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Signature électronique & contrat de travail : retour d’expérience

Signature électronique & contrat de travail : retour d’expérience

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Le 12.05.2022

3 min

Parmi toutes les entreprises qui ont utilisé la signature électronique pendant la crise sanitaire, il y a celles pour qui c’était une grande première. Et celles, visionnaires, qui ont été confortées dans un choix opéré depuis longtemps. MAIF, experte dans l’art de l’anticipation, est de celles qui ont su prendre les devants.

« Chez MAIF, le processus de dématérialisation a été initié il y a 5 ans, et l’implémentation de la signature électronique s’est imposée tout naturellement », nous explique Adrian Ciocan, Product Owner Squad GED chez MAIF. « Elle s’est d’abord appliquée aux contrats IARD, gros consommateurs de temps et de papiers, avant de s’étendre progressivement à d’autres services et documents. Concernant les ressources humaines, la signature en ligne des contrats de travail était une évidence, au regard de notre implantation multisites et de notre politique de recrutement à distance. Si elle a grandement simplifié le travail au niveau de la gestion et de l’archivage au sein du service RH, la signature électronique a également réduit de façon significative les temps de traitement, en supprimant les délais postaux et en permettant au client de signer où qu’il soit. Bras armé de la signature électronique, l’archivage électronique lui donne tout son sens et toute son importance. Ajoutant aux avantages liés à l’outil tous ceux liés à la traçabilité, l’intégrité des documents et la protection des données personnelles. »

Et de préciser : « Concernant le niveau de signature électronique, pour les contrats de travail comme pour tous nos documents à ce jour, nous avons opté pour la signature électronique simple, via le cloud. Notre priorité : c’était la simplicité, en termes de mise en œuvre et de parcours utilisateur. Cette simplicité a largement favorisé l’acceptation du procédé, tant en interne qu’à l’externe. L’accompagnement au changement a fait le reste, avec, outre une assistance pour sa prise en main, tout un travail de réassurance sur la fiabilité et la validité réglementaire du process à destination des collaborateurs les plus réticents.

Après deux ans d’utilisation au sein du service RH, plus personne ne doute des avantages de la signature électronique, d’autant qu’elle s’inscrit dans un processus d’amélioration continue. Parmi les sujets à l’étude : la nécessité ou pas de passer à un niveau de signature électronique avancé, pour ce qui est des documents RH plus sensibles, comme les accords d’entreprises et tous ceux en lien avec les relations sociales. Mais aussi, l’intérêt ou pas d’opter pour une API , plébiscitée en interne car elle permettrait d’intégrer la signature électronique dans nos applicatifs métiers et de gagner encore en temps et en simplicité.

Comme toutes les décisions venant modifier le fonctionnement en interne et conditionnant notre image à l’externe, elles doivent être mûrement réfléchies. En regard des ressources à mobiliser et des bénéfices escomptés. Et là, je ne parle pas que du retour sur investissement. Je parle aussi de la capacité à satisfaire l’ensemble des acteurs concernés, la direction comme les salariés, les partenaires comme les clients. Ce que la signature électronique a jusqu’ici, sans conteste, permis de faire. »

Tiers de confiance numérique, Docaposte propose une gamme complète de signature électronique, pour répondre à tous les besoins.

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