Paroles d’experts

Vote électronique : des solutions et outils simples et sécurisés pour « accompagner les organisations publiques et privées dans différents types de scrutins »

Vote électronique
25 May 2020

3 questions à Xavier Sécher, Directeur du Développement Commercial Voxaly, marque de Docaposte

Fabien Aili, Responsable IA DocaposteEn 2019, encouragées par une législation favorable, les entreprises ont massivement adopté le vote électronique pour gérer leurs relations sociales et élire leur CSE (Comité Social et Economique). La crise actuelle va accélérer les usages numériques et le recours à des solutions digitales comme le vote électronique.

A travers sa marque Voxaly, spécialiste du vote, Docaposte accompagne les entreprises et les organismes de la fonction publique dans l’organisation d’élections professionnelles et dans le pilotage de leurs relations sociales, grâce à des outils simples, personnalisables et sécurisés.

1. Depuis l’ouverture du vote électronique aux élections professionnelles, comment la réglementation a-t-elle évolué ? Quels sont aujourd’hui les principaux usages du vote électronique au sein des organisations ?

« Dans le privé, c’est le décret du 25 avril 2007 qui pose le cadre légal relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants des comités d’entreprise, qui ont depuis fusionné en une seule entité : le CSE (Comité Social et Economique).
En 15 ans, la réglementation n’a cessé d’évoluer, encourageant de nouveaux usages, comme le vote électronique. On peut notamment citer la Loi Rebsamen de 2015 et ses mesures relatives à la parité homme-femme dans la représentation des IRP (Instances de Représentation du Personnel) et le décret d’application de la Loi Travail au 1er janvier 2017, permettant le recours au vote électronique sans négociation préalable d’un accord d’entreprise, de même que la possibilité de tenir un référendum par Internet. Enfin, les Ordonnances Macron, fin 2017, ont encouragé la démocratisation du vote électronique, notamment en instaurant l’élection obligatoire d’un CSE dans les entreprises de plus de 11 salariés.

Ces dernières années, ce sont surtout les élections des représentants du CSE qui ont porté le marché du vote électronique. Aujourd’hui, celui-ci est largement connu, reconnu et utilisé par les entreprises. Le vote papier a perdu énormément de terrain pour devenir très minoritaire. En 2019, plus de 98% des élections de CSE organisées par notre marque Voxaly ont été réalisées via le vote électronique.

Côté secteur public, des décrets successifs ont permis l’usage du vote électronique au sein des différentes instances de représentation de la fonction publique d’Etat (2011), puis de la fonction publique territoriale (2014) et, enfin de la fonction publique hospitalière (2017).
Le vote électronique, et, de manière plus générale, les outils numériques permettant le pilotage des relations sociales dans l’entreprise, devraient connaître encore une forte progression en 2020, d’autant que le contexte que nous vivons depuis plusieurs semaines est un véritable accélérateur des mutations en cours. »

2. Pour quelles raisons une entreprise ou une organisation du secteur public recourt-elle aujourd’hui au vote électronique ? Quelles sont ses attentes ? Reste-t-il des freins ou des craintes à lever ?

« Les organisations, privées ou publiques, qui optent pour le vote électronique peuvent faire ce choix pour plusieurs raisons :

  • L’externalisation rassure. Un scrutin reste une opération sensible selon le climat existant entre la direction et les salariés. Le fait que les élections professionnelles soient réalisées par un tiers de confiance qui fournit un outil expertisé et supporte la responsabilité de cette opération est confortable pour une direction.
  • La réduction des coûts, notamment des coûts d’affranchissement. Avec une solution dématérialisée, ceux-ci sont très faibles voire nuls dans le cas où l’entreprise choisit une solution 100% en ligne, où les codes d’authentification pour voter en ligne sont envoyés exclusivement par Internet (et non par courrier).
  • La fiabilité dans les comptages. Avec un vote papier, le dépouillement manuel peut être contesté et il arrive encore que l’on assiste à des dysfonctionnements.

