Signature électronique simple, signature électronique avancée, signature électronique qualifiée : si elles diffèrent par le niveau de sécurité et de garanties apportées selon le règlement eIDAS, les solutions de signatures électroniques proposées sur le marché diffèrent aussi par les services et fonctionnalités intégrés ou non dans leur dispositif. De l’archivage à la signature en mode déconnecté, suivez le guide !
Des prestations complémentaires, pour inscrire la signature en ligne dans un process global
- En amont, l’intégration de la signature électronique dans les applicatifs métiers (suite bureautique, outils dédiés ERP…) permet aux collaborateurs de gérer la signature de documents depuis leur logiciel métier, sans changer d’environnement, générant ainsi un précieux gain de temps.
- En aval, l’intégration dans un outil de GED ou dans des outils internes permet, grâce aux métadonnées, de faire des recherches, des statistiques, de retrouver facilement un document signé. Le stockage et la conservation des documents et du fichier de preuves dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) ou coffre-fort numérique, sur une durée définie selon vos besoins, réduit les manipulations, les risques de perte et reste la meilleure façon de garantir l’intégrité des documents.
De multiples fonctionnalités pour faciliter le parcours de signature en ligne
- La possibilité d’inclure et de gérer plusieurs signataires et plusieurs documents au sein d’une même transaction vous évitera les procédures à répétition.
- Le séquencement des actions vous permettra de faire signer les documents en ligne par les différents signataires, dans l’ordre souhaité.
- La programmation de notifications et relances à chaque étape facilitera le suivi du parcours de signature.
- La possibilité d’utiliser des modèles pré-établis, ou encore d’enregistrer des brouillons, rendra les tâches administratives moins chronophages. L’import en masse de signataires aussi.
- L’acceptation de certificats électroniques issus d’acteurs variés simplifiera la vie du signataire dans le cas où il en possède déjà un.
- La signature en mode déconnecté permettra de faire signer vos parcours en mobilité.
Des aides et supports pour accompagner le parcours en ligne
L’aide en ligne, l’accès à une Foire Aux Questions, des tutoriels, un guide utilisateur ou encore des info-bulles au fil du parcours de signature en ligne sont autant de moyens pouvant être compris dans l’offre de signature électronique, pour faciliter sa prise en main et sa bonne utilisation.
Vous l’aurez compris. Choisir une signature en ligne, c’est choisir bien plus qu’un outil, mais tout un environnement qui n’a pas fini de vous simplifier la vie.
