Signature électronique : solution clé en main vs solution intégrée

Signature électronique clé en main : le mode non intégré 

• Générez le document avec votre logiciel
• Accédez à l'application de signature électronique
• Créez une nouvelle remise de signature
• Saisissez les coordonnées du signataire
• Ajoutez votre document
• Précisez l'emplacement de la signature électronique sur le document
• Envoyez le document aux destinataires
• Vous serez notifié, généralement par email, lorsque les destinataires auront signé le document

Si vous n’avez pas de logiciel de gestion et que vous utilisez un logiciel de traitement de texte (comme Word), vous devez exporter votre document au format PDF et suivre la procédure décrite ci-dessus. 

Signature électronique API : le mode intégré

Avec le mode intégré, les contrats et autres documents sont directement générés au format PDF à partir du logiciel, grâce à la saisie des données et envoyés automatiquement aux signataires. Vous n’avez plus qu’à signer le document par email sans quitter votre logiciel de gestion :

• Votre interlocuteur clique sur le lien qui le dirige vers son extranet
• Il consulte le document à signer
• Il reçoit parfois un code par SMS
• Il renseigne le code et signe le document électroniquement.

Vous recevez une notification lorsque le document est signé.

Le mode intégré est un module conçu pour s’intégrer dans les applicatifs métiers et les systèmes d’information des entreprises. L’API présente des avantages indéniables, parmi lesquels :

• La gestion du parcours de signature sans changer d’environnement facilite son utilisation pour les collaborateurs
• En cas d’usage transverse de la signature électronique dans l’entreprise, la possibilité de créer une API chapeau, intégrant plusieurs autres API, réduit les coûts d’intégration, personnalise les parcours et améliore le confort d’utilisation

Cependant, cette solution de signature électronique intégrée n’est pas toujours justifiée. On considère qu’elle est véritablement intéressante à partir d’un volume de 100 signatures par mois minimum, à condition que l’entreprise dispose de ressources internes capables de faire évoluer le dispositif en fonction des nouveaux besoins. 

Comparaison des solutions de signature électronique : exemple

Monsieur X est dirigeant d’une TPE dans le bâtiment, à l’échelon local. Madame Z, PDG d’une entreprise générale de bâtiment d’envergure internationale. Tous deux sont passés à la signature électronique en 2018, avec la dématérialisation des marchés publics. Mais pas de la même façon…

Quant à savoir quelle est la solution la plus appropriée pour vous, le choix va dépendre de votre entreprise et de son organisation, du contexte juridique, de la nature de vos documents et des ressources humaines, budgétaires et technologiques mobilisables dont vous disposez en interne. Comme M. X et Mme. Z, le mieux est de demander conseil à un expert en signature électronique.