Aujourd’hui le vote électronique est reconnu pour sa fiabilité ; on constate d’ailleurs moins de dysfonctionnements que dans une élection plus traditionnelle et il n’y a donc plus de craintes particulières à lever. Au contraire, pour certaines organisations ce type de vote est un atout pour impliquer davantage les salariés.
C’est d’ailleurs une autre raison qui peut inciter les organisations à faire ce choix : elles souhaitent répondre aux attentes et aux habitudes des collaborateurs qui utilisent Internet dans leur quotidien et, ainsi, faciliter l’accès au vote à tous les collaborateurs. Ce faisant, certaines organisations ont l’ambition d’améliorer le taux de participation grâce à ce type de vote. Bien que cela demeure généralement culturel, avec le recul, on constate néanmoins une tendance légèrement haussière sur ce type de scrutin. La petite érosion du taux de participation corrélée à l’arrivée des dernières générations sur le marché du travail, dont l’état d’esprit est différent – plus mobiles, moins attachées à la notion d’entreprise – a pu s’inverser, probablement grâce à ce type de solutions. »

« Pour certaines organisations, le vote électronique est un atout pour impliquer davantage les salariés. »

3. Comment Docaposte, à travers sa marque Voxaly, accompagne-t-elle les organisations dans la gestion de leurs relations sociales ? Quelles solutions et garanties peut-elle leur proposer ?

« Voxaly est un acteur historique, doté d’une expertise de près de 15 ans dans le vote électronique. Grâce à une offre étendue, nous sommes en capacité d’accompagner les organisations publiques et privées dans différents types de scrutins (uninominaux, plurinominaux, anonymes, listes, etc.) en proposant des solutions de vote dématérialisé, mais également du vote mixte ou par correspondance.
Nous nous distinguons ainsi par notre capacité à accompagner tout type d’élections du secteur privé (du grand groupe à la TPE), des collectivités et des organisations de la fonction publique d’Etat, territoriale et hospitalière, mais aussi des banques, mutuelles et assurances :

Nos solutions s’adressent donc à des salariés, des agents, des actionnaires, des adhérents ou encore des sociétaires.

Si nous savons accompagner les organisations lors des temps forts que sont les élections professionnelles, nous sommes aussi en mesure de leur proposer des outils pérennes, accessibles en mode Saas, leur permettant de simplifier et fluidifier la gestion des relations sociales au quotidien :

  • Un outil de suivi des heures de délégation. En voulant simplifier la représentativité en entreprise en instaurant une seule entité, le CSE, les dernières évolutions législatives (Ordonnances Macron) ont complexifié le suivi des heures de délégation. Nous proposons donc un outil collaboratif simple et intuitif, qui permet d’automatiser et de faciliter le suivi de ces heures de délégation, allégeant ainsi la charge de travail et facilitant la communication en interne entre les représentants du personnel et leurs managers, d’une part, et entre les représentants du personnel et le service RH, d’autre part.
  • Un outil BDES (Base de Données Economique et Sociale). Depuis 2014 ou 2015, selon la taille de l’entreprise, une BDES, base de données sécurisée comprenant des documents stratégiques de l’entreprise tels que les documents relatifs à la situation financière et fiscale de l’entreprise, aux investissements ou encore à la rémunération des employés et des actionnaires, doit être obligatoirement mise à la disposition des IRP et des services RH. Nous proposons aux entreprises la mise en place d’une BDES répondant à des règles de sécurité strictes (contrôle des accès, traçabilité des échanges), en conformité avec les obligations réglementaires et permettant de partager en toute confiance les informations avec les parties prenantes dans l’entreprise.

Enfin, en tant qu’acteur Tiers de confiance, leader sur ces outils et solutions, nous proposons aussi un accompagnement adapté aux besoins de nos clients : assistance dans l’aide à la rédaction des documents (comme le règlement électoral) en amont des scrutins, accompagnement juridique, prise en charge sécurisée du traitement et de l’échange des données électeurs (toutes hébergées en France), assistance personnalisée pour les électeurs, dépouillement et production des résultats, etc.

