Dans un contexte de dématérialisation accrue des communications, d’augmentation du volume des documents électroniques échangés et d’évolution de la législation pour permettre, sous certaines conditions, de garantir la valeur probatoire des fichiers numériques, la question de l’archivage des documents électroniques est aujourd’hui plus que jamais au cœur des enjeux de transformation des entreprises.
Parmi les solutions de gestion des documents électroniques, le SAE est l’outil informatique qui apporte aux organisations l’assurance de disposer de leurs documents d’archives électroniques dans le temps, de manière pérenne et sécurisée et dans le respect de normes précises.
Qu’est-ce qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE)
Au départ l’archivage est une obligation légale. En effet, la loi prescrit une durée de conservation minimale pendant laquelle chaque entreprise doit archiver l’ensemble des documents qu’elle émet et reçoit. Cette durée varie en fonction de la nature des pièces à conserver. Ainsi, en cas de contrôle par l’administration fiscale ou sociale, il faut être en capacité de produire tout document justificatif demandé.
Par conséquent, et tant pour des raisons légales que d’efficacité opérationnelle, l’archivage consiste à organiser la conservation des documents. Cette préoccupation démarre à la création ou à la réception d’une pièce et se poursuit tout au long du cycle de vie de chaque document, jusqu’à son devenir final, qu’il soit détruit ou archivé.
L’archivage électronique, ou archivage numérique des documents, est quant à lui l’équivalent de l’archivage papier pour les documents numériques originaux (ou provenant de la dématérialisation du document papier original selon certains processus normés).
Dit autrement, l’objectif principal d’un système d’archivage électronique est d’enregistrer, de conserver, de communiquer et de restituer des archives via une plateforme informatique. A noter qu’à partir du moment où un fichier est intégré au SAE, plus aucune modification n’est possible, ce qui permet de conserver la valeur probante.
Les garanties offertes par un SAE
Ainsi, pour répondre à cet objectif principal de conservation de la valeur probante, le système d’archivage électronique doit présenter plusieurs garanties :
- la confidentialité est assurée par un processus d’identification des personnes qui souhaitent consulter les documents stockés dans le SAE ; en fonction du profil, du niveau d’habilitation associé et des règles de gouvernance légales, l’accès à certains documents peut être prohibé, restreint (lecture seule), ou complet (droits de suppression) ;
- l’intégrité des fichiers se vérifie grâce à un système de scellement dont la fonction est d’apporter la preuve que les fichiers conservés dans le SAE n’ont pas été modifiés dans le temps. Ainsi, chaque fichier enregistré dans le SAE dispose d’une empreinte constituée d’une suite de caractères extraite du document lui-même : c’est la fonction de hachage. Cette empreinte (par ex. la preuve dépôt) peut également être complétée par un tiers horodateur pour accroître le niveau de sécurité. Ce dernier émet alors un jeton d'horodatage. Enfin, l’intégrité est également renforcée par le journal de preuves qui enregistre toute modification ou destruction ;
- la traçabilité du cycle de vie de chaque pièce est apportée par l’horodatage et les enregistrements dans un journal des événements, et permet à l’administration de consulter un historique de toutes les opérations réalisées sur un fichier (versements, consultations, migrations, ...) ;
- la disponibilité et l’accessibilité des documents stockés sont primordiales. C’est pour cette raison qu’un plan de classement permet de faciliter la recherche des fichiers ou d’une information spécifique. Ce plan hiérarchise et catégorise les documents versés, définit l’arborescence des dossiers de rangement, et peut même organiser l’emploi des métadonnées pour des recherches plus efficaces ;
- la pérennité (ou lisibilité) des documents dans le temps fait également partie des garanties que le SAE apporte, en permettant par exemple de transférer des fichiers et données vers de supports et formats non propriétaires, comme les standards PDF ou XML ;
- la réversibilité désigne l’assurance de pouvoir exploiter les contenus en lecture indépendamment de la technologie utilisée pour l’écriture, notamment pour anticiper l’éventualité d’une durée de conservation des archives excédant la durée de vie du SAE lui-même. Pour cela, le SAE privilégie les formats standards comme la norme ISO 19005, et d’une manière générale un système d’archivage électronique doit respecter les normes concernant la sécurité des systèmes d’information (ISO 27000) et relatives aux systèmes informatiques d’archivage (ISO 14641, version 2018).
