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Telecom expense management : définition et solutions pour entreprise

Telecom expense management : définition et solutions pour entreprise

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Le 10.01.2023

5 min

Avec l'augmentation du télétravail et l’usage par les collaborateurs d’équipements technologiques (matériels informatiques, tablettes, smartphones, objets connectés, …) toujours plus nombreux, les entreprises sont confrontées à une gestion plus complexe de ces actifs.

Le Telecom Expense Management (TEM) est un service couramment utilisé pour automatiser la gestion et optimiser les approvisionnements, les coûts et l'utilisation de ces derniers, tout en garantissant la sécurité des données et en améliorant le confort de travail des employés.

Le TEM permet aux entreprises de gérer la complexité

Le marché du TEM apparaît aux États-Unis et en Europe dans les années 2000, dans un contexte de fin des monopoles et de déréglementation qui a multiplié les opérateurs. Avec l’apparition d’offres toujours plus nombreuses, les entreprises font face à une plus grande complexité dans la gestion de leurs actifs télécoms. Le TEM permet alors d’offrir aux entreprises un outil de gestion de leur parc de télécommunications et d'optimisation des dépenses associées. 

La téléphonie mobile devient rapidement l'enjeu principal, d’autant plus que les smartphones se popularisent en entreprise avec l’arrivée du premier iPhone en 2007. Ils viennent alors progressivement s’ajouter à un parc de téléphones fixes.

Au début des années 2010 la gestion de parcs et l'optimisation des factures télécoms sont délaissées au profit du déploiement et de la sécurisation des terminaux et applications mobiles qui visent à augmenter la productivité des collaborateurs. De nombreuses organisations acceptent ou s’adaptent au BYOD Bring Your Own Device, c’est-à-dire que les collaborateurs utilisent leur smartphone et forfait mobile personnels dans le cadre de leur activité professionnelle.Lutilité du TEM paraît alors momentanément moins évidente. Cette tendance, combinée à la baisse régulière du coût mensuel du forfait mobile, fait passer les enjeux du TEM derrière ceux de l'Entreprise Mobility Management (EMM), approche plus globale que le TEM pour sécuriser et permettre un usage des smartphones compatible avec les exigences du monde professionnel.

Depuis 2017, la tendance est à l'Unified Endpoint Management (UEM), c'est-à-dire à l’unification et à l'intégration des différents actifs et technologies de communication afin de mettre en avant les enjeux métier et les attentes des collaborateurs. 

Si le budget télécom reste stable pour les entreprises, il est plus que probable que le nombre d’actifs tertiaires (smartphones, tablettes) comme industriels (compteurs intelligents et dispositifs de pilotage et d’exploitation connectés) augmente très fortement dans un avenir proche. En effet, l'internet des objets comptabiliserait désormais environ 30 milliards d’équipements connectés (avec un accroissement de plus de 20% chaque année)*, et par conséquent les défis de gestion à relever par le TEM sont nombreux et d’autant plus impératifs que la pandémie récente et le télétravail ont rendu presque obsolètes la téléphonie fixe en entreprise. De la même manière, les collaborateurs préfèrent désormais passer leurs appels via des outils collaboratifs dématérialisés. 

Les principales fonctions gérées par le TEM

Aujourd’hui, le TEM élargit sa portée au-delà de ses origines télécom pour inclure tous les actifs technologiques matériels et immatériels, telles que les licences logicielles par exemple, tout en continuant à gérer le parc et à en optimiser les factures.

Ainsi, un programme TEM efficace gère le cycle de vie complet d'une dépense de télécommunications, mais intègre aussi d’autres fonctions. Parmi les fonctionnalités clés, on peut citer :

  • la gestion des demandes des collaborateurs (via l’ITSM) ;
  • la gestion des stocks et le contrôle des modifications
  • la gestion de l'approvisionnement (fournisseurs)
  • la gestion des achats et la gestion des commandes
  • la gestion de l'utilisation et la refacturation
  • le traitement des paiements
  • la gestion de la mise en retraite du matériel et des applications
  • le reporting et la Business Intelligence

Compte tenu de la nature hautement complexe des environnements de télécommunication, cette possibilité d'optimiser les opérations paraît inestimable. 

Telecom Expense Management : quels sont les avantages

Une solution TEM est généralement un service proposé sur le cloud qui résout une variété de problèmes douloureux, coûteux et chronophages. Conçu pour apporter, améliorer ou faciliter les processus de gestion des actifs existants, il offre de nouvelles perspectives et comporte de nombreux avantages.

Le TEM permet tout d’abord à une entreprise de mieux comprendre et gérer les factures de télécommunications de ses collaborateurs. 

Il offre également plus de visibilité pour un meilleur suivi des consommations, permettant de vérifier l'application des contrats et d'identifier automatiquement et finement les dérives. De même, il offre une visibilité sur les volumes consommés et permet de suivre les demandes de résiliation de lignes. 

En utilisant le Telecom Expense Management, une organisation peut aussi obtenir des statistiques précises sur les différents coûts et s’affranchir en partie des données fournies par les opérateurs pour construire des axes analytiques personnalisés et ses propres règles comptables. 

D’un point de vue qualité, le TEM contribue à l’élimination des erreurs manuelles et automatise certaines tâches, comme le reporting quotidien des dépenses, ce qui apporte de grands gains de temps.

Enfin, le TEM renforce la sécurité également et limite le risque de fuites en centralisant les informations sensibles.

La solution TEM de Docaposte

Lancée en 2013, l’offre de TEM de Docaposte accompagne les entreprises pour administrer, gérer, commander, analyser et contrôler l’état, la consommation et les usages de leurs actifs technologiques. Elle permet un pilotage centralisé et en temps réel de l’espace numérique de travail des collaborateurs et répond à tous les besoins fonctionnels métiers d’une organisation.