 

Réunions à distance : un outil de vote pour assurer le maintien du dialogue social 

La crise actuelle pousse les organisations, également encouragées par des mesures réglementaires d’urgence* à accélérer leur transformation digitale. Particulièrement plébiscitée ces dernières semaines, la visioconférence permet de maintenir les réunions des IRP mais, quid des décisions et des résolutions à voter au sein des instances représentatives ?

Des ordonnances liées à l’état d’urgence sanitaire ont permis d’élargir les possibilités de vote par visioconférence au sein des instances du privé, autorisant le recours à ce moyen pour toutes les réunions de CSE, CAP, CT et autres IRP sans limite de nombre, alors qu’en temps normal, la limite est fixée à 3 réunions par visioconférence par année civile. Une autre ordonnance autorise aussi le recours à la visioconférence pour les organisations du secteur public.

« Notre outil de vote en réunion ou en séance est parfaitement adapté pour répondre à la situation actuelle. Déjà utilisé par de nombreux clients qui y voient notamment un moyen de réduire les coûts (en limitant des frais de déplacements, par exemple) cet outil 100% dématérialisé rencontre un fort engouement depuis le début de la crise sanitaire. Il permet de poursuivre la vie au sein des instances représentatives, en votant des délibérations, à un moment où nous sommes tous encouragés à poursuivre au maximum les réunions à distance », explique Xavier Sécher.

Conçu pour permettre de gérer facilement l’organisation des instances et le vote des délibérations à distance, cet outil clé-en-main permet de créer des réunions (CSE, CAT, CT) ou des séances (conseils municipaux/territoriaux, assemblées territoriales…), de l’envoi des invitations au partage des résultats en temps réel, grâce à une authentification simple au moyen d’une tablette, d’un ordinateur ou d’un smartphone.

En savoir plus »

 

*Offre valable pour toute souscription avant le 30 juin 2020 avec frais de mise en service réduits et un abonnement mensuel gratuit (couts de signature électronique inclus). L’abonnement est souscrit sans engagement de durée, et résiliable à tout moment jusqu’au 30 juin 2020. Au-delà du 30 Juin 2020, conditions d’accès au service et  coûts mensuels standards.

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3 questions à Xavier Sécher, Directeur du Développement Commercial Voxaly, marque de Docaposte

Fabien Aili, Responsable IA DocaposteEn 2019, encouragées par une législation favorable, les entreprises ont massivement adopté le vote électronique pour gérer leurs relations sociales et élire leur CSE (Comité Social et Economique). La crise actuelle va accélérer les usages numériques et le recours à des solutions digitales comme le vote électronique. A travers sa marque Voxaly, spécialiste du vote, Docaposte accompagne les entreprises et les organismes de la fonction publique dans l’organisation d’élections professionnelles et dans le pilotage de leurs relations sociales, grâce à des outils simples, personnalisables et sécurisés.

1. Depuis l’ouverture du vote électronique aux élections professionnelles, comment la réglementation a-t-elle évolué ? Quels sont aujourd’hui les principaux usages du vote électronique au sein des organisations ?

« Dans le privé, c’est le décret du 25 avril 2007 qui pose le cadre légal relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants des comités d’entreprise, qui ont depuis fusionné en une seule entité : le CSE (Comité Social et Economique). En 15 ans, la réglementation n’a cessé d’évoluer, encourageant de nouveaux usages, comme le vote électronique. On peut notamment citer la Loi Rebsamen de 2015 et ses mesures relatives à la parité homme-femme dans la représentation des IRP (Instances de Représentation du Personnel) et le décret d’application de la Loi Travail au 1er janvier 2017, permettant le recours au vote électronique sans négociation préalable d’un accord d’entreprise, de même que la possibilité de tenir un référendum par Internet. Enfin, les Ordonnances Macron, fin 2017, ont encouragé la démocratisation du vote électronique, notamment en instaurant l’élection obligatoire d’un CSE dans les entreprises de plus de 11 salariés. Ces dernières années, ce sont surtout les élections des représentants du CSE qui ont porté le marché du vote électronique. Aujourd’hui, celui-ci est largement connu, reconnu et utilisé par les entreprises. Le vote papier a perdu énormément de terrain pour devenir très minoritaire. En 2019, plus de 98% des élections de CSE organisées par notre marque Voxaly ont été réalisées via le vote électronique. Côté secteur public, des décrets successifs ont permis l’usage du vote électronique au sein des différentes instances de représentation de la fonction publique d’Etat (2011), puis de la fonction publique territoriale (2014) et, enfin de la fonction publique hospitalière (2017). Le vote électronique, et, de manière plus générale, les outils numériques permettant le pilotage des relations sociales dans l’entreprise, devraient connaître encore une forte progression en 2020, d’autant que le contexte que nous vivons depuis plusieurs semaines est un véritable accélérateur des mutations en cours. »

