dans une arborescence de dossiers. Les différences sont pourtant nombreuses et très importantes à comprendre pour bien utiliser les deux systèmes. Pour faire simple, la GED correspond au début du cycle de vie d’un document, là où il est nécessaire de le partager, de le modifier ou de le valider. L’archivage électronique, pour sa part, vise la conservation du document sous sa forme définitive, et selon des normes très précises (NF Z42-013 pour ne citer qu’elle).

Bien plus qu’un espace de stockage

Tout l’enjeu de la GED est de faciliter la communication et le travail collaboratif autour des documents grâce à des fonctions spécifiques de recherche, d’indexation ou de partage. Car une GED ne se contente pas de stocker les documents, comme le proposent déjà les espaces de stockage en ligne sur le Cloud. Dans une GED, les documents sont traités différemment en fonction de leur nature, de leurs caractéristiques, et surtout de leur finalité métier. L’indexation automatisée et l’ajout de champs personnalisables permet d’enrichir l’information disponible sans ouvrir le document, en facilitant ainsi le traitement. Par exemple, qu’il s’agisse d’un contrat d’abonnement ou d’un contrat de travail, les métadonnées stockées avec le document dans la GED peuvent servir à alerter le gestionnaire avant l’échéance de fin de contrat, évitant ainsi les reconductions tacites non souhaitées.

Mémoire vivante de l’activité

Bien paramétrée, la GED organise l’activité autour du document. Elle permet à chaque personne concernée de suivre pas à pas les étapes du traitement métier grâce à des tampons numériques signalant l’état du document, et cela sans avoir à annoter ou altérer directement celui-ci. Généralement pourvue d’un système de dossiers pour chaque utilisateur, la GED simplifie aussi le passage de relais entre les collaborateurs responsables des traitements. Dès que le premier a achevé sa tâche, il lui suffit d’un clic pour notifier la personne responsable de l’étape suivante. Indispensable pour une exécution fluide des processus de traitement documentaires, la GED est aussi la mémoire vivante et immédiate de l’entreprise. Grâce aux fonctions de recherche sur le contenu du document ou par dates, types de document ou mots-clés, chaque collaborateur habilité peut instantanément retrouver tous les documents concernant par exemple un client ou un projet en particulier.

Un même outil pour tous les métiers

De manière générale, l’efficacité d’une GED se juge à sa capacité à répondre de manière simple aux problématiques communes des principales fonctions de l’entreprise, comme la gestion administrative et financière, celle des ressources humaines ou des achats. Clés en main tout en restant personnalisable, elle doit pouvoir s’adapter de façon intuitive aux processus métiers de chaque service, par exemple en facilitant la composition d’un workflow personnalisé à partir d’une liste d’actions standard. Un autre point clé concerne l’hébergement. Externalisée, la GED bénéficie du plus haut niveau de sécurité. Elle reste aussi accessible à tous les collaborateurs concernés, même lorsqu’ils sont en mobilité, répondant ainsi aux enjeux de transition numérique des entreprises, quelle que soit leur taille.

 

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Mots clés : Archivage général

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Par  02 December 2019

À ne pas confondre avec les systèmes d’archivage électronique (SAE), la GED est bien plus qu’un espace Cloud de partage de documents. Tout en restant intuitive et prête à l’emploi, elle propose des fonctionnalités avancées pour gérer les documents de façon fluide et collaborative. La Gestion Électronique de Documents (GED) et l’archivage sont souvent confondus l’une avec l’autre. Il faut avouer qu’un utilisateur non averti n’en voit que la partie émergée, une interface web qui lui permet de retrouver ses documents grâce à des mots clés ou en naviguant dans une arborescence de dossiers. Les différences sont pourtant nombreuses et très importantes à comprendre pour bien utiliser les deux systèmes. Pour faire simple, la GED correspond au début du cycle de vie d’un document, là où il est nécessaire de le partager, de le modifier ou de le valider. L’archivage électronique, pour sa part, vise la conservation du document sous sa forme définitive, et selon des normes très précises (NF Z42-013 pour ne citer qu’elle). Bien plus qu’un espace de stockage Tout l’enjeu de la GED est de faciliter la communication et le travail collaboratif autour des documents grâce à des fonctions spécifiques de recherche, d’indexation ou de partage. Car une GED ne se contente pas de stocker les documents, comme le proposent déjà les espaces de stockage en ligne sur le Cloud. Dans une GED, les documents sont traités différemment en fonction de leur nature, de leurs caractéristiques, et surtout de leur finalité métier. L’indexation automatisée et l’ajout de champs personnalisables permet d’enrichir l’information disponible sans ouvrir le document, en facilitant ainsi le traitement. Par exemple, qu’il s’agisse d’un contrat d’abonnement ou d’un contrat de travail, les métadonnées stockées avec le document dans la GED peuvent servir à alerter le gestionnaire avant l’échéance de fin de contrat, évitant ainsi les reconductions tacites non souhaitées. Mémoire vivante de l’activité Bien paramétrée, la GED organise l’activité autour du document. Elle permet à chaque personne concernée de suivre pas à pas les étapes du traitement métier grâce à des tampons numériques signalant l’état du document, et cela sans avoir à annoter ou altérer directement celui-ci. Généralement pourvue d’un système de dossiers pour chaque utilisateur, la GED simplifie aussi le passage de relais entre les collaborateurs responsables des traitements. Dès que le premier a achevé sa tâche, il lui suffit d’un clic pour notifier la personne responsable de l’étape suivante. Indispensable pour une exécution fluide des processus de traitement documentaires, la GED est aussi la mémoire vivante et immédiate de l’entreprise. Grâce aux fonctions de recherche sur le contenu du document ou par dates, types de document ou mots-clés, chaque collaborateur habilité peut instantanément retrouver tous les documents concernant par exemple un client ou un projet en particulier. Un même outil pour tous les métiers De manière générale, l’efficacité d’une GED se juge à sa capacité à répondre de manière simple aux problématiques communes des principales fonctions de l’entreprise, comme la gestion administrative et financière, celle des ressources humaines ou des achats. Clés en main tout en restant personnalisable, elle doit pouvoir s’adapter de façon intuitive aux processus métiers de chaque service, par exemple en facilitant la composition d’un workflow personnalisé à partir d’une liste d’actions standard. Un autre point clé concerne l’hébergement. Externalisée, la GED bénéficie du plus haut niveau de sécurité. Elle reste aussi accessible à tous les collaborateurs concernés, même lorsqu’ils sont en mobilité, répondant ainsi aux enjeux de transition numérique des entreprises, quelle que soit leur taille.  

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