Quels sont les documents concernés par la signature électronique ?

Depuis la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont accéléré la dématérialisation de leurs échanges commerciaux et administratifs, notamment via des solutions numériques telles que la signature électronique. Aujourd’hui, l’utilisation de la signature électronique s’est considérablement répandue, offrant ainsi aux professionnels et aux particuliers une expérience rapide, efficace et plus sécurisée dans leurs démarches. Quelle sont les normes encadrant la signature électronique ? Quels sont les documents concernés par la signature électronique et enfin quels en sont les avantages ? Le point dans cet article.  

Quelles sont les normes concernant la signature électronique ? 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un dispositif qui assure l'intégrité d'un document électronique et l’authenticité de son auteur, afin que l’acte en question ne puisse être remis en cause. On parle en effet de non-répudiation. Quels sont les objectifs poursuivis par la signature électronique ?

• Garantir l'intégrité de l’acte, c’est-à-dire vérifier que le document n'a pas été altéré pendant la transaction de signature
• Authentifier l’identité du signataire
• Apporter la preuve du consentement du signataire
• Connaître la date et l’heure de la signature.

Pour cela, la signature électronique doit être :

• Authentique : l'identité de la personne signataire doit pouvoir être vérifiée de manière certaine
• Infalsifiable : le signataire ne peut pas se faire passer pour un autre
• Non réutilisable : la signature « appartient » au document signé et ne peut être transposée sur aucun autre document
• Inaltérable : une fois que le document est signé, il est impossible d’y apporter des modifications
• Irrévocable : le signataire ne peut contester sa signature. 

> Apprenez-en plus sur la signature électronique

Quels sont les niveaux de sécurité d’une signature électronique ?

Selon l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » De fait, la valeur légale de la signature électronique est bien réelle ; un juge ne peut donc pas refuser une signature au motif qu’elle est électronique. Attention cependant, car tous les types de signatures électroniques ne bénéficient pas du même degré de force probante, comme précisé dans l'article 1367 du Code civil. Le règlement eIDAS, standard européen depuis 2016, précise les normes de la signature électronique à l’échelle de l’Union européenne. Ce règlement européen définit 3 niveaux de sécurité :

• Simple
• Avancé
• Qualifié

Le choix d’un niveau de signature avancé ou qualifié se fait selon le degré de sensibilité des documents à signer. Parfaitement valables devant les tribunaux, ces deux niveaux garantissent l'identité des signataires d'un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD). Notez qu’en cas de litige, plus votre signature bénéficiera d’un fort niveau de fiabilité, plus il sera difficile de contester la validité du document signé.

Quels documents sont concernés par la signature électronique ?

Tous les documents peuvent être signés de façon électronique. En effet, dès lors que le document est dématérialisé, il est possible de le signer électroniquement. De fait, de nombreux professionnels peuvent être concernés par la signature électronique. Déjà utilisée par les banques et les assureurs notamment, elle peut s’étendre à tous types d’entreprises. Voici quelques exemples concrets d’utilisation :

Banque

Dans le domaine de la banque, il est maintenant courant de souscrire un nouveau produit bancaire à distance :

• Comptes courants
• Produits d’épargne
• Crédit
• Etc.

Immobilier

Les opérations immobilières prennent du temps. Grâce à la signature électronique, certains délais se voient considérablement raccourcis :

• Contrats de bail
• Compromis
• Mandats de gestion locative
• Etc.

Assurances

Comme dans le domaine de la banque, les produits d’assurance sont maintenant généralement souscrits en ligne :

• Assurances habitation
• Assurances automobiles
• Assurances vie
• Plans d’épargne retraite.

Ressources Humaines

Les Ressources Humaines font partie des secteurs en pleine transition numérique. La signature électronique s’inscrit parfaitement dans cette évolution des usages et permet de simplifier différents processus, comme le recrutement notamment.

• Promesses d’embauche
• Contrats de travail
• Entretiens annuels
• Avenants
• Etc.

Education

Le domaine de l’éducation bénéficie lui aussi des avancées de la signature électronique. Ainsi, de nombreux documents peuvent être signés à distance :

• Dossiers d’inscription
• Attestations
• Conventions de stage
• Etc.

Les avantages de la signature électronique 

Les avantages de la signature électronique pour les entreprises

La signature électronique permet un gain de temps et d’argent précieux et offre de très nombreux avantages à une entreprise. Elle :

• Facilite la transmission de documents via ordinateur, tablette ou smartphone
• Accélère la procédure grâce à la possibilité de signer simultanément plutôt que successivement, comme c’est le cas avec les documents papier
• Raccourcit les délais puisque tous les signataires n’ont pas besoin de se rassembler
• Permet de suivre en temps réel l’avancement des dossiers : possibilité de voir qui a signé ainsi que ceux qui ne l’ont pas encore fait
• Sécurise les données numériques : le tiers de confiance garantit l'intégrité des données
• Archive numériquement : les contrats et documents sont classés et conservés de façon numérique, ce qui permet un gain de place considérable
• Permet d’économiser sur l'achat d’encre, de papier, d'impression des documents, sur les frais d'envoi et/ou de déplacement
• Automatise les processus : des traitements peuvent être lancés une fois le document signé. 

Les avantages de la signature électronique pour le particulier signataire

Les particuliers bénéficient eux aussi des avantages de la signature électronique. Avec la signature électronique, les dépenses d’impression, d’encre, d’envois postaux, sont évitées puisque l’intégralité du processus de signature est effectuée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les particuliers gagnent eux aussi un temps précieux puisque quelques secondes suffisent pour signer les documents. 

Vous l’aurez également compris, les différents formats et protocoles de signature électronique offrent des fonctionnalités d’authentification et de sécurité renforcée. Et si plusieurs personnes doivent signer un même acte, grâce à la signature électronique, vous gérez l’avancement en temps réel !

Sources : Legiculture ; France Num ; Le Figaro Immobilier