Paroles d’experts

[Interview] Facture électronique : « Docaposte propose à ses clients l’ensemble des éléments de la chaîne de traitement de la facture pour garantir une traçabilité sur tout le processus. »

Factures électroniques
06 April 2021

Encouragée par une impulsion politique, la dématérialisation s’impose progressivement à toutes les organisations. Après l’obligation pour toutes les entreprises qui facturent des administrations publiques de le faire de manière dématérialisée (depuis le 1er janvier 2020), la facturation électronique va s’imposer aux échanges BtoB, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Il est donc important d’anticiper cette obligation réglementaire.

Dans un contexte d’accélération de la transformation numérique, généraliser la dématérialisation de ce type de documents permet d’inciter les organisations à digitaliser leurs processus.  De fait, suite aux récentes évolutions réglementaires est né un usage désormais ancré dans de nombreuses entreprises : entre 2016 et 2018, la facturation électronique a ainsi augmenté de 50%, passant de 380 millions de factures à 570 millions.

Outre la mise en conformité, les bénéfices proposés par la facturation électronique sont nombreux, à condition de choisir un partenaire de confiance.

3 questions à Magali Notot, Product Manager offre facture chez Docaposte & Thierry Bourrier, Product Owner offre facture chez Docaposte

1. La réglementation concernant la facture électronique est vaste et évolue rapidement. Quelles sont les grandes évolutions à retenir et leurs conséquences sur le marché et pour les entreprises ?

Magali NototMagali Notot : Sur le plan réglementaire, plusieurs textes relatifs à la facturation électronique se sont succédé depuis 1990 permettant de reconnaître la facture électronique comme équivalente à la facture papier tout en sécurisant les règles de traitement. Le décret n°2013-350 du 25 avril 2013 a permis de généraliser l’usage de la facture électronique en introduisant de nouveaux formats et en assouplissant certaines règles avec, comme objectif, de faciliter la vie des entreprises qui commençaient à adhérer à ces solutions de leur propre initiative.

Thierry BourrierThierry Bourrier : Bientôt, les échanges BtoB seront également concernés : la Loi de Finances est venue apporter un changement majeur avec la généralisation de la facture électronique pour les entreprises du secteur privé. Un nouvel amendement à l'article 153 (du 6 novembre 2020) pour la Loi de Finances 2021 apporte des précisions sur les modalités et le calendrier de mise en application de la facture électronique interentreprises :

  • 2023 : obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures au format électronique et obligation pour les grandes entreprises (> 250 salariés) d’émettre l’ensemble de leurs factures au format électronique ;
  • 2024 : obligation pour les ETI d’émettre l’ensemble de leurs factures au format électronique ;
  • 2025 : obligation pour les TPE et PME d’émettre l’ensemble de leurs factures au format électronique.

Outre l’obligation d’e-invoicing pour les opérations B2B domestiques, cette nouvelle réglementation introduit une autre obligation : l'e-reporting. Ce dernier porte sur l'obligation, pour les assujettis à la TVA, de transmettre à l'administration fiscale les données relatives aux factures B2C ou à des partenaires étrangers, ainsi que l’obligation de transmettre des informations portant sur le traitement des factures, notamment leurs paiements ».

2. Pourquoi anticiper dès à présent la dématérialisation  de la facturation et à quels critères faut-il prêter attention ? Quelles sont les principales attentes des organisations vis-à-vis des prestataires proposant des solutions de facture électronique ?

Thierry Bourrier : Désormais, pour les organisations, l’objectif principal est d’anticiper la mise en conformité avec les obligations qui entreront en vigueur dès le 1er janvier 2023, à savoir :

  • être en capacité d’accepter des factures dématérialisées pour toutes les entreprises
  • être en capacité d’émettre les factures par voie électronique pour les grands comptes

Cette échéance va arriver vite et la dématérialisation de ce type de documents, si elle est mal ou pas anticipée, peut avoir des répercussions sur l’organisation interne et la façon de traiter les flux de factures. La dématérialisation des factures n’appelle pas une réponse unique. Par exemple, les modes de facturation au sein d’une grande entreprise du secteur agro-alimentaire ou automobile diffèrent de ceux d’une PME. La première aura plutôt recours à l’automatisation des échanges de messages logistiques avec ses fournisseurs à travers la mise en place de solutions EDI (Echange de Données Informatisées) donc devra se tourner vers un prestataire en capacité de l’accompagner avec une solution de facture en format EDI. La seconde préfèrera peut-être des factures en format PDF embarquant des  données attachées, via un XML pour automatiser les traitements.

