Qu'est-ce que la facture électronique ?

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. Elle comporte obligatoirement un socle minimum d’informations structurées, ce qui la différencie des factures sous format papier ou du PDF ordinaire. Docaposte vous informe dans cet article sur tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place de la facture électronique.

Les caractéristiques essentielles de la facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? 

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du territoire français ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques à destination de la sphère publique. La facture électronique est un substitut légal et fiscal à la facture papier. Elle doit pour cela remplir les conditions indispensables de sécurité afin de garantir son authenticité et son intégrité. Par exemple, il est faux de croire que n’importe quelle facture dématérialisée peut faire office de facture électronique. À l’origine, une facture dématérialisée est une facture papier, qui est ensuite passée au format numérique pour sa transmission.  

La facture électronique, elle, est définie au titre de l’article 289 du Code Général des impôts. Concrètement, il s’agit d’une facture transmise et reçue sous une forme dématérialisée, contenant des données structurées. De plus, la validité d’une facture électronique n’est réelle qu’à la condition que son émetteur soit formellement identifié, que son contenu ne puisse être modifié et que sa lisibilité et son exhaustivité soient effectives.

Facture électronique : la réglementation 

Si les factures à destination du secteur public transitent toutes par le portail Chorus Pro, les transactions entre entreprises du secteur privé restent encore faiblement dématérialisées. L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 précise l’obligation de facturation électronique relative aux échanges entre entreprises françaises assujetties à la TVA, ce qui va accélérer la diffusion de la facturation électronique concernant les échanges entre entreprises du secteur privé. Les objectifs poursuivis par cette obligation sont les suivants :

• Renforcer la compétitivité entre les entreprises grâce à un allègement de la charge administrative, d’émission et de transmission des factures papier, ainsi qu'à la sécurisation des relations interentreprises ; 
• Améliorer la détection de la fraude fiscale, notamment en matière de TVA ; 
• Accroître la connaissance de l'activité des entreprises pour permettre un pilotage plus fin de la politique économique gouvernementale ; 
• Faciliter les déclarations de TVA grâce au pré-remplissage. 

La facture électronique obligatoire être adressée au client via une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF), d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou encore de tout autre opérateur de dématérialisation (OD).  

L’utilisation de factures électroniques par toutes les entreprises permettra de réaliser des économies, de simplifier la gestion et le suivi et enfin, de favoriser la réduction des délais de paiement pour une meilleure optimisation de la trésorerie. 

Obligation de facturation électronique : le calendrier

Selon l'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 inhérente à la généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA, le calendrier a été révisé par l'État afin de favoriser une transition en douceur, en particulier pour les TPE/PME encore en transition vers la numérisation.  

L’obligation de facture électronique s'étendra comme suit :

• A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé. 

La validité d’une facture électronique 

Facture électronique : pré requis  

Pour que la facture électronique soit valide, il faut qu’elle réponde à 3 critères essentiels :

• Elle doit être envoyée depuis un ordinateur, puis reçue par un autre ordinateur ; 
• La facture doit être sous un format plus ou moins complexe (EDIFACT, XML, X12, etc.) 
• La facture doit être inaltérable et garantir son intégrité et son authenticité. 

Une facture électronique est en parfaite conformité avec la loi lorsque les points de contrôles suivants sont assurés :

• Présence d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié) ; 
• Mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant la traçabilité de la facture électronique émise à la livraison de biens (ou la prestation de service) ; 
• Envoi d’un message édité selon une norme sécurisée établie entre les parties permettant un décodage par ordinateur.  

Les mentions obligatoires d’une facture électronique 

La facture électronique doit comporter les mêmes mentions légales obligatoires qu’une facture papier. Pour rappel :

• Numérotation de la facture ; 
• Date d’émission de la facture ; 
• Date de la vente du produit ou de la prestation de service ; 
• Identité du vendeur ou du prestataire ; 
• Identité de l’acquéreur ; 
• Numéro du bon de commande (le cas échéant) ; 
• Numéro de TVA intracommunautaire ; 
• Destination du produit ou de la prestation de service ; 
• Décompte du produit ou de la prestation fournie ; 
• Montant ; 
• Majoration du prix éventuelle ; 
• Taux de TVA applicables ; 
• Remises sur le prix ; 
• Somme totale à payer HT et TTC.  

