Comment signer un bail à distance ?

La crise du COVID-19 a bousculé les processus opérationnels dans le secteur immobilier : les professionnels du secteur ont dû trouver des solutions pour pallier les restrictions mises en place à ce moment-là telles que les mesures de distanciation sociale, peu compatibles avec les rendez-vous d’usage pour finaliser la location de biens. En général, les parties se réunissent physiquement pour procéder à la signature du bail. 

La digitalisation s’est, depuis, accélérée, favorisant notamment l’adoption de procédures de signature à distance grâce à des outils de signature électronique sécurisés, qui simplifient les échanges, facilitent les transactions et permettent de signer un bail sans avoir à se déplacer. Gros plan sur la signature du bail de location à distance. 

Quelles procédures permettent de signer un bail à distance ?

Trois possibilités s’offrent aux locataires qui souhaitent signer leur bail à distance.

• Recourir à la procuration est le premier moyen dont disposent les locataires qui ne souhaitent ou ne peuvent pas se déplacer. Un garant (souvent un parent) géographiquement proche du bailleur peut se substituer au locataire pour le rendez-vous de signature, à condition qu’il soit en possession des différents justificatifs requis.
• Une seconde option est de passer par voie postale pour l’envoi du bail et le renvoi du document signé. Cette procédure est parfaitement légale, mais prend plus de temps et occasionne quelques frais.
• Enfin, lorsqu’ils sont dans l’incapacité de se réunir physiquement, ou par commodité, les locataires comme les bailleurs (ou les agences qui les représentent) peuvent recourir au bail numérique. Le développement de la signature électronique permet désormais de signer tout un ensemble de contrats (comme les baux locatifs, mais aussi les contrats de ventes immobilières dans le neuf) de manière parfaitement sécurisée et à distance.

Signature électronique du bail locatif et réglementation

La valeur juridique de la signature électronique est reconnue par le Code civil (articles 1366 et 1367). Par ailleurs, la loi ELAN du 24 novembre 2018 encourage la dématérialisation du secteur immobilier, et rend possible d’établir un contrat de location au moyen d’un bail signé électroniquement.

En France, la signature électronique est réglementée par la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique et par le règlement (UE) no 910/2014 dit « eIDAS ». Ces textes définissent les conditions dans lesquelles la signature électronique peut être utilisée et reconnue comme valide. Ils stipulent aussi que la signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite lorsqu'elle respecte les critères suivants :

• elle est unique et exclusivement liée à la personne qui la délivre ;
• elle est sécurisée et protégée contre toute modification ou falsification ;
• elle est associée de manière indissociable au document qu'elle authentifie ;
• elle est apposée sur un document qui respecte certaines conditions de forme. 

Par ailleurs, tout comme le bail locatif papier, le bail locatif électronique doit être écrit et doit contenir certaines mentions obligatoires, à savoir :

• les caractéristiques du logement (adresse, période de sa construction, superficie, nombre de pièces, équipements en cas de location meublée …) ;
• le loyer et les frais annexes (le montant des charges locatives et du dépôt de garantie, la date retenue pour le paiement mensuel du loyer) la durée du bail, le montant du loyer, ...
• les conditions de location (location courte ou longue durée) ;
• les informations relatives aux parties (nom, prénom pour le bailleur, le locataire et l’éventuel garant, ainsi que la profession et les revenus de ces derniers, …) ;

Le bail doit aussi annexer les diagnostics obligatoires, le règlement de copropriété, l’acte de cautionnement, etc.

Les parties peuvent donc librement choisir de signer un bail de manière manuscrite ou de signer un bail par voie électronique, sous réserve de respecter les conditions énoncées ci-dessus. Bien entendu, lorsque le bail est signé de manière électronique, le locataire doit être informé des modalités de signature et du fonctionnement de la signature électronique.

Comment signe-t-on concrètement un bail électronique à distance ?

Pour signer un bail électronique, le bailleur a recours à un prestataire de confiance qui propose une solution numérique conforme aux réglementations en vigueur. Ce type d’outil en ligne permet de créer un bail numérique et de le faire signer électroniquement à distance. Le bailleur va saisir les informations requises et ainsi créer un contrat de location numérique personnalisé, qui sera ensuite envoyé au locataire (et au garant éventuel) pour qu’il appose sa signature sur le document électronique via un dispositif sécurisé. 

La signature électronique consiste le plus souvent à cliquer sur un bouton « signer », puis à saisir un code transmis par SMS pour s’identifier et formaliser son consentement. L’opération est très rapide. Une fois signé, le bail est scellé informatiquement pour rendre toute modification impossible. Enfin, un archivage certifié (conforme à la norme NF Z 42-013) permettra de conserver le bail pendant plusieurs années.

Les avantages de signer le bail à distance

Si les avantages du bail numérique sont multiples (garanties apportées par la signature électronique, processus simplifié), c’est bien la possibilité de le signer à distance qui apporte le plus de souplesse à cette procédure. Les gains de temps sont considérables (plus de déplacement, plus de rendez-vous pour la signature, plus de paraphage de tous les documents). Par conséquent, la signature électronique favorise la contractualisation, le taux de conversion est supérieur dans les procédures numériques. Signer un bail grâce à la signature électronique c’est donc allier efficacité et productivité !

Les solutions de signature électronique de Docaposte 

Docaposte propose la gamme de signature électronique la plus complète du marché. La signature électronique de Docaposte permet de déployer efficacement des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés, quel que soit le canal, tout en respectant les normes légales et réglementaires en vigueur. 

Adaptée à l’ensemble des secteurs d'activité, la signature électronique de Docaposte permet à chaque entreprise d’accélérer la dématérialisation de ses processus et d’être plus agile aujourd’hui et demain.