Qu'est qu'une signature électronique simple ?

La signature électronique simple fait partie des trois types de signatures numériques disponibles sur le marché. Si les signatures simples, avancées ou qualifiées assurent toutes l’intégrité de l’acte signé et possèdent une valeur juridique probante, elles se différencient toutefois par leur niveau de sécurité et d’identification du signataire. Ainsi, le choix d’une signature électronique doit prendre en compte les contraintes légales et le niveau de risque des documents électroniques signés. Qu’est-ce que la signature électronique simple ? On fait le point dans cet article. 

Qu’est-ce qu’une signature électronique simple ?

La signature électronique : définition

La signature électronique est un dispositif qui assure l'intégrité d'un document électronique et l'identité du signataire afin de veiller à ce que la signature du document concerné ne puisse être remise en cause. La signature électronique permet de remplir plusieurs objectifs :

• Déceler toute modification du document signé
• Vérifier l’identité du signataire
• Apporter la preuve du consentement du signataire.

Pour cela, la signature électronique doit être :

• Authentique : l'identité de l’auteur doit pouvoir être prouvée
• Infalsifiable
• Non réutilisable : la signature fait partie intégrante du document signé et ne peut être transposée sur un autre acte
• Inaltérable : toute modification du document une fois signé est impossible
• Irrévocable : l’auteur de la signature ne peut contester qu’il est bien le signataire. 

La signature électronique simple (Niveau 1)

La signature électronique simple est considérée comme une signature de niveau 1. Contrairement aux signatures de niveaux avancé et qualifié, le règlement eIDAS ne définit aucune exigence relative aux signatures simples. Cependant, cela ne remet pas en cause sa fiabilité. Ainsi, selon l’article 25 du règlement eIDAS, “une signature électronique ne se voit pas refuser l'effet juridique et l'admissibilité en tant que dossier de preuve dans une procédure judiciaire au seul motif qu'elle se présente sous une forme électronique ou qu'elle ne satisfait pas aux exigences des signatures électroniques qualifiées.” 

Toutefois, la signature électronique simple représente le niveau de sécurité et d’authentification électronique le plus bas sur le marché actuel. Cela s’explique par le fait que les solutions de signatures électroniques simples ne garantissent pas la fiabilité d’identification du signataire. Le risque ? Des contestations ou des usurpations d’identité. Néanmoins, bien que la fiabilité de la signature électronique soit relativement restreinte, elle reste très utilisée, car son usage est simple et rapide. 

Quels usages pour la signature électronique simple ?

La signature électronique simple constitue le premier niveau de sécurité privilégiant rapidité et simplicité d’exécution. Elle assure l'intégrité des actes signés et possède une réelle valeur juridique. Facile et rapide notamment pour signer des contrats et des documents à faible enjeu, la signature électronique simple reste très utilisée par les entreprises françaises. Toutefois, elle trouve sa limite en matière d’identification électronique. De fait, il est préférable de l’utiliser pour les documents sans risque légal. Voici quelques exemples de documents électroniques pour lesquels il est possible d’utiliser la signature électronique simple :

• Conditions générales de vente (CGV) et conditions générales d’utilisation (CGU)
• Feuille de suivi de temps
• Etat des lieux d’entrée et de sortie d’un logement
• Validation des jours de vacances
• Accusés de réception
• Contrats commerciaux de petits montants
• Notes de service
• Comptes-rendus de réunion
• Documents RH
• Baux de location
• Etc. 

Concrètement, un code de validation est envoyé par email ou SMS afin d’identifier les coordonnées du signataire et signifier son approbation. Toutefois, vous pouvez également renforcer la sécurité de votre processus de signature électronique simple en ajoutant une option d’authentification, afin de vous assurer d’une valeur juridique plus importante. 

Comment choisir son niveau de signature électronique ?  

Avant de vous interroger sur le niveau de signature électronique que vous allez choisir pour votre document, il est nécessaire de vous poser quelques questions :

• Le document ou l’acte est-il soumis à une réglementation précise ?
• La réglementation impose-t-elle un niveau de signature ? Dans ce cas, suivez les exigences de la réglementation
• Si la réglementation n’impose rien, évaluez le niveau de risques, en tenant compte de différents facteurs tels que le type d’acte, le cadre juridique et jurisprudentiel (points de litige, fréquence des recours en justice, niveau de preuves à produire…), les enjeux financiers ou métiers. 

Selon le niveau de risque, de faible à élevé, choisissez le niveau de signature adapté : simple, avancé ou qualifié :

• En vous renseignant sur les usages dans votre secteur
• En intégrant dans votre réflexion les coûts engendrés, les éventuelles ressources à mobiliser en interne, la simplicité de mise en œuvre et la fluidité du parcours utilisateur

> Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée ?

> Comment obtenir une signature électronique qualifiée ?

Docaposte propose une gamme complète de solutions de signature simple, avancée et qualifiée conformes au règlement eIDAS. Contactez nos services afin de bénéficier d’un accompagnement.