Plateformes et données

Gestion Électronique de Documents : nos conseils pour une bonne mise en oeuvre

22 October 2019

Pour bénéficier des avantages de la Gestion Électronique de Documents (GED) : il est d’abord nécessaire de réaliser l’état des lieux de l’existant et d’anticiper les besoins des utilisateurs, explique Benjamin Bouny, expert GED chez Euklès, filiale de Docaposte et partenaire de Maileva.

Q : La mise en œuvre d’une Gestion Électronique de Documents (GED) est souvent le projet phare, qui symbolise la volonté d’une entreprise d’accélérer sa transformation numérique. Pourquoi la GED attire-t-elle autant ?

Benjamin Bouny : La GED a un véritable pouvoir de consolidation de l’information en un seul endroit. Factures, documents RH, contrats de fournitures, tout peut être réuni et organisé en un seul référentiel. Les entreprises y gagnent en efficacité et en sécurité. Plus rien ne se perd, et surtout, les documents sont plus faciles à partager. Prenez par exemple les factures. Que vous les receviez par email ou par courrier, vous pouvez les regrouper au même endroit, et en extraire automatiquement des données afin de faciliter la saisie comptable par la suite. Même remarque pour les documents liés aux ressources humaines (RH). La GED remplit le même rôle que les piles de chemises colorées dans les dossiers suspendus contenant les informations de tous les collaborateurs. Contrats et avenants, bulletins de paie, documents de formation, véhicules de fonction, tout peut y être regroupé. De plus, la GED a de nombreux avantages par rapport aux dossiers suspendus. Elle apporte la maîtrise du patrimoine documentaire. Elle permet l’accès à distance et le partage des documents et favorise ainsi le travail en mobilité comme le travail collaboratif. Elle joue aussi un rôle clé pour sécuriser les documents, en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD).

Q : Avec la GED, c’est en définitive toute l’organisation des documents dans l’entreprise qui est impactée. Comment éviter la complexité de mise en œuvre ?

B. B : Il faut d’abord se fixer un périmètre de départ que l’on pourra étendre ensuite. La première étape préalable indispensable, faire l’état des lieux. Les entreprises n’ont aucune difficulté à anticiper les bénéfices de la GED, mais elles ont plus de mal à faire l’inventaire des traitements manuels qu’elles font par habitude, ou à indiquer précisément la volumétrie des documents concernés. Par principe autant que par expérience, on ne peut pas améliorer ce que l’on n’a pas pris le temps de bien connaître. L’état des lieux est de toute façon une formidable opportunité de repenser de façon globale la manière dont l’entreprise traite et stocke ses documents, qui y accède, quand et pourquoi… Ce faisant, il faut aussi se souvenir que les documents sont liés à des processus, et donc à des personnes. Bien connaître les habitudes de travail des collaborateurs concernés évitera de voir se multiplier les obstacles d’acceptabilité au moment de la mise en œuvre effective.

Q : Le choix du logiciel de GED en lui-même est-il important, notamment au regard des exigences du RGPD ?

B.B : Il est essentiel ! Parce que s’il est trop complexe à paramétrer ou à utiliser, tous les bénéfices anticipés ne seront jamais réalisés. Dans la pratique, et c’est pour cela que la question du volume est importante, il existe deux types de GED sur le marché. Les unes sont conçues pour des volumes petits ou moyens avec la simplicité d’usage en ligne de mire. Les secondes sont prévues pour absorber de grands volumes et effectuer des traitements industriels pointus. A de rares exceptions près, les entreprises ont tout intérêt à miser sur une GED prête à l’emploi, et à la déployer service par service, en tenant compte des spécificités de chacun. La clé du succès est d’apporter de la valeur d’usage. C’est le cas lorsque vous pouvez suivre le statut d’un document grâce à un tampon virtuel, sans même avoir à l’ouvrir. La GED apporte aussi plus de sécurité, notamment sur la conformité au RGPD, en permettant d’affecter des droits d’accès différenciés aux utilisateurs. Le mode Saas n’est pas un handicap, bien au contraire. Cela peut paraître étrange, mais héberger la GED dans le système d’information de l’entreprise n’est que rarement la bonne solution, à moins que vous ne soyez vous-même expert en sécurité informatique et au fait des dernières évolutions de la jurisprudence. À condition d’être hébergées en France et de reposer sur un véritable socle de confiance, les solutions Cloud apportent une réponse plus efficace, tout simplement parce que les moyens de faire face aux risques de sécurité peuvent être mutualisés.

