Paroles d’experts

Digitalisation des RH : « Faciliter la vie des gestionnaires RH tout en simplifiant le quotidien des collaborateurs »

14 May 2020

3 questions à Nadia Amal, Responsable Marketing en charge des Nouvelles Offres, Innovation et Projets transverses chez Docaposte

portrait de Stéphane IngrassiaLa fonction RH se transforme progressivement, au gré des évolutions permises par la réglementation, d’une part, et par le numérique, d’autre part.
Au-delà de la paie, la dématérialisation touche de plus en plus de processus et permet à l’entreprise d’offrir une nouvelle expérience à ses salariés.

Comment la digitalisation des RH impacte-t-elle la relation avec le collaborateur ?

1. Quel état des lieux de la digitalisation RH peut-on dresser ? Comment ce constat diffère-t-il selon les entreprises ?

« Si, au global, les processus RH sont de plus en plus digitalisés dans l’entreprise, la France reste à la traîne par rapport aux autres pays européens. A titre d’exemple, la dématérialisation du bulletin de paie concerne seulement 20% des entreprises. Par ailleurs, le degré de maturité en matière de digitalisation RH diffère en fonction de la taille des organisations. Si ce sujet est plutôt bien porté par les grandes entreprises, qui ont massivement adopté le bulletin de paie dématérialisé, les PME et ETI sont encore très en retard.

En fait, les entreprises qui investissent sont généralement celles qui ont mis en place une politique RH innovante et une politique RSE forte. Aujourd’hui, contrairement à il y a 3 ans, les DRH ne s’interrogent plus sur l’intérêt du digital, mais se posent plutôt la question des moyens à mettre en œuvre pour accélérer leur transformation digitale et ne savent pas toujours par où commencer. »

2. Qu’attendent concrètement les DRH de la digitalisation ? De même, quelles sont les attentes des collaborateurs ?

« Pour les DRH, les attentes sont, en premier lieu, d’ordre économique. Leur enjeu est d’optimiser leurs processus dans une logique de gain de productivité et de fluidification des relations avec les collaborateurs.

Le digital est le vecteur d’une double transformation : il permet de faciliter la vie des gestionnaires RH tout en simplifiant le quotidien des collaborateurs. Les RH bénéficient ainsi d’une optimisation des processus chronophages sans valeur ajoutée et peuvent se recentrer sur l’accompagnement des salariés. De plus, la digitalisation des parcours collaborateurs permet aux DRH de répondre à un autre défi : lutter contre le turnover et gagner la guerre des talents en fidélisant les collaborateurs. Plus la vie au travail d’un salarié est simplifiée, plus son engagement est fort. Or, le désengagement des collaborateurs coûte cher à l’entreprise : plus de 13 000 euros par an et par employé.

Toute cette politique de transformation RH permet aussi aux décideurs de mettre en valeur leur marque employeur. Selon une étude du cabinet Althéa, une entreprise proposant des outils digitaux renvoie une image de performance pour 72% des salariés et 66% estiment qu’en se digitalisant, elle se met au service des collaborateurs. D’ailleurs, la manière d’embarquer le collaborateur dans la transformation numérique de l’entreprise répond aussi à un enjeu managérial, appelé « la symétrie des attentions », dont le postulat est que la qualité de la relation entre une entreprise et ses clients doit être similaire à celle entre cette même entreprise et ses salariés.

De leur côté, les collaborateurs ont des attentes liées à la qualité de vie au travail. Les salariés d’aujourd’hui sont avant tout des consommateurs avec des réflexes liés à leurs modes de consommation. C’est pourquoi ils souhaitent retrouver dans l’entreprise des outils aussi simples et efficaces que ceux qu’ils utilisent tous les jours à titre personnel. En facilitant le quotidien du collaborateur, l’entreprise lui offre une source de satisfaction supplémentaire. »

« Certaines solutions numériques deviennent indispensables au maintien de l’activité et à la relation entre le collaborateur et l’entreprise. »

3. Comment se positionne Docaposte sur ce marché et avec quelles solutions ? Dans le contexte actuel, comment ces solutions assurent-elles la pérennité de la relation entre l’entreprise et ses collaborateurs ?

« Docaposte propose des solutions vouées à simplifier la vie du RRH, d’une part, et du collaborateur, d’autre part. C’est le cas, par exemple, de notre solution de diffusion du bulletin de paie dématérialisé dans Digiposte, le coffre-fort numérique sécurisé de La Poste. En mars et en avril, de nombreuses entreprises n’ont pu distribuer les fiches de paie faute d’un système adapté à la situation exceptionnelle que nous avons rencontrée. Sans aucun doute, le contexte actuel va accélérer la dématérialisation de ce type de documents… De plus, cette solution est à la fois un atout pour les RH et une manière pour l’employeur d’apporter un service supplémentaire à ses collaborateurs. Ces derniers peuvent, en effet, utiliser Digiposte aussi bien dans leur vie professionnelle que dans leur vie personnelle, dans le cadre de démarches administratives.

