La conservation du fichier de preuve d'une signature électronique

Valeur juridique de la signature électronique : usages et obligations légales

Avant de nous intéresser au fichier de preuve, il faut comprendre ce qui donne sa portée à une signature électronique. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, à condition de respecter un cadre précis. Le droit français et le règlement européen fixent ensemble les exigences qui rendent l'acte fiable, et donc recevable en cas de litige.

Les obligations légales concernant la signature électronique

Selon l'article 1367 du Code civil : « la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. » Lorsqu'elle est numérique, elle repose sur un procédé d'identification fiable qui atteste de son lien avec le document auquel elle est attachée. Certains procédés bénéficiant d'un niveau de sécurité élevé peuvent profiter d'une présomption de fiabilité prévue par la réglementation. Lorsqu'une signature électronique est créée, l'identité du signataire est établie, et l'intégrité du document est garantie conformément aux règles établies par décret en Conseil d’État.

Afin de répondre à ces exigences, la signature électronique implique différentes méthodes d'identification du signataire :

• Déclarative par simple code OTP par exemple
• Vérifiée par des contrôles de la pièce d'identité et de son porteur par exemple

Le recueil du consentement au contenu de l'acte se matérialise par une action requise de la part du signataire telle qu'un clic sur un bouton ("Je signe" par exemple), une case à cocher, etc.

L'intégrité de l'acte est réalisée par le scellement électronique de celui-ci et le calcul de l'empreinte numérique du document signé. Les données de signature sont alors associées au document.

Il convient alors de tracer et de consigner l'ensemble de ces éléments dans un fichier de preuve de la signature électronique, qui sera présenté en cas de litige.

Validité de la signature électronique

Pour être retenue comme preuve, la signature électronique doit garantir :

• L'identité de l'auteur de la signature est établie
• Le consentement du signataire au contenu de l'acte est recueilli et tracé 
• Le lien entre l'acte signé et l'auteur de la signature est prouvé
• L'intégrité du document est garantie par un scellement
• L'ensemble est consigné dans un fichier de preuve conservé dans un espace de confiance

En cas de litige, il sera donc indispensable d'établir que tous ces critères ont bien été respectés. C'est pourquoi l'ensemble de ces éléments est consigné dans un fichier de preuve.

Le rôle du fichier de preuve dans la signature électronique

Pour défendre une signature contestée, vous devrez en conserver la trace : c'est le rôle du fichier de preuve. Il réunit et consigne les éléments produits pendant la signature électronique, de l'identification du signataire au scellement qui garantit l'intégrité de l'acte. Présenté en cas de litige, il permet d'établir que la signature a été correctement réalisée et de rattacher l'engagement à son auteur.

Ces dernières années, les contentieux liés aux actes numériques ont progressivement déplacé le débat de l'existence de la signature vers la qualité de la preuve produite. En pratique, les juges ne s'arrêtent pas à la présence d'une signature électronique : ils examinent également les éléments permettant d'établir l'identité du signataire, son consentement, l'intégrité du document et la fiabilité du processus mis en œuvre.

Cette évolution renforce l'importance du fichier de preuve et des dispositifs permettant d'en préserver l'intégrité dans la durée

Le dossier de preuve

Le dossier de preuve rassemble, sous forme d'un faisceau horodaté, les éléments recueillis tout au long du parcours de signature : identification du signataire, historique des étapes franchies et données techniques attestant l'authenticité et l'intégrité de l'acte. C'est la pièce que l'on produit en cas de litige, pour démontrer la qualité du processus suivi et sa conformité à la législation.

Le fichier des éléments techniques de preuve

Le fichier des éléments techniques de preuve rassemble l'ensemble des éléments et des évènements survenus lors de la création de la signature. Plus sensible, il doit être protégé par l'opérateur responsable, le plus souvent au moyen d'un cachet électronique (équivalent, pour une organisation, de la signature pour une personne) qui en garantit l'intégrité.

Un contenu qui dépend du niveau de signature électronique

Le contenu du fichier de preuve varie selon le niveau de signature retenu. Pour une signature électronique simple, il réunit principalement un horodatage et les coordonnées du signataire, comme son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Pour une signature électronique avancée ou qualifiée, la vérification d'identité et le certificat nominatif délivré au signataire renforcent ce faisceau et donnent plus de poids à la preuve en cas de contestation.

Quelles solutions pour la validation des signatures ?

Disposer d'un fichier de preuve ne suffit pas. Une signature électronique doit aussi pouvoir être vérifiée, et le rester dans le temps, car les certificats qui l'accompagnent finissent par expirer ou être révoqués. Plusieurs approches répondent à cet enjeu, depuis le format donné à la signature jusqu'aux modalités de sa conservation.