Quelles sont les fonctionnalités d’un SAE ?
Le principe de base du SAE reste que tout document qui y est déposé ne puisse pas être modifié, même si des attributs complémentaires sont permis pour venir l’enrichir.
Autour de ce principe fondamental, le SEA apporte et gère plusieurs fonctionnalités centrales de gestion :
- le paramétrage permet de centraliser l’administration du SAE et de définir les niveaux d’utilisateurs, les règles d’accès et la politique en matière d’authentification forte, les habilitations pour la consultation des documents, et de créer des outils pour la gestion des durées de conservation, du sort final, ou encore un référentiel d’archivage personnalisé ;
- le versement des archives électroniques peut indifféremment se faire à l’unité ou par lot, et dans ce dernier cas le versement peut s’opérer via des outils métier, mais aussi en flux standard EDI, par transfert sécurisé (CFT/VPN), ou par des connecteurs avec l’ERP ou la GED. C’est au moment du versement que sont réalisés l’empreinte et l’horodatage, ainsi que la prise en compte de l’indexation du document, selon le référentiel d’archivage de l’organisation ;
- la gestion des inventaires permet d’obtenir des justificatifs administratifs ou des certificats et de réaliser des requêtes personnalisées ;
- la consultation ou la mise à disposition (numérique) à la demande est rendue possible par des fonctions de recherche avancée ;
- la conservation des archives passe aussi nécessairement par des data centers et des sites d’archivage sécurisés et sont soumis à un contrôle de redondance ;
- la destruction d’un fichier versé dans un SAE ne peut intervenir qu’à l’échéance de sa durée d’utilité administrative (DUA). Une fois le délai respecté, le document peut être conservé plus longuement ou détruit (données personnelles notamment).
Pourquoi utiliser un système d’archivage électronique ?
Les raisons qui poussent les entreprises à mettre en place un SAE sont multiples. Le plus souvent, les projets de déploiement d’un système d’archivage électronique s’inscrivent dans le cadre de projets plus globaux de dématérialisation et de transformation.
Ainsi, parce qu’il est complémentaire à une GED (Gestion électronique des documents – qui peut transmettre des flux de documents à archiver), un SAE permet aux entreprises de mettre en application une politique efficace de gestion des documents numériques ou de « record management » pour pleinement maîtriser tout le cycle de vie d’un document.
En plus de répondre aux obligations légales de conservation et de garantir la disponibilité des éléments de preuve en cas de contentieux (on peut intégrer les documents confidentiels à un coffre-fort numérique), le SAE facilite la consultation des archives par des recherches simplifiées.
En outre, le recours à un SAE engendre de nombreux gains. Des gains de temps d’abord, car l’archivage numérique facilite l’accès aux documents et réduit le temps nécessaire pour retrouver une pièce (la recherche est même parfois assistée d’une intelligence artificielle). Les gains de temps sont doublés par des gains d’espace en comparaison d’un archivage physique dans des armoires.
Enfin, la dimension multicanale depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette contribue elle aussi à offrir une plus grande accessibilité dans des délais raccourcis.
Pour aller plus loin : la théorie des trois âges de l’archivage)
La théorie des trois âges des archives est une notion fondamentale de la gestion documentaire sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui définit trois phases successives au cycle de vie des documents d’archives. Ces trois périodes sont caractérisées par le type et la fréquence d’utilisation des pièces :
- l’archive courante désigne tout fichier dans la première phase de son cycle de vie, lorsqu’on s’y reporte très fréquemment et qu’il est conservé par les personnes qui l’on produit ou reçu ;
- l’archive intermédiaire est la pièce qui rentre dans une seconde étape, intermédiaire, quand elle ne présente plus d’utilité quotidienne mais reste accessible en cas de besoin imprévu ;
- l’archive définitive qualifie tout type de document archivé dans son dernier stade, celui de son archivage pérenne.
La solution d’archivage numérique et de stockage de Docaposte
L’externalisation d’un SAE est un réel atout pour les organisations qui souhaitent gérer facilement et numériquement leurs archives, en rationaliser les coûts, gagner du temps et accroître la rentabilité.
Stratégie d’acquisition, règles de gouvernance pour la consultation, bonnes pratiques de classement… Docaposte propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé.