Les entreprises doivent donc se poser les bonnes questions : comment sera intégrée la solution choisie ; quel est le format de facture électronique adapté ; de quelle solution complémentaire pourraient-elles avoir besoin ?  D’autant qu’avec la nouvelle réglementation, les entreprises auront l’obligation d’avoir des données structurées, ainsi le format de facture électronique en PDF simple ne sera plus accepté, ce qui peut poser des difficultés aux petites et moyennes entreprises habituées à ce format.  Il est donc nécessaire d’anticiper les nouveaux changements induits par la réglementation. 

Magali Notot : Au-delà de lutter contre la fraude à la TVA, cette loi est un accélérateur pour les entreprises et doit leur permettre de faire évoluer les processus de facturation et de gagner en agilité via :

  • le suivi régulier de l’avancement du traitement des factures ;
  • l’amélioration du délai d’encaissement des factures ;
  • la fiabilisation des données de facturation et la sécurisation des échanges ;
  • le gain de temps significatif et la réduction des coûts de traitement ;
  • la continuité des services et de l’activité quel que soit le contexte (une attente fortement mise en lumière ces derniers mois). 

Les entreprises attendent donc non seulement un accompagnement au plus près de leurs besoins, en accord avec leur organisation interne afin de disposer de la solution la plus adaptée à leur projet de dématérialisation mais ont aussi besoin de se reposer sur un partenaire qui, au-delà de suivre les évolutions réglementaires soit capable de les anticiper. »

« Nous accompagnons toutes les organisations, grâce à la gamme de facture électronique la plus complète du marché. »

3. Quels sont les principaux atouts de Docaposte sur le marché de la facture électronique ? Quelles solutions Docaposte peut-elle apporter à la fois aux clients et aux fournisseurs ?

Thierry Bourrier : L’un des atouts majeurs de Docaposte est d’être en capacité de répondre aux besoins de toutes les organisations, de la TPE à la PME, en passant par les ETI ou grands comptes, grâce à la gamme de facture électronique la plus complète du marché permettant de traiter les flux de factures entrantes (côté fournisseurs) et sortantes (côté clients) avec:

  • des solutions industrialisées
  • des solutions sur mesure, configurables en fonction des besoins de nos clients.

Nous adressons tous les canaux de diffusion (y compris le courrier jusqu’en 2025 pour les TPE/PME), la dématérialisation privée comme publique (via Chorus Pro ou la nouvelle plateforme gouvernementale). Nous répondons à toutes les typologies de formats de facture (Edifact, XML, UBL, Factur-X, PDF signé, y compris le format papier, qui existera jusqu’en 2025, EDI…).
Nos solutions sont proposées en mode SaaS ou en mode interconnecté (API, SI, ERP) et sont toutes développées en interne, par des experts localisés en France, à proximité de nos clients.

Par ailleurs, nous mettons à la disposition de nos clients un ensemble de services complémentaires pour automatiser le processus de traitement des factures par les comptables en prenant en compte les circuits de validation, de BAP, d’imputation, l’archivage électronique ou encore une brique de paiement associée. 

Magali Notot : En proposant à nos clients l’ensemble des éléments de la chaîne de traitement de la facture, nous leur permettons de garantir une traçabilité sur tout le processus de facturation et une visibilité sur l’étape de traitement de la facture chez le client, améliorant ainsi la relation clients/fournisseurs. Par exemple, grâce à nos briques technologiques d’archivage à valeur probatoire, nous facilitons la recherche et la consultation des factures et garantissons l’origine et l’intégrité des factures conservées dans le respect de la durée légale applicable selon la réglementation propre à chaque pays, ce qui constitue un atout important en cas de litige.

En tant que Tiers de confiance et acteur référent de la transformation numérique, nous suivons et anticipons les évolutions réglementaires pour permettre à chaque entreprise d’accélérer sa transformation en confiance et garantissons la conformité des documents selon les normes en vigueur. Nous assurons également leur sécurité, un critère primordial car les informations échangées au sein des factures sont sensibles, d’autant plus que la solution choisie va s’imbriquer dans les systèmes d’informations (SI) de l’entreprise. Nos infrastructures garantissent le respect des valeurs de neutralité, d’universalité et de pérennité : un gage de réassurance pour les fournisseurs et les clients. 

Pour résumer, Docaposte apporte aux entreprises toutes les garanties nécessaires pour qu’elles réussissent la dématérialisation de la facturation :

  • acteur de confiance bénéficiant de toutes les certifications nécessaires et garant de la conformité du processus ;
  • acteur capable de se positionner sur l’ensemble de la chaîne de traitement de la facture fournisseur ou client, de la numérisation au bon à payer des factures entrantes ;
  • acteur pérenne, filiale numérique du Groupe La Poste ; c’est un critère déterminant car les entreprises ont besoin d’opérateurs qui pourront être à leurs côtés dans 4, 6 ou 10 ans en cas de contrôle fiscal. »

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