Quels documents peut-on signer électroniquement (et lesquels non) ?

La signature électronique couvre aujourd'hui la quasi-totalité de vos documents professionnels, du devis quotidien au compromis immobilier. Reste à savoir où sont les limites, et quel niveau de signature utiliser pour chaque cas. Tour d'horizon avec Anaïs Dewitte, experte en signature électronique.

Quelles sont les normes concernant la signature électronique ? 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un dispositif qui assure l'intégrité d'un document électronique et l'authenticité de son auteur, afin que l'acte en question ne puisse être remis en cause. On parle en effet de non-répudiation. Voici les objectifs poursuivis par la signature électronique :

• Garantir l'intégrité de l'acte, c'est-à-dire vérifier que le document n'a pas été altéré pendant la transaction de signature
• Authentifier l'identité du signataire, garantie par un certificat électronique qui lui est rattaché
• Apporter la preuve du consentement du signataire
• Connaître la date et l'heure de la signature.

Pour cela, la signature électronique doit être :

• Authentique : l'identité de la personne signataire doit pouvoir être établie selon le niveau de garantie retenu.
• Infalsifiable : le signataire ne peut pas se faire passer pour un autre
• Non réutilisable : la signature « appartient » au document signé électroniquement et ne peut être transposée sur aucun autre document
• Inaltérable : une fois que le document est signé électroniquement, il est impossible d'y apporter des modifications
• Opposable : la signature est associée à des éléments de preuve permettant de démontrer l'engagement du signataire.

> Apprenez-en plus sur la signature électronique

Quels sont les niveaux de sécurité d’une signature électronique ?

• Selon l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » De fait, la valeur légale de la signature électronique est bien réelle ; un juge ne peut donc pas refuser une signature au motif qu’elle est électronique. Attention cependant, car tous les types de signatures électroniques ne bénéficient pas du même degré de force probante, comme précisé dans l'article 1367 du Code civil. Le règlement eIDAS, standard européen depuis 2016, encadre les normes de la signature électronique à l’échelle de l’Union européenne. Ce règlement européen définit 3 niveaux de sécurité :

Quel niveau choisir pour quel document ?

Le bon réflexe : faire correspondre le niveau de preuve à la sensibilité du document.

• Enjeu faible, gros volumes, relation déjà établie → signature simple (devis, bons de commande).
• Enjeu contractuel réel, besoin d'opposabilité → signature avancée (contrats commerciaux, RH, baux).
• Fort enjeu juridique ou financier, ou exigence réglementaire → signature qualifiée.

En cas de doute, on monte d'un niveau : plus la fiabilité est élevée, plus il est difficile de contester la validité du document.

Le choix d’un niveau de signature avancé ou qualifié se fait selon le degré de sensibilité des documents à signer. Parfaitement valables devant les tribunaux, ces deux niveaux garantissent l'identité des signataires d'un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD). Notez qu’en cas de litige, plus votre signature bénéficiera d’un fort niveau de fiabilité, plus il sera difficile de contester la validité du document signé.

Et avec eIDAS 2.0 ?

Adopté en 2024 (règlement (UE) 2024/1183) et entré en vigueur le 20 mai 2024, eIDAS 2.0 complète le cadre existant sans le remplacer : les trois niveaux de signature restent inchangés et vos signatures actuelles conservent leur pleine valeur juridique. Sa principale nouveauté est le portefeuille européen d'identité numérique (EUDI Wallet), que chaque État membre doit proposer à ses citoyens d'ici fin 2026 : il permettra de signer avec une signature qualifiée directement depuis un smartphone. Le règlement élargit aussi les services de confiance reconnus (archivage électronique qualifié, attestations d'attributs).

> Tout savoir sur le règlement eIDAS 2.0

Quels documents peut-on signer électroniquement ?

Tous les documents peuvent être signés de façon électronique. En effet, dès lors que le document est dématérialisé, il est possible de le signer électroniquement. De fait, de nombreux professionnels peuvent être concernés par la signature électronique. Déjà utilisée par les banques et les assureurs notamment, elle peut s’étendre à tous types d’entreprises. Voici quelques exemples concrets d’utilisation :

Les rares documents qui ne peuvent pas être signés électroniquement

Si le périmètre est large, quelques actes restent exclus de la signature électronique. L'article 1175 du Code civil réserve la signature manuscrite à certains actes sous seing privé du droit de la famille et des successions. Le cas le plus courant est le testament olographe, qui doit être écrit, daté et signé à la main pour être valable. La convention de divorce par consentement mutuel contresignée par avocats fait exception à cette règle et peut, elle, être signée électroniquement.