2. Pour quelles raisons une entreprise ou une organisation du secteur public recourt-elle aujourd’hui au vote électronique ? Quelles sont ses attentes ? Reste-t-il des freins ou des craintes à lever ?

« Les organisations, privées ou publiques, qui optent pour le vote électronique peuvent faire ce choix pour plusieurs raisons : Aujourd’hui le vote électronique est reconnu pour sa fiabilité ; on constate d’ailleurs moins de dysfonctionnements que dans une élection plus traditionnelle et il n’y a donc plus de craintes particulières à lever. Au contraire, pour certaines organisations ce type de vote est un atout pour impliquer davantage les salariés. C’est d’ailleurs une autre raison qui peut inciter les organisations à faire ce choix : elles souhaitent répondre aux attentes et aux habitudes des collaborateurs qui utilisent Internet dans leur quotidien et, ainsi, faciliter l’accès au vote à tous les collaborateurs. Ce faisant, certaines organisations ont l’ambition d’améliorer le taux de participation grâce à ce type de vote. Bien que cela demeure généralement culturel, avec le recul, on constate néanmoins une tendance légèrement haussière sur ce type de scrutin. La petite érosion du taux de participation corrélée à l’arrivée des dernières générations sur le marché du travail, dont l’état d’esprit est différent – plus mobiles, moins attachées à la notion d’entreprise – a pu s’inverser, probablement grâce à ce type de solutions. »
« Pour certaines organisations, le vote électronique est un atout pour impliquer davantage les salariés. »

3. Comment Docaposte, à travers sa marque Voxaly, accompagne-t-elle les organisations dans la gestion de leurs relations sociales ? Quelles solutions et garanties peut-elle leur proposer ?

« Voxaly est un acteur historique, doté d’une expertise de près de 15 ans dans le vote électronique. Grâce à une offre étendue, nous sommes en capacité d’accompagner les organisations publiques et privées dans différents types de scrutins (uninominaux, plurinominaux, anonymes, listes, etc.) en proposant des solutions de vote dématérialisé, mais également du vote mixte ou par correspondance. Nous nous distinguons ainsi par notre capacité à accompagner tout type d’élections du secteur privé (du grand groupe à la TPE), des collectivités et des organisations de la fonction publique d’Etat, territoriale et hospitalière, mais aussi des banques, mutuelles et assurances : Nos solutions s’adressent donc à des salariés, des agents, des actionnaires, des adhérents ou encore des sociétaires. Si nous savons accompagner les organisations lors des temps forts que sont les élections professionnelles, nous sommes aussi en mesure de leur proposer des outils pérennes, accessibles en mode Saas, leur permettant de simplifier et fluidifier la gestion des relations sociales au quotidien : Enfin, en tant qu’acteur Tiers de confiance, leader sur ces outils et solutions, nous proposons aussi un accompagnement adapté aux besoins de nos clients : assistance dans l’aide à la rédaction des documents (comme le règlement électoral) en amont des scrutins, accompagnement juridique, prise en charge sécurisée du traitement et de l’échange des données électeurs (toutes hébergées en France), assistance personnalisée pour les électeurs, dépouillement et production des résultats, etc.  

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*Offre valable pour toute souscription avant le 30 juin 2020 avec frais de mise en service réduits et un abonnement mensuel gratuit (couts de signature électronique inclus). L’abonnement est souscrit sans engagement de durée, et résiliable à tout moment jusqu’au 30 juin 2020. Au-delà du 30 Juin 2020, conditions d’accès au service et  coûts mensuels standards.