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Quelles sont les règlementations à respecter pour une signature électronique ?

Quelles sont les règlementations à respecter pour une signature électronique ?

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Le 19.12.2023

7 min

Dans un contexte de dématérialisation accrue, les entreprises ont d’ores et déjà opté pour la signature électronique, dans des domaines aussi variés que l’immobilier, les ressources humaines, la banque et les assurances. Il s’agit d’un dispositif cryptographique par lequel un signataire appose sa signature sur un document numérique, sans qu’il ait besoin de recourir au format papier. 

Les entreprises bénéficient ainsi des nombreux avantages associés à cette solution numérique. En plus de faire des économies de papier et de réduire les coûts liés aux consommables et à l‘envoi postal, elle permet de considérablement diminuer le temps de traitement des dossiers. Pour tous les signataires concernés, elle propose un parcours utilisateur beaucoup plus fluide, avec la possibilité de signer à tout instant, et en tout lieu (en face à face ou à distance). Mais quelles sont les réglementations à respecter pour une signature électronique ? Le point dans cet article. Signature électronique : quelle réglementation ? 

Signature électronique : quelle réglementation ?

Le cadre légal de la signature électronique

Le règlement européen eIDAS régit le cadre légal de la signature électronique. Entré en vigueur au 1er juillet 2016, ce règlement définit le cadre juridique qui concerne l’usage et la validité de la signature électronique à l’échelle européenne. Il reconnaît à la signature électronique la même valeur légale que la signature manuscrite et définit 3 niveaux de signature en fonction du degré de sensibilité des documents à signer :

  • La signature électronique simple
  • La signature électronique qualifiée
  • La signature électronique avancée

Indépendamment du règlement eIDAS, l’état français encadre également la validité de la signature électronique dans le Code civil. En effet, selon l’article 1366, la signature électronique est dotée de la même force probante que la signature manuscrite, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité du document ». 

La signature électronique est-elle obligatoire ?

Issue du principe d’autonomie, la liberté contractuelle déclare que les parties engagées sont libres de déterminer le contenu et la nature du contrat. Ainsi, la mise en application de la signature électronique ne doit pas porter atteinte à cette liberté. De fait, chaque partie peut choisir le mode de signature du document utilisé, sous couvert de conformité au droit national. 

Dans le cas d’un contrat conclu avec un particulier, l’utilisation d’un contrat électronique est courante. Cependant, la signature manuscrite étant possible, il est donc interdit de rendre la signature électronique obligatoire. 

Dans le cas des marchés publics, les documents (de consultation, offres, candidatures, etc.) qui font état d’une transaction dont le montant est supérieur ou égal à 25 000€ HT doivent être transmis par voie électronique. 

Lorsqu'elle n'est pas obligatoire, l'entreprise ne peut pas imposer la signature électronique à l'acheteur qui n’en a pas émis le souhait. 

Les différents niveaux de sécurité de la signature électronique

La signature électronique simple

Il s’agit du premier niveau de sécurité qui privilégie la rapidité et la simplicité. Il s’applique aux documents présentant des facteurs de risques limités comme :

  • Un accusé de réception
  • Un compte rendu de réunion
  • Un contrat commercial engageant des petits montants
  • Une note de service
  • Des documents RH
  • Un bail de location
  • Etc.

> Découvrez la signature simple

Dans ce cas, le signataire reçoit généralement un code de validation par mail ou SMS afin d’identifier ses coordonnées et signifier l'approbation.

La signature électronique avancée 

La signature électronique avancée se démocratise progressivement avec une croissance exponentielle dans certains secteurs comme la banque et l’assurance. Ce qui la différencie de la signature électronique simple est l’utilisation d’un certificat au nom du signataire. Elle permet :

  • D’identifier le signataire
  • De lier la signature à son émetteur
  • De garantir l’intégrité du document

Dans une grande majorité des cas, le signataire télécharge sa pièce d'identité sur la plateforme du prestataire de signature électronique qui peut ainsi procéder à des contrôles et la valider. 

La signature électronique de niveau avancé s’appuie sur un certificat de signature électronique qualifié

Ce niveau de signature permet, par rapport à la signature précédente, de garantir l’identité du signataire par un procédé spécifique. En effet, elle s’appuie sur l'usage d'un certificat de signature électronique qualifié qui répond aux critères d’exigence du règlement européen eIDAS. Ce certificat est délivré par un tiers de confiance numérique. Ce dernier doit procéder à la vérification de l’identité du signataire, réalisé par exemple lors d’un entretien physique avec du personnel qualifié ou par le biais d’un service de vérification d’identité à distance certifié. 

> Découvrez la signature avancée

La signature électronique qualifiée

Le niveau de signature qualifié est le plus fiable tant sur le plan juridique que sur le plan technique. Selon le Code civil, seul ce niveau de signature électronique a la même force probante qu’une signature manuscrite, et ce dans tous les Etats membres de l’Union européenne. La signature qualifiée nécessite la délivrance d’un certificat de signature qualifié et l’usage d’un dispositif de création de signature électronique qualifiée. 

