Plateformes et données

Nouveaux environnements de travail : quels impacts pour le service courrier ?

image GED Maileva
23 October 2019

Télétravail, flex office, mobilité, l’organisation du travail évolue rapidement grâce au digital. Une transformation qui pousse les services courrier à se réinventer.

En 2018, près de 5,2 millions de salariés ont travaillé depuis leur domicile un peu moins d’une semaine par mois. C’est ce que révélait en février dernier une étude Ifop pour Malakoff-Mederic-Humanis. En augmentation, ce phénomène est favorisé par l’assouplissement du cadre réglementaire (loi n°2018-017 du 29 mars 2018 pour le renforcement du dialogue social) autant que par le contexte économique. Confrontées à la raréfaction ou à l’enchérissement de l’immobilier professionnel, les entreprises cherchent de nouvelles formules, telles que le flexi-office. Cette adaptation organisationnelle répond au fait que, dans la pratique, un salarié sur cinq en moyenne ne sera pas à son bureau aujourd’hui, parce qu’il est en clientèle, sur un chantier, ou dans une antenne locale…

300 plis par jour

Cette évolution des organisations de travail change la manière de gérer le courrier aussi bien entrant que sortant. Car si les volumes diminuent à hauteur de 7% par an, le courrier papier est encore loin de disparaître complètement. Une entreprise de 1000 collaborateurs reçoit aujourd’hui en moyenne 300 courriers par jour, soit le même volume qu’une PME il y a seulement quelques années. Les grandes salles de gestion du courrier et leur imposante machinerie ne sont plus nécessairement adaptées. Dans les grands groupes, elles sont le plus souvent remises en cause en raison de la pénurie de mètres carrés. Plus généralement, le modèle traditionnel de distribution du courrier dans les étages est devenu un frein à l’agilité. Pour remplir leur mission, les collaborateurs doivent pouvoir accéder aux courriers reçus où qu’ils se trouvent et sans délai, et pouvoir en émettre en retour avec la même facilité. Les digital natifs, habitués qu’ils sont aux outils numériques, demandent d’autant plus ces fonctionnalités qu’ils ont en partie perdu les réflexes de gestion du courrier papier.

Externaliser pour converger

L’évolution des usages digitaux et des modes de travail se combinent pour inviter les entreprises à repenser leur gestion du courrier. Elles ont un challenge de taille à relever : accompagner la décroissance en volume sans perdre en qualité de traitement, tout en offrant les mêmes services aux collaborateurs qu’ils soient en mobilité ou qu’ils travaillent sur site.
Ce constat conduit un nombre croissant d’entreprise à adopter une gestion externalisée de leur courrier.
Comment ça marche ?
Les courriers entrants sont numérisés puis mis à disposition dans une GED partagée, en mode Saas, donc accessibles en mobilité.
Les courriers sortants, simples ou recommandés, sont traités par des solutions d’envoi également en mode Saas et à la demande, telles que celles proposées par Maileva.
Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?
Un service client est en mesure de répondre sans délais aux réclamations reçues par courrier, même lorsque le responsable concerné est en déplacement.
La direction financière traite plus rapidement les courriers de relance d’impayés, qu’ils soient simples ou recommandés, raccourcissant ainsi les délais d’encaissement pour l’entreprise.
Quant au responsable RH, qu’il soit à son bureau ou en télétravail, il s’assure d’envoyer et de faire signer les contrats de travail à durée déterminés dans les délais prévus par la réglementation.

 

En savoir plus : La Plate-forme d'envoi de courriers en ligne

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Nouveaux environnements de travail : quels impacts pour le service courrier ?

image GED Maileva
Par  23 October 2019

Télétravail, flex office, mobilité, l’organisation du travail évolue rapidement grâce au digital. Une transformation qui pousse les services courrier à se réinventer. En 2018, près de 5,2 millions de salariés ont travaillé depuis leur domicile un peu moins d’une semaine par mois. C’est ce que révélait en février dernier une étude Ifop pour Malakoff-Mederic-Humanis. En augmentation, ce phénomène est favorisé par l’assouplissement du cadre réglementaire (loi n°2018-017 du 29 mars 2018 pour le renforcement du dialogue social) autant que par le contexte économique. Confrontées à la raréfaction ou à l’enchérissement de l’immobilier professionnel, les entreprises cherchent de nouvelles formules, telles que le flexi-office. Cette adaptation organisationnelle répond au fait que, dans la pratique, un salarié sur cinq en moyenne ne sera pas à son bureau aujourd’hui, parce qu’il est en clientèle, sur un chantier, ou dans une antenne locale… 300 plis par jour Cette évolution des organisations de travail change la manière de gérer le courrier aussi bien entrant que sortant. Car si les volumes diminuent à hauteur de 7% par an, le courrier papier est encore loin de disparaître complètement. Une entreprise de 1000 collaborateurs reçoit aujourd’hui en moyenne 300 courriers par jour, soit le même volume qu’une PME il y a seulement quelques années. Les grandes salles de gestion du courrier et leur imposante machinerie ne sont plus nécessairement adaptées. Dans les grands groupes, elles sont le plus souvent remises en cause en raison de la pénurie de mètres carrés. Plus généralement, le modèle traditionnel de distribution du courrier dans les étages est devenu un frein à l’agilité. Pour remplir leur mission, les collaborateurs doivent pouvoir accéder aux courriers reçus où qu’ils se trouvent et sans délai, et pouvoir en émettre en retour avec la même facilité. Les digital natifs, habitués qu’ils sont aux outils numériques, demandent d’autant plus ces fonctionnalités qu’ils ont en partie perdu les réflexes de gestion du courrier papier. Externaliser pour converger L’évolution des usages digitaux et des modes de travail se combinent pour inviter les entreprises à repenser leur gestion du courrier. Elles ont un challenge de taille à relever : accompagner la décroissance en volume sans perdre en qualité de traitement, tout en offrant les mêmes services aux collaborateurs qu’ils soient en mobilité ou qu’ils travaillent sur site. Ce constat conduit un nombre croissant d’entreprise à adopter une gestion externalisée de leur courrier. Comment ça marche ? Les courriers entrants sont numérisés puis mis à disposition dans une GED partagée, en mode Saas, donc accessibles en mobilité. Les courriers sortants, simples ou recommandés, sont traités par des solutions d’envoi également en mode Saas et à la demande, telles que celles proposées par Maileva. Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ? Un service client est en mesure de répondre sans délais aux réclamations reçues par courrier, même lorsque le responsable concerné est en déplacement. La direction financière traite plus rapidement les courriers de relance d’impayés, qu’ils soient simples ou recommandés, raccourcissant ainsi les délais d’encaissement pour l’entreprise. Quant au responsable RH, qu’il soit à son bureau ou en télétravail, il s’assure d’envoyer et de faire signer les contrats de travail à durée déterminés dans les délais prévus par la réglementation.   En savoir plus : La Plate-forme d'envoi de courriers en ligne