e-administration

« La mobilité des élus, un facteur d’agilité pour la collectivité »

Mobilité et agilité reltion citoyens
22 February 2018

Les élus des collectivités doivent eux aussi faire plus en toujours aussi peu de temps. La dématérialisation et la signature électronique leur permettent d’éviter les allers-retours inutiles et d’accéder en mobilité à leurs documents. Cette mobilité au sens large passe par l’interopérabilité des solutions et la simplification des usages.

Des plus petites communes aux grandes agglomérations, le quotidien des élus a au moins autant évolué que celui de leurs administrés. Être plus proche des citoyens signifie souvent, pour les élus, être plus souvent qu’auparavant « sur le terrain », au contact des usagers. Avec la saisine par voie électronique, les citoyens ont aussi pris l’habitude de s’adresser plus fréquemment par email à leur commune, et donc à leurs élus. Il faut ajouter à cela les effets de la loi Notre. Le renforcement des intercommunalités élargit le périmètre d’intervention des élus. A prendre en compte également, le fait que nombre d’élus exercent aussi une activité professionnelle en parallèle de leur mandat. Au bout du compte, le principal défi pour l’élu en 2018 est de gagner du temps.

 

Administrer en mobilité

Car le travail d’un élu comporte une face cachée. Derrière chaque délibération, et presque derrière chaque contact avec les citoyens, se cache une formalité administrative, une signature ou la préparation d’un dossier ou d’une séance de conseil ou de commission. Avec l’extension du périmètre d’intervention des collectivités locales, ces tâches administratives ne se sont pas réduites, bien au contraire. Mais les élus peuvent aujourd’hui profiter des efforts accomplis par les services administratifs pour optimiser leurs procédures grâce à la dématérialisation. Rien n’interdit plus en effet d’utiliser la signature électronique pour permettre à un élu de signer sur tablette, en déplacement ou à son domicile, ce bon de commande qui aurait dû attendre auparavant plus d’une semaine dans un parapheur que l’élu passe en mairie.

 

La mobilité au sens large

De l’aveu même de la quasi-totalité des directions informatiques des collectivités, l’enjeu n’est plus tant la mise en œuvre de ces technologies, mais leur adaptation aux contraintes particulières des élus en mobilité. Il s’agit d’organiser une mobilité au sens large, conçue pour faciliter réellement la vie des élus sans compliquer celle des agents ou de la direction informatique. Le premier critère clé pour atteindre cet objectif est l’interopérabilité. La solution de dématérialisation des échanges avec les élus ou le parapheur électronique  sont en effet appelés à communiquer avec les différents logiciels qui composent le système d’information de la collectivité. Dans le cadre de communautés de communes qui feraient le choix d’une même solution de mobilité, le nombre de logiciels est démultiplié et rend d’autant plus important de s’assurer de l’interopérabilité de l’ensemble. Cette ’interopérabilité est aussi un élément important du second critère clé pour la réussite d’un tel projet, la simplicité d’usage.

 

Veiller à lever tous les obstacles à l’usage

Bien sûr, les interfaces doivent être conçues et au besoin adaptées pour simplifier la vie des élus et leur permettre d’effectuer, a minima, les mêmes tâches qu’ils réalisent dans le « monde papier » (consultation et annotation des documents, même hors connexion, gestion des présences et des délégations de pouvoirs ou de votes…). Mais il faut aussi tenir compte des éventuels inconforts liés à l’outil numérique lui-même. La solution doit par exemple permettre de n’utiliser qu’un seul mot de passe pour tous les mandats. La collectivité devra aussi veiller à mettre en place une gestion à distance des inévitables mises à jour des smartphones, tablettes et applications via la mise en place d’une solution de « Mobile Device Management » afin de garantir un parfait fonctionnement du service. La simplicité d’usage passe aussi par la capacité, pour l’élu, à accéder à la même information depuis la tablette Android qui lui aura été fournie par la collectivité ou depuis son ordinateur Windows à domicile ou son smartphone personnel iPhone… Si l’on peut résumer cela à une règle simple, la technologie ne doit jamais faire obstacle.

 

Économiser les ressources et gagner en agilité

A ces conditions, et moyennant une phase d’expérimentation qui doit impliquer les élus dès le départ afin qu’ils s’approprient les nouvelles méthodes de travail, le recours au numérique pour favoriser la mobilité des élus présente de nombreux avantages. Les collectivités qui l’ont expérimenté se retrouvent toutes sur le constat d’un gain de temps et d’une plus grande flexibilité, à la fois pour les élus et les agents. La mise en œuvre de la signature électronique, par exemple, se traduit par une consommation de papier et des coûts d’affranchissements divisés par deux en moyenne, sans compter la réduction du délai de signature des actes et décisions.