> Découvrez la signature qualifiée

La signature électronique dans les domaines des assurances, de la banque et de l’immobilier

La signature électronique pour la banque et l’immobilier

La signature électronique concerne particulièrement les secteurs de la banque, des assurances et de l’immobilier, notamment dans le cas d’un acte de cautionnement (lorsqu’une personne se porte caution pour un logement ou un crédit.) En effet, avant le 1er janvier 2022, il n’était pas possible de se porter caution de façon dématérialisée, puisque la mention « je soussigné M. se porte caution... » devait être impérativement manuscrite. Or, la Réforme du droit des sûretés a remédié à ce problème. 

Grâce à son outil de signature électronique, Docaposte a mis en place une fonctionnalité qui permet d’écrire un texte attendu.

Prenons le cas d’un agent immobilier qui loue un bien à un preneur de bail avec caution. L’agent immobilier écrit la mention attendue de la part du preneur à bail, puis il lui envoie le document ainsi qu’à la personne se portant caution, laquelle doit impérativement recopier le texte mot pour mot attendu par l’agent, comme elle l’aurait fait de façon manuscrite. Enfin, si le texte est correctement saisi, l’acte de cautionnement peut être signé.

Cela fonctionne pour les crédits, à destination des professionnels ou des particuliers, ou pour tout autre acte dans le secteur de l’immobilier. 

La signature électronique dans le secteur des assurances et de la banque 

La cinquième directive (UE) 2018/843 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux est entrée en vigueur en juin 2018. Celle-ci vise notamment à encadrer les secteurs d’activité de l’assurance patrimoniale, des assurances vie, des assurances retraite, des services financiers et de paiement et des services de gestion de patrimoine. 

Pour y répondre, les secteurs de la banque et des assurances doivent vérifier l’identité de leurs clients de manière ponctuelle au cours de la vie du contrat (demande de pièce d’identité tous les 5 à 10 ans). Les services en ligne, comme les banques en ligne qui n’ont donc pas d’agence physique, ont opté pour une vérification totalement dématérialisée. 

Le Code Monétaire et Financier régit les souscriptions de contrats à distance en exigeant des mesures de vigilance complémentaires. Plusieurs méthodes sont à mettre en œuvre pour s’assurer de l’identité du client. Il existe en tout 6 mesures ; la plus simple à mettre en œuvre est d’obtenir une copie de la pièce d’identité et contractualiser avec une signature avec un certificat qualifié. 

Pour répondre aux besoins de ses clients, Docaposte propose un parcours 100% automatique grâce à une intelligence artificielle. Dès lors que l’on utilise une signature qualifiée pour souscrire à un service financier, cela permet de satisfaire les obligations de KYC (Know Your Customer) et de matérialiser la souscription. 

La signature électronique, service complémentaire dans les secteurs de la banque et des assurances

La signature électronique représente une opportunité pour les banques, les assureurs et leurs clients car ils peuvent suivre en toute autonomie leur parcours de souscription en intégralité. La signature électronique doit être perçue comme un service complémentaire apportant des bénéfices, tout en assurant un niveau de sécurité optimal. Aujourd’hui, la majeure partie des parcours de souscription se fait via internet :

  • La recherche d’informations
  • La comparaison des offres bancaires et d’assurance
  • Le choix de la couverture et des contrats les plus adaptés
  • Etc. 

Cela paraît donc logique de mettre à la disposition des clients la possibilité de franchir la dernière étape en ligne : celle de la souscription

Les documents concernés par la signature électronique dans le secteur de l’immobilier 

Les professionnels de l’immobilier (promoteurs, agents immobiliers, etc.) sont tous impactés par la digitalisation des processus et optent massivement pour la signature électronique. En effet, celle-ci est parfaitement adaptée pour de nombreux documents :

  • Actes sous-seing privé
  • Bons de visite
  • Etats des lieux d’entrée et de sortie
  • Contrats de location
  • Mandats de gestion
  • Mandats de vente
  • Diagnostics immobiliers
  • Contrats de bail
  • Compromis
  • Etc. 

Grâce à l’utilisation de la signature électronique, les transactions sont sécurisées, le processus de contractualisation est simplifié, les délais de traitement de dossiers sont réduits et les coûts sont diminués. 

Docaposte propose une gamme complète de solutions robustes et éprouvées, qui vous permet d’accéder aux 3 niveaux encadrés par le règlement européen eIDAS, à distance ou en local, selon le risque juridique et/ou métier de vos documents à signer. N’hésitez pas à contacter nos experts.

Sources : https://www.legifrance.gouv.fr/ ; https://www.ssi.gouv.fr/

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