e-administration

Fort-de-France, le numérique accélère le traitement des décisions

Relation Citoyens Martinique Fort de France DOCAPOST
07 December 2017

Lancée en 2007 avec pour objectif d’accélérer la transmission des actes soumis au contrôle de légalité, la démarche de transformation numérique a évolué en à peine dix ans. Elle intègre aujourd’hui la signature électronique des actes, l’organisation des séances du conseil municipal et la mise en exécution des décisions.

Objectifs de la transformation numérique

Forte de 90 000 habitants, la municipalité de Fort-de-France est engagée depuis 2007 dans la transformation numérique de ses processus administratifs. Elle fait partie des premières communes en France à avoir expérimenté la solution DOCAPOST Fast de dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité en préfecture. D’emblée, la collectivité y a vu l’opportunité de réduire le délai de retour des accusés de réception des actes transmis en préfecture (plusieurs jours, mais non prévisible). À plus long terme, ce projet lui permettait de s’inscrire dans une démarche globale de dématérialisation de la chaîne de traitement des délibérations.

Solution mise en oeuvre

Le principal intérêt de l’approche adoptée réside dans sa simplicité. La transmission des actes, délibérations ou arrêtés pour contrôle de légalité n’exige ni logiciel métier spécifique, ni modification de l’organisation de travail. Cette facilité de mise en œuvre a permis à la mairie de Fort-de-France de franchir rapidement les étapes suivantes, à commencer par la signature électronique des actes administratifs. La dématérialisation concerne aujourd’hui l’ensemble de l’activité de préparation et de tenue des séances de conseil, depuis l’envoi des convocations et des documents de séance (consultables sur tablette), jusqu’à la communication aux services des décisions validées par la préfecture.

Bénéfices pour la collectivités

Pour les services chargés de la préparation et du suivi des décisions comme pour les élus, la dématérialisation est synonyme de gain de temps, de simplification. Le dispositif contribue aussi à renforcer la conformité réglementaire, grâce à la traçabilité et à l’horodatage systématique à chaque étape. En aval, les services concernés disposent plus rapidement des documents nécessaires pour mettre à exécution les décisions prises. Dernier point et non des moindres, la démarche permet une importante économie en évitant de consommer chaque année plusieurs tonnes de documents papier dont la durée de vie était limitée au temps de la séance.

 

La dématérialisation constitue une évolution fondamentale des comportements et des pratiques. Elle participe de notre ambition de favoriser une communication plus directe avec la population et de lui proposer les services d’une administration moderne et performante. Dans ce type de démarche, les gains sont multiples et transversaux. Pour les élus, c’est le moyen de disposer, en tous lieux et à tout moment, de l’information nécessaire à nos interventions, décisions, ou pour apporter à nos concitoyens les réponses qu’ils attendent. La dématérialisation de l’organisation des séances de conseil municipal et de l’exécution des décisions favorise non seulement la fluidité des échanges, mais elle améliore aussi les contrôles rendus indispensables par l’évolution de la réglementation. Il est aujourd’hui possible de répondre plus facilement et plus rapidement aux demandes de validation souhaitées par les services. Et l’on évite d’avoir à affronter une pile de parapheurs !

Didier LAGUERRE
Maire de Fort-de-France

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"Être plus performant pour être plus disponible pour la population et les services" Didier LAGUERRE - Maire de Fort-de-France
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Lancée en 2007 avec pour objectif d’accélérer la transmission des actes soumis au contrôle de légalité, la démarche de transformation numérique a évolué en à peine dix ans. Elle intègre aujourd’hui la signature électronique des actes, l’organisation des séances du conseil municipal et la mise en exécution des décisions.

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Forte de 90 000 habitants, la municipalité de Fort-de-France est engagée depuis 2007 dans la transformation numérique de ses processus administratifs. Elle fait partie des premières communes en France à avoir expérimenté la solution DOCAPOST Fast de dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité en préfecture. D’emblée, la collectivité y a vu l’opportunité de réduire le délai de retour des accusés de réception des actes transmis en préfecture (plusieurs jours, mais non prévisible). À plus long terme, ce projet lui permettait de s’inscrire dans une démarche globale de dématérialisation de la chaîne de traitement des délibérations.

Solution mise en oeuvre

Le principal intérêt de l’approche adoptée réside dans sa simplicité. La transmission des actes, délibérations ou arrêtés pour contrôle de légalité n’exige ni logiciel métier spécifique, ni modification de l’organisation de travail. Cette facilité de mise en œuvre a permis à la mairie de Fort-de-France de franchir rapidement les étapes suivantes, à commencer par la signature électronique des actes administratifs. La dématérialisation concerne aujourd’hui l’ensemble de l’activité de préparation et de tenue des séances de conseil, depuis l’envoi des convocations et des documents de séance (consultables sur tablette), jusqu’à la communication aux services des décisions validées par la préfecture.

Bénéfices pour la collectivités

Pour les services chargés de la préparation et du suivi des décisions comme pour les élus, la dématérialisation est synonyme de gain de temps, de simplification. Le dispositif contribue aussi à renforcer la conformité réglementaire, grâce à la traçabilité et à l’horodatage systématique à chaque étape. En aval, les services concernés disposent plus rapidement des documents nécessaires pour mettre à exécution les décisions prises. Dernier point et non des moindres, la démarche permet une importante économie en évitant de consommer chaque année plusieurs tonnes de documents papier dont la durée de vie était limitée au temps de la séance.  
La dématérialisation constitue une évolution fondamentale des comportements et des pratiques. Elle participe de notre ambition de favoriser une communication plus directe avec la population et de lui proposer les services d’une administration moderne et performante. Dans ce type de démarche, les gains sont multiples et transversaux. Pour les élus, c’est le moyen de disposer, en tous lieux et à tout moment, de l’information nécessaire à nos interventions, décisions, ou pour apporter à nos concitoyens les réponses qu’ils attendent. La dématérialisation de l’organisation des séances de conseil municipal et de l’exécution des décisions favorise non seulement la fluidité des échanges, mais elle améliore aussi les contrôles rendus indispensables par l’évolution de la réglementation. Il est aujourd’hui possible de répondre plus facilement et plus rapidement aux demandes de validation souhaitées par les services. Et l’on évite d’avoir à affronter une pile de parapheurs ! Didier LAGUERRE Maire de Fort-de-France
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