La situation dans laquelle nous vivons depuis plusieurs semaines, où le télétravail a pris une place prépondérante, rend le maintien de la relation avec les collaborateurs, désormais à distance, primordiale pour un grand nombre de DRH. Suite au confinement, certaines entreprises, qui n’avaient jusqu’alors pas encore passé le cap de la digitalisation de leurs process, se retrouvent ralenties ou même bloquées dans la réalisation de certains échanges. Même dans les organisations déjà passées au numérique, un grand nombre souhaite enclencher la vitesse supérieure. Ainsi, certaines solutions numériques deviennent indispensables au maintien de l’activité et à la relation entre le collaborateur et l’entreprise.

Nos solutions numériques RH permettent ainsi de maintenir la relation avec les collaborateurs à distance, de centraliser et de traiter leurs demandes via une plateforme unique. Ces solutions globales dites de « case management », telles que la mise en place d’un portail RH, permettent de gérer et de centraliser l’ensemble des demandes des collaborateurs, de rationaliser les processus (et les coûts) et de distribuer efficacement les tâches.
Ce type de solutions facilite donc les échanges avec les RH en permettant notamment la diffusion de documents liés à un contexte amené à évoluer tous les jours.

D’autres solutions 100% dématérialisées comme le vote électronique permettent, par exemple, aux RH d’organiser leurs scrutins d’élections professionnelles grâce à une plateforme. Celle-ci permet de gérer le processus depuis l’envoi par e-mail ou par courrier des professions de foi des candidats jusqu’au recueil du suffrage en lui-même et au dépouillement en quasi temps réel. L’outil se charge aussi de produire le procès-verbal de résultat conformément à la législation en vigueur.

Grâce aux outils numériques, la vie de l’entreprise peut se poursuivre et le lien avec les collaborateurs est maintenu, quel que soit le contexte. D’ailleurs, les entreprises déjà engagées dans la dématérialisation ont pu en faire l’expérience avec la crise sanitaire. Celle-ci pourrait d’ailleurs booster la digitalisation des entreprises et du travail, de manière générale. Selon un sondage de l’ANDRH (Association Nationale des DRH), parmi les conséquences positives de cette crise, 33% des DRH anticipent une digitalisation accélérée de l’entreprise et 12% entendent miser sur la formation à distance. »

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Mots clés : général

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1. Quel état des lieux de la digitalisation RH peut-on dresser ? Comment ce constat diffère-t-il selon les entreprises ?

« Si, au global, les processus RH sont de plus en plus digitalisés dans l’entreprise, la France reste à la traîne par rapport aux autres pays européens. A titre d’exemple, la dématérialisation du bulletin de paie concerne seulement 20% des entreprises. Par ailleurs, le degré de maturité en matière de digitalisation RH diffère en fonction de la taille des organisations. Si ce sujet est plutôt bien porté par les grandes entreprises, qui ont massivement adopté le bulletin de paie dématérialisé, les PME et ETI sont encore très en retard. En fait, les entreprises qui investissent sont généralement celles qui ont mis en place une politique RH innovante et une politique RSE forte. Aujourd’hui, contrairement à il y a 3 ans, les DRH ne s’interrogent plus sur l’intérêt du digital, mais se posent plutôt la question des moyens à mettre en œuvre pour accélérer leur transformation digitale et ne savent pas toujours par où commencer. »

2. Qu’attendent concrètement les DRH de la digitalisation ? De même, quelles sont les attentes des collaborateurs ?

« Pour les DRH, les attentes sont, en premier lieu, d’ordre économique. Leur enjeu est d’optimiser leurs processus dans une logique de gain de productivité et de fluidification des relations avec les collaborateurs. Le digital est le vecteur d’une double transformation : il permet de faciliter la vie des gestionnaires RH tout en simplifiant le quotidien des collaborateurs. Les RH bénéficient ainsi d’une optimisation des processus chronophages sans valeur ajoutée et peuvent se recentrer sur l’accompagnement des salariés. De plus, la digitalisation des parcours collaborateurs permet aux DRH de répondre à un autre défi : lutter contre le turnover et gagner la guerre des talents en fidélisant les collaborateurs. Plus la vie au travail d’un salarié est simplifiée, plus son engagement est fort. Or, le désengagement des collaborateurs coûte cher à l’entreprise : plus de 13 000 euros par an et par employé. Toute cette politique de transformation RH permet aussi aux décideurs de mettre en valeur leur marque employeur. Selon une étude du cabinet Althéa, une entreprise proposant des outils digitaux renvoie une image de performance pour 72% des salariés et 66% estiment qu’en se digitalisant, elle se met au service des collaborateurs. D’ailleurs, la manière d’embarquer le collaborateur dans la transformation numérique de l’entreprise répond aussi à un enjeu managérial, appelé « la symétrie des attentions », dont le postulat est que la qualité de la relation entre une entreprise et ses clients doit être similaire à celle entre cette même entreprise et ses salariés. De leur côté, les collaborateurs ont des attentes liées à la qualité de vie au travail. Les salariés d’aujourd’hui sont avant tout des consommateurs avec des réflexes liés à leurs modes de consommation. C’est pourquoi ils souhaitent retrouver dans l’entreprise des outils aussi simples et efficaces que ceux qu’ils utilisent tous les jours à titre personnel. En facilitant le quotidien du collaborateur, l’entreprise lui offre une source de satisfaction supplémentaire. »
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