Quelle signature pour les marchés publics ?

Les marchés publics évoluent et la commande publique se dématérialise. Depuis le 1er octobre 2018, en vertu de l’arrêté du 12 avril 2018, tous les marchés publics supérieurs à 25 000 euros hors taxes doivent être passés sous forme numérique : les offres « papier » ne sont plus acceptées. Quelle signature électronique pour les marchés publics ? Quelle est la réglementation en vigueur ? Quels sont les documents concernés ? Le point dans cet article.

Marchés publics et signature électronique 

Signature électronique et commande publique 

L’arrêté du 12 avril 2018 concernant la signature électronique dans la commande publique, détermine les règles relatives à l’utilisation de la signature électronique dans les marchés publics. En effet, depuis le 1er octobre 2018, les signatures électroniques effectuées dans le cadre des marchés publics devront s’appuyer sur un certificat de signature électronique qualifié au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS ». Il s’agit d’une « feuille de route » qui accompagne la généralisation de la dématérialisation. En effet, l’arrêté fixe, simplifie et harmonise les conditions d’usage de la signature électronique, que le signataire soit une personne publique ou un opérateur économique.  

Toutefois, précisons que la dépose peut être électronique avec une signature manuscrite. De fait, les documents peuvent être signés manuscritement. Toutefois, cette signature faite à la main devra être scannée et le signataire devra prouver l’originalité du document. L’option de la signature électronique s’avère finalement plus simple et plus sécurisée. 

Marchés publics et signatures électroniques autorisées 

Dans le cadre des marchés publics, depuis l’arrêté du 12 avril 2018, deux types de signatures numériques sont acceptés :

• La signature électronique avancée avec certificat qualifié au sens du règlement européen eIDAS
• La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée représente le niveau de signature électronique le plus élevé. En effet, il revient à s’offrir la meilleure protection juridique en cas de litige. La signature électronique qualifiée renverse la charge de la preuve sur le signataire. Autrement dit, en cas de contentieux, c’est au signataire de démontrer la non-conformité de la signature numérique. 

> Comment obtenir une signature électronique qualifiée ?

La signature électronique avancée avec certificat qualifié, quant à elle, ne permet pas une inversion de la charge de la preuve, contrairement à la signature électronique qualifiée. 

> Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée ?

Le certificat électronique qualifié, au sens du règlement eIDAS, associe chaque signature électronique à une personne physique ou au représentant d’une personne morale, cela afin d’écarter tout risque d’usurpation d’identité. Le certificat de signature électronique est nominatif et peut être réutilisable. Dans le cadre de la signature de marchés publics, il est préférable d’acquérir un certificat d’une durée de 1 à 3 ans. Payant, il ne peut être commercialisé que par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCE), mentionné sur la Trust List européenne sur le site LSTI. 

Réaliser ses démarches administratives avec une signature électronique 

Afin d’effectuer certaines formalités administratives, en tant qu’entreprise, vous aurez besoin d’utiliser un certificat numérique et signer électroniquement certains documents. Voici une liste non exhaustive des dépôts concernés, sur Infogreffe notamment :

• Dépôt des comptes
• Changement de dirigeant
• Modification de l’activité
• Augmentation de capital
• Changement de dénomination
• Requêtes d’injonction de paiement. 

En effet, utiliser la signature électronique permet de réaliser des démarches administratives de façon entièrement sécurisée. L’usage de la signature électronique devient de plus en plus fréquent pour les entreprises qui doivent interagir avec les administrations. 

Quels sont les avantages de la signature électronique dans la relation avec les marchés publics ?

La signature électronique offre divers avantages tant pour les entreprises que pour les organismes publics.

• Simplification des démarches administratives
• Amélioration de la collaboration et de la communication
• Sécurité et authenticité des documents signés
• Conformité à la législation en vigueur
• Gain de temps et d’argent 

Le cas des appels d’offres avec les marchés publics

Dans ces cas, les documents envoyés par voie électronique sont signés numériquement dès lors qu’une signature est requise. La signature peut être prévue par le code des marchés publics, (c’est en effet le cas de l’acte d’engagement pour les marchés formalisés), par les documents de la consultation, ou par le document lui-même. Les documents à signer numériquement sont ceux qui auraient été signés manuscritement. 

L’arrêté ne prévoit aucun élargissement ni aucune restriction concernant le champ des documents à transmettre revêtus d’une signature. Le mode de transmission, qu’il soit papier ou électronique, détermine la façon de signer (signature manuscrite ou numérique). Néanmoins, notez qu’un document pour lequel aucune signature n’est requise sera transmis par voie électronique sans signature numérique. Il est donc vivement suggéré aux acheteurs de mentionner de façon précise, dans les documents de la consultation, les documents qu’ils veulent recevoir signés, en rappelant qu’en cas d’envoi électronique, la signature numérique est exigée sur le document lui-même. 

Rappelons qu’il ne faut pas exiger la signature des documents qui sont des annexes à l’acte d’engagement. En effet, les lister dans l’acte d’engagement et les identifier précisément (numéro de version, nombre de pages) suffit amplement. 

Acteur de la confiance numérique en France et filiale numérique du Groupe La Poste, Docaposte vous propose une gamme de solutions de signature électronique adaptée à vos besoins, pour les destinataires publics ou privés. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services.