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Par  22 October 2019

Pour bénéficier des avantages de la Gestion Électronique de Documents (GED) : il est d’abord nécessaire de réaliser l’état des lieux de l’existant et d’anticiper les besoins des utilisateurs, explique Benjamin Bouny, expert GED chez Euklès, filiale de Docaposte et partenaire de Maileva. Q : La mise en œuvre d’une Gestion Électronique de Documents (GED) est souvent le projet phare, qui symbolise la volonté d’une entreprise d’accélérer sa transformation numérique. Pourquoi la GED attire-t-elle autant ? Benjamin Bouny : La GED a un véritable pouvoir de consolidation de l’information en un seul endroit. Factures, documents RH, contrats de fournitures, tout peut être réuni et organisé en un seul référentiel. Les entreprises y gagnent en efficacité et en sécurité. Plus rien ne se perd, et surtout, les documents sont plus faciles à partager. Prenez par exemple les factures. Que vous les receviez par email ou par courrier, vous pouvez les regrouper au même endroit, et en extraire automatiquement des données afin de faciliter la saisie comptable par la suite. Même remarque pour les documents liés aux ressources humaines (RH). La GED remplit le même rôle que les piles de chemises colorées dans les dossiers suspendus contenant les informations de tous les collaborateurs. Contrats et avenants, bulletins de paie, documents de formation, véhicules de fonction, tout peut y être regroupé. De plus, la GED a de nombreux avantages par rapport aux dossiers suspendus. Elle apporte la maîtrise du patrimoine documentaire. Elle permet l’accès à distance et le partage des documents et favorise ainsi le travail en mobilité comme le travail collaboratif. Elle joue aussi un rôle clé pour sécuriser les documents, en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD). Q : Avec la GED, c’est en définitive toute l’organisation des documents dans l’entreprise qui est impactée. Comment éviter la complexité de mise en œuvre ? B. B : Il faut d’abord se fixer un périmètre de départ que l’on pourra étendre ensuite. La première étape préalable indispensable, faire l’état des lieux. Les entreprises n’ont aucune difficulté à anticiper les bénéfices de la GED, mais elles ont plus de mal à faire l’inventaire des traitements manuels qu’elles font par habitude, ou à indiquer précisément la volumétrie des documents concernés. Par principe autant que par expérience, on ne peut pas améliorer ce que l’on n’a pas pris le temps de bien connaître. L’état des lieux est de toute façon une formidable opportunité de repenser de façon globale la manière dont l’entreprise traite et stocke ses documents, qui y accède, quand et pourquoi… Ce faisant, il faut aussi se souvenir que les documents sont liés à des processus, et donc à des personnes. Bien connaître les habitudes de travail des collaborateurs concernés évitera de voir se multiplier les obstacles d’acceptabilité au moment de la mise en œuvre effective. Q : Le choix du logiciel de GED en lui-même est-il important, notamment au regard des exigences du RGPD ? B.B : Il est essentiel ! Parce que s’il est trop complexe à paramétrer ou à utiliser, tous les bénéfices anticipés ne seront jamais réalisés. Dans la pratique, et c’est pour cela que la question du volume est importante, il existe deux types de GED sur le marché. Les unes sont conçues pour des volumes petits ou moyens avec la simplicité d’usage en ligne de mire. Les secondes sont prévues pour absorber de grands volumes et effectuer des traitements industriels pointus. A de rares exceptions près, les entreprises ont tout intérêt à miser sur une GED prête à l’emploi, et à la déployer service par service, en tenant compte des spécificités de chacun. La clé du succès est d’apporter de la valeur d’usage. C’est le cas lorsque vous pouvez suivre le statut d’un document grâce à un tampon virtuel, sans même avoir à l’ouvrir. La GED apporte aussi plus de sécurité, notamment sur la conformité au RGPD, en permettant d’affecter des droits d’accès différenciés aux utilisateurs. Le mode Saas n’est pas un handicap, bien au contraire. Cela peut paraître étrange, mais héberger la GED dans le système d’information de l’entreprise n’est que rarement la bonne solution, à moins que vous ne soyez vous-même expert en sécurité informatique et au fait des dernières évolutions de la jurisprudence. À condition d’être hébergées en France et de reposer sur un véritable socle de confiance, les solutions Cloud apportent une réponse plus efficace, tout simplement parce que les moyens de faire face aux risques de sécurité peuvent être mutualisés. Pour en savoir plus :