Les différents formats de signature

La validation des signatures électroniques dépend fortement du format de la signature et du moment où la validation est effectuée. Les normes de format ETSI (EN 319 122-1, 132-1 et 142-1) définissent quatre niveaux de signatures baseline, dont les procédures de création et de validation relèvent de la norme ETSI EN 319 102-1 :

• B-B (ex-classe 1) : la signature basique qui correspond à une signature pouvant être validée tant que les certificats correspondants ne sont ni révoqués ni expirés
• B-T (ex-classe 2) : la signature horodatée prouvant que la signature existait déjà à un instant T. La signature est valide si le certificat associé était lui-même valide au moment de son apposition, bien que ce dernier ait été révoqué ou ait expiré par la suite
• B-LT (ex-classe 3) : la signature avec éléments de validation à long terme ou signature LTV (long term validation) qui assure la disponibilité à long terme des éléments de validation
• B-LTA (ex-classe 4) : la signature assurant la disponibilité et l'intégrité à long terme des éléments de validation. Elle permet de valider la signature au-delà des nombreux événements qui limitent sa validité.

Valider et conserver une signature électronique

Trois options sont possibles :

• Faire réaliser la vérification de la signature par un prestataire de services de confiance au plus tôt, après apposition de la signature elle-même. Cette validation fait l'objet d'un rapport de validation à conserver dans un espace de confiance, garantissant ainsi sa disponibilité et son intégrité dans le temps
• Utiliser la signature LTV (B-LT) afin d'embarquer l'ensemble des données permettant de la vérifier et la conserver dans le temps, dans un espace de confiance dédié. Cette option est conforme à l'article 34 du règlement eIDAS sur la « Conservation des signatures électroniques qualifiées »
• Opter pour une signature B-LTA destinée à la protéger dans le temps par un nouvel horodatage régulier. Cette option répond également à l'article 34 du règlement eIDAS sur la conservation des signatures.

L'importance de l'archivage électronique

L'archivage conditionne la recevabilité d'un acte signé dans la durée. Les éléments qui la démontrent doivent être archivés avec soin, faute de quoi l'ensemble perd sa fiabilité au regard de la législation.

La conservation ne doit pas être confondue avec l'archivage électronique. Les deux activités se distinguent par leur finalité :

• La conservation garantit dans le temps la fiabilité d'une signature électronique qualifiée ou d'un cachet électronique qualifié. Ce service de confiance s'applique à la signature ou au cachet.
• L'archivage électronique conserve l'acte lui-même pour en préserver notamment l'intégrité. Il porte donc sur le document.

Depuis le règlement eIDAS 2, l'archivage électronique est devenu un service de confiance européen. Le recours à ce service au moyen d'une signature LTV est l'une des options de conservation des signatures électroniques.

Questions fréquentes sur le fichier de preuve d'une signature électronique

Combien de temps faut-il conserver un fichier de preuve ?

La durée dépend de la nature de l'acte et du délai pendant lequel il peut encore être contesté. Le fichier de preuve doit rester disponible au moins aussi longtemps que court ce risque. À titre indicatif : la prescription de droit commun est de cinq ans (article 2224 du Code civil) ; certains engagements relèvent de délais plus courts (deux ans en droit de la consommation) ou nettement plus longs (jusqu'à trente ans pour certains droits réels immobiliers). Pour un acte sensible, mieux vaut une conservation longue, dans un espace de confiance qui en préserve l'intégrité. Ces durées sont indicatives et ne remplacent pas l'avis d'un juriste sur votre situation.

Fichier de preuve et dossier de preuve, quelle différence ?

Les deux termes sont souvent employés de façon équivalente pour désigner l'ensemble des éléments réunis lors de la signature électronique. Quand une distinction est faite, le dossier de preuve renvoie au faisceau global présenté en cas de litige, tandis que le fichier des éléments techniques de preuve désigne plus précisément les données et les évènements enregistrés pendant la création de la signature. Dans tous les cas, ils servent le même objectif, démontrer la validité de la signature électronique.

Comment récupérer son fichier de preuve en cas de litige ?

1. Identifiez l'opérateur qui a réalisé la signature (le plus souvent le prestataire de services de confiance, ici Docaposte). 
2. Adressez-lui la demande de production du fichier de preuve, en précisant le document et la date de signature. 
3. Récupérez le fichier accompagné du document signé et, le cas échéant, du rapport de validation. 
4. Versez l'ensemble au dossier pour démontrer devant le juge que les conditions de validité étaient réunies.

Docaposte, tiers de confiance pour la preuve de vos signatures électroniques

Quand une signature électronique est contestée, la question n'est plus seulement de savoir si le document a été signé, mais de démontrer dans quelles conditions il l'a été. Docaposte sécurise l'ensemble de cette chaîne de confiance, de l'identification du signataire jusqu'à la restitution des éléments de preuve plusieurs années après la signature. Cette continuité de responsabilité entre identité, signature, preuve, archivage et restitution constitue aujourd'hui l'un des principaux facteurs de robustesse d'un dispositif de signature électronique.

• Un fichier de preuve exploitable par les métiers et les juristes. Docaposte réunit dans un fichier de preuve horodaté l'identification du signataire, son consentement et les éléments qui garantissent l'intégrité de l'acte, prêts à être produits en cas de litige.
• Une conservation durable. Le fichier de preuve est archivé dans un espace de confiance situé en France, hors de portée des lois extraterritoriales comme le Cloud Act, pour une durée alignée sur la durée de vie juridique de l'acte (jusqu'à dix ans pour les engagements les plus sensibles). 
• Une maîtrise française de bout en bout. Filiale du Groupe La Poste et prestataire de services de confiance qualifié, Docaposte opère une solution 100 % souveraine, sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud par l'ANSSI.