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Tout savoir sur la signature électronique pour les entreprises

Tout savoir sur la signature électronique pour les entreprises

Article

Le 08.12.2022

4 min

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser une solution de signature électronique. Cette dernière facilite l’utilisation et la transmission de documents dématérialisés, permettant d’accélérer et d’optimiser les processus de vente et d’administration. Contrat de travail ou commercial, bon de commande, courrier, ou tout autre document à valeur légale peuvent être signés électroniquement en quelques clics depuis un PC, une tablette ou un smartphone.

Le règlement européen eIDAS, qui s'applique aux services de confiance et aux documents électroniques, a permis une uniformisation des réglementations au sein de l’UE, tout en renforçant la confiance dans les services numériques permettant ainsi de favoriser l'adoption de solutions digitales telles que la signature électronique, devenue incontournable au sein des entreprises.

Fonctionnement, niveaux de garantie, bénéfices : on vous dit tout sur la signature électronique !

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique se « matérialise » de différentes manières et s’emploie communément pour signer ou faire signer un devis, un contrat, un bon de livraison, un échange avec les ressources humaines de l’entreprise, ou tout autre document nécessitant que le signataire donne son accord. Concrètement, il s’agit d’un procédé technologique qui garantit l’intégrité d’un document électronique et qui en authentifie le signataire, tout comme la signature manuscrite le permet pour un document papier.

Cet usage qui favorise le développement économique des entreprises est encadré par une réglementation européenne qui harmonise les législations respectives des Etats membres et renforce la confiance entre les signataires avec la création du statut de Prestataire de Confiance (PSCo).

La signature électronique n’est nullement la reproduction ou le scan d’une signature manuscrite. Le plus souvent, elle repose sur une technologie de cryptographie, qui est un procédé de chiffrement garantissant la confidentialité des données, déployé par l’intermédiaire d’un logiciel certifié conforme aux obligations réglementaires. La signature électronique doit permettre :

  • de garantir l’identité du signataire (avec plus ou moins de force probatoire),
  • de garantir le contenu, par l’usage d’un certificat électronique,
  • de garantir l’horodatage de la signature,
  • d’apporter dans le temps un dossier de preuves sur l’intégralité du processus.

Les différents niveaux de signature électronique

Il existe trois types de signature électronique ou niveaux d’exigences, chacun répondant à des usages particuliers comportant des caractéristiques spécifiques :

  1. la signature électronique simple ou simple (SES) est tout autant valable juridiquement que la signature manuscrite : on signe à la main sur un écran tactile ou bien on saisit un code de validation reçu par SMS ; elle est simple et rapide à réaliser, mais ne constitue pas une preuve formelle de l’identité du signataire,
  2. la signature électronique avancée (AES) est plus fiable et sûre puisqu’elle répond aux normes de l’article 26 de l’eIDAS ; elle est liée au signataire de manière univoque, elle permet de l’identifier et est créée par des moyens sous son seul contrôle comme son ordinateur ou son téléphone. Enfin, elle est liée aux données associées à cette signature (géolocalisation, adresse IP, date et heure,…) pour que toute modification ultérieure soit détectable ; les documents signés sont chiffrés et transmis avec un horodatage qualifié,
  3. la signature électronique avancée qualifiée (QES) est l’équivalent légal de la signature manuscrite. Le niveau de sécurité est plus élevé, mais il est contraignant car la signature doit se faire à partir d’un dispositif de création qualifié, et repose sur un certificat qualifié de signature électronique qui ne peut être délivré que par un prestataire de services de confiance régulièrement audité et contrôlé.

 

Les avantages de la signature électronique pour une entreprise

Sécurité et valeur légale.

La signature électronique des documents apporte :

  • une recevabilité en justice pour tous les niveaux de signature.
  • la même valeur légale que la signature manuscrite dans le cas d'une signature qualifiée

Organisation plus agile.

Les documents signés sont dématérialisés et facilement accessibles, même en mobilité, car ils sont généralement stockés sur une plateforme métier. Parce qu’elle simplifie les processus (signature possible sur tout terminal connecté, validation immédiate), la signature électronique apporte :

  • de la fluidité aux échanges,
  • un meilleur suivi (identification des négociations et contrats en cours),
  • des gains de temps.

Performance économique et environnementale.

La digitalisation des processus métiers permet enfin de :

  • améliorer le taux de signature des contrats,
  • accroître la productivité, en limitant les besoins de déplacement pour recueillir une signature et en diminuant les temps de traitement de chaque dossier,
  • mieux gérer les risques et limiter les erreurs (perte, destruction),
  • réduire la consommation de papier, ce qui est plus économique (frais d’impression, d’envoi et d’archivage).

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Conforme au Règlement européen (eIDAS), la gamme de signature électronique de Docaposte permet des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés.

Quel que soit le canal (face à face, télévente, internet, mobilité), et quel que soit le secteur d’activité, les solutions de signature électronique de Docaposte sont modulables et s'adaptent à toute taille d'organisation. Docaposte vous guide et vous accompagne dans le choix et le déploiement de la solution de signature électronique qui correspond à vos besoins.