Ce document peut-il être signé électroniquement ? La check-list

1. Le document est-il (ou peut-il être) dématérialisé ? → si oui, il est a priori signable.

2. Relève-t-il du droit de la famille ou des successions (ex. testament olographe) ? → exclu, sauf convention de divorce par consentement mutuel contresignée par avocats.

3. Quel est l'enjeu ? → simple, avancé ou qualifié selon la sensibilité (voir le tableau plus haut)

Les avantages de signer électroniquement des documents

Les avantages de la signature électronique pour les entreprises

La signature électronique permet un gain de temps et d’argent précieux et offre de très nombreux avantages à une entreprise. Elle :

• Facilite la transmission de documents via ordinateur, tablette ou smartphone
• Accélère la procédure grâce à la possibilité de signer simultanément plutôt que successivement, comme c’est le cas avec les documents papier
• Raccourcit les délais puisque tous les signataires n’ont pas besoin de se rassembler
• Permet de suivre en temps réel l’avancement des dossiers : possibilité de voir qui a signé ainsi que ceux qui ne l’ont pas encore fait
• Sécurise les données numériques : le tiers de confiance garantit l'intégrité des données
• Archive numériquement : les contrats et documents sont classés et conservés de façon numérique, ce qui permet un gain de place considérable
• Permet d’économiser sur l'achat d’encre, de papier, d'impression des documents, sur les frais d'envoi et/ou de déplacement
• Automatise les processus : des traitements peuvent être lancés une fois le document signé. 

Les avantages pour les particuliers

Les particuliers bénéficient également des avantages de la signature électronique. En signant leurs documents électroniquement, ils évitent les dépenses d'impression, d'encre et d'envois postaux, puisque l'intégralité du processus de signature est effectuée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les particuliers gagnent eux aussi un temps précieux puisque quelques secondes suffisent pour signer électroniquement les documents.

Sources : Legiculture ; France Num ; Le Figaro Immobilier

Vos questions sur la signature électronique de documents

Comment se déroule une signature électronique, concrètement ?

En quatre étapes :

1. Réception : le signataire reçoit le document par e-mail ou via un lien sécurisé

2. Lecture et acceptation : il consulte le document, prend connaissance de son contenu et accepte les conditions avant de poursuivre.

3. Vérification d'identité : selon le niveau choisi, elle se fait par code, pièce d'identité ou certificat.

4. Signature : il signe depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone ; un dossier de preuve horodaté est automatiquement généré.

Peut-on signer un document électroniquement depuis un smartphone ?

Oui. Un document peut être signé électroniquement depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, sans contrainte de lieu ni de matériel. Le signataire reçoit le document, le consulte et appose sa signature directement depuis son appareil, où qu'il se trouve.

Où sont conservées les données de mes documents signés électroniquement ?

Chez Docaposte, vos documents et leur dossier de preuves sont hébergés et conservés en France, hors de portée des lois extraterritoriales comme le Cloud Act. Filiale du groupe La Poste et prestataire de services de confiance qualifié, Docaposte opère une signature électronique conforme à eIDAS et au RGPD, sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud par l'ANSSI.

La signature d'un document électronique est-elle sécurisée ?

Oui, et c'est la cryptographie qui l'assure. Selon le niveau de signature utilisé, des mécanismes cryptographiques permettent d'associer la signature au signataire et de détecter toute modification ultérieure du document. Dans le cadre d’une signature avancée ou qualifiée, le signataire utilise une clé privée qui n'appartient qu'à lui et reste sous son contrôle exclusif. Cette clé est rattachée à son identité par un certificat électronique délivré par une autorité de certification, un tiers de confiance qui a vérifié au préalable qui il est. Personne ne peut donc signer le document électroniquement à sa place.

Docaposte pour signer tous vos documents électroniquement

Quel que soit le document et son niveau de sensibilité, Docaposte fournit la solution qui lui correspond. Opérateur de la signature en France et Prestataire de services de confiance qualifié, Docaposte réunit la couverture et les garanties nécessaires à chaque usage.

• Toute la gamme, pour tous vos documents. De la signature simple à la signature qualifiée, Docaposte couvre les trois niveaux du règlement eIDAS. Vous signez ainsi tous vos documents électroniquement, du devis du quotidien à l'acte à forte valeur juridique.
• Une souveraineté ancrée dans les faits. Filiale du groupe La Poste et leader français de la confiance numérique, Docaposte opère sa solution en France, hors de portée des lois extraterritoriales comme le Cloud Act.
• Le plus haut niveau d'exigence. L'ensemble de la gamme de signatures électroniques est labellisé eIDAS. Docaposte est qualifié PVID par l'ANSSI, certifié ISO 27001 et NF461, pour une signature conforme et opposable.