Dans le cadre de la préparation des séances de conseil, les gains sont tout aussi significatifs. L’envoi électronique supprime d’emblée les 4 à 5 jours nécessaires à l’impression et l’expédition en courrier recommandé des quelques 500 à 1000 pages qui composent habituellement un dossier de séance. Dans la plupart des cas, il évite aussi de devoir perturber le fonctionnement normal de plusieurs services, parmi lesquels les services généraux chargés du courrier, pour mener à bien l’opération. La capacité à accompagner les élus en mobilité grâce au numérique se révèle en définitive bénéfique pour le fonctionnement global de la collectivité. Celle-ci y gagne en agilité dans la mise en œuvre des décisions et en disponibilité de ses ressources au service des usagers.

 

Pierre-André Florat, Directeur général délégué, DOCAPOST FAST

Vanessa FLEISZBEIN, Chef de produit mobilité, DOCAPOST FAST

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Rien n’interdit plus en effet d’utiliser la signature électronique pour permettre à un élu de signer sur tablette, en déplacement ou à son domicile, ce bon de commande qui aurait dû attendre auparavant plus d’une semaine dans un parapheur que l’élu passe en mairie.   La mobilité au sens large De l’aveu même de la quasi-totalité des directions informatiques des collectivités, l’enjeu n’est plus tant la mise en œuvre de ces technologies, mais leur adaptation aux contraintes particulières des élus en mobilité. Il s’agit d’organiser une mobilité au sens large, conçue pour faciliter réellement la vie des élus sans compliquer celle des agents ou de la direction informatique. Le premier critère clé pour atteindre cet objectif est l’interopérabilité. La solution de dématérialisation des échanges avec les élus ou le parapheur électronique  sont en effet appelés à communiquer avec les différents logiciels qui composent le système d’information de la collectivité. Dans le cadre de communautés de communes qui feraient le choix d’une même solution de mobilité, le nombre de logiciels est démultiplié et rend d’autant plus important de s’assurer de l’interopérabilité de l’ensemble. Cette ’interopérabilité est aussi un élément important du second critère clé pour la réussite d’un tel projet, la simplicité d’usage.   Veiller à lever tous les obstacles à l’usage Bien sûr, les interfaces doivent être conçues et au besoin adaptées pour simplifier la vie des élus et leur permettre d’effectuer, a minima, les mêmes tâches qu’ils réalisent dans le « monde papier » (consultation et annotation des documents, même hors connexion, gestion des présences et des délégations de pouvoirs ou de votes…). Mais il faut aussi tenir compte des éventuels inconforts liés à l’outil numérique lui-même. La solution doit par exemple permettre de n’utiliser qu’un seul mot de passe pour tous les mandats. La collectivité devra aussi veiller à mettre en place une gestion à distance des inévitables mises à jour des smartphones, tablettes et applications via la mise en place d’une solution de « Mobile Device Management » afin de garantir un parfait fonctionnement du service. La simplicité d’usage passe aussi par la capacité, pour l’élu, à accéder à la même information depuis la tablette Android qui lui aura été fournie par la collectivité ou depuis son ordinateur Windows à domicile ou son smartphone personnel iPhone… Si l’on peut résumer cela à une règle simple, la technologie ne doit jamais faire obstacle.   Économiser les ressources et gagner en agilité A ces conditions, et moyennant une phase d’expérimentation qui doit impliquer les élus dès le départ afin qu’ils s’approprient les nouvelles méthodes de travail, le recours au numérique pour favoriser la mobilité des élus présente de nombreux avantages. Les collectivités qui l’ont expérimenté se retrouvent toutes sur le constat d’un gain de temps et d’une plus grande flexibilité, à la fois pour les élus et les agents. La mise en œuvre de la signature électronique, par exemple, se traduit par une consommation de papier et des coûts d’affranchissements divisés par deux en moyenne, sans compter la réduction du délai de signature des actes et décisions. Dans le cadre de la préparation des séances de conseil, les gains sont tout aussi significatifs. L’envoi électronique supprime d’emblée les 4 à 5 jours nécessaires à l’impression et l’expédition en courrier recommandé des quelques 500 à 1000 pages qui composent habituellement un dossier de séance. Dans la plupart des cas, il évite aussi de devoir perturber le fonctionnement normal de plusieurs services, parmi lesquels les services généraux chargés du courrier, pour mener à bien l’opération. 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