Avec le passage à la facture électronique, de nouvelles mentions obligatoires voient le jour :

• Numéro SIREN de l’acquéreur ; 
• Nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de service) ; 
• Référence au paiement de la TVA ; 
• Adresse de livraison ou de réalisation de la prestation. 

Emettre et conserver les factures électroniques  

Transmission des factures électroniques

Les entreprises ayant conclu des contrats avec l’administration française transmettent déjà depuis le 1er janvier 2020 leurs factures via la plateforme ChorusPro, le portail mis à disposition par le gouvernement. Concernant les échanges entre entreprises du secteur privé, plusieurs moyens de transmission seront possibles, notamment grâce au recours à des plateformes dématérialisées partenaires immatriculées et authentifiées par l’administration  

Vous vous interrogez sur les obligations des factures électroniques concernant vos fournisseurs ? Notez que les factures électroniques vous parviendront sous forme électronique par le biais de la plateforme que vous aurez choisie (vous avez la possibilité d’en choisir plusieurs). Cette dernière peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme différente ou bien encore Chorus Pro (le portail public de facturation).  

Concernant vos clients, même chose : vous devrez également utiliser une plateforme. En fonction de vos besoins, vous disposez de la possibilité de choisir la plateforme qui vous convient le mieux.  

Conservation des factures électroniques

Pour se conformer à la loi, les factures électroniques doivent être conservées au sein d’un coffre-fort électronique, pendant une durée de 10 ans, qui est la durée légale pour toute entreprise.

Facture électronique obligatoire : les avantages 

Les avantages de la facture électronique 

L’obligation de la facture électronique comporte de nombreux bénéfices, en voici une liste non exhaustive :  

Gain de temps 

La réduction des délais de traitement et le côté automatique de la facture électronique permettent de gagner du temps à tous les niveaux.  

Réduction des coûts 

Les coûts liés à l'émission, la transmission et la réception des factures sont considérablement réduits. Selon entreprises.gouv, il s’agirait d’une économie entre 50 à 75% en comparaison aux coûts de gestion d’une facture au format papier. 

Amélioration de l'efficacité des processus administratifs 

L'émission, la transmission, la réception et le stockage des factures se fait instantanément et automatiquement. Un tel niveau d'automatisation permet de diminuer considérablement les erreurs possibles par rapport au traitement manuel des factures. 

Réduction des délais de recouvrement 

Une efficacité accrue dans la transmission et la réception de la facture, la possibilité de suivre toutes les étapes de la facturation et la diminution conséquente des erreurs lors de l'émission du document, se traduisent par une réduction conséquente des délais de paiement. 

Sécurité des échanges 

La possibilité de gérer l'envoi des factures par des réseaux privés garantit la sécurité et la confidentialité des échanges de données.  

Intégrité du document 

La signature électronique permettra à l'émetteur et au destinataire du document d’attester l'intégrité de la facture et son authenticité.  

Intégration aux systèmes de gestion 

L'émission des factures électroniques peut être automatisée à partir d’informations enregistrées sur les systèmes internes de gestion des fournisseurs et des créanciers. Par ailleurs, leur réception au format électronique permet aux destinataires des factures d'automatiser leur validation et leur consolidation.

Docaposte : votre partenaire de confiance numérique  

Faites-vous accompagner dès à présent en prévision de l’obligation de facturation électronique ! Acteur de confiance numérique, Docaposte est le partenaire idéal pour vous aider dans la mise en œuvre de cette nouvelle réglementation, ainsi que dans la gestion de la transition numérique de vos factures. 

Docaposte c’est :

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