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Le 28.09.2023
8 min
La transition progressive vers la facturation électronique en France, instaurée par la Loi de Finances 2020, a pour ambition d’imposer à l’ensemble des entreprises françaises B2B assujetties à la TVA de recevoir et d’émettre leurs factures sous forme électronique. Pour cela, elles devront obligatoirement passer par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation, publique ou privée, pour la transmission des factures.
Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme officielle mise en place par le gouvernement pour gérer la facturation électronique. Son rôle est de faciliter la transmission et la réception des factures électroniques entre les entreprises et l'administration fiscale, garantissant ainsi la conformité aux normes et régulations en vigueur.
Les plateformes privées, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), jouent également un rôle crucial dans le nouveau modèle de l’administration en facilitant l’envoi et la réception des factures et la transmission des données de facturation, c’est-à-dire l’e-reporting. Elles incluent également des fonctionnalités supplémentaires par rapport à celles proposées par le PPF, telles que des analyses de dépenses, des intégrations systémiques avancées et des supports techniques spécialisés.
Au-delà de la conformité réglementaire, passer à la facturation électronique donne l’opportunité de bénéficier de nombreux avantages : gain de productivité, de temps, de sécurité et de traçabilité.
Initiée par la Loi du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 (ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction), la mise en place de la facturation électronique vise à renforcer la compétitivité des entreprises, à alléger leur fardeau administratif, à faciliter la collecte de la TVA, à mieux lutter contre la fraude et à apporter une vision en temps réel de l'activité des entreprises.
En effet, la dématérialisation des factures permet non seulement d'accélérer les délais de paiement et d'améliorer la productivité des entreprises grâce à la dématérialisation, mais aussi de faciliter les déclarations de TVA grâce au pré-remplissage automatique et de fournir de nouveaux services administratifs aux entreprises, en particulier aux plus petites.
La transition vers la dématérialisation a débuté en 2020. Le gouvernement a annoncé le 28 juillet 2023 le report de la réforme sur la généralisation de la facture électronique pour les entreprises françaises, prévue initialement en juillet 2024. Ce report a pour objectif de faciliter le passage à la facturation électronique pour les entreprises dans les meilleures conditions, en leur accordant plus de temps pour opérer cette transformation digitale. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
Comme son nom l’indique, une Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) est une plateforme qui permet de dématérialiser les données de facturation dans le cadre de relations commerciales, notamment entre clients et fournisseurs. Ces plateformes jouent un rôle essentiel dans la sécurisation et l'efficacité des transactions commerciales en facilitant l'échange des factures et leur règlement.
Pour être reconnue comme PDP, un opérateur doit candidater et recevoir une immatriculation officielle de la part de l'administration fiscale renouvelable tous les 3 ans. Depuis le 2 mai 2023, un service spécialisé est établi au sein de la DGFiP pour délivrer cette immatriculation : le service d’immatriculation de Lille. Pour obtenir cette immatriculation l'opérateur de la plateforme doit satisfaire à certaines exigences réglementaires. L'opérateur doit ainsi prouver qu'il peut fournir des garanties adéquates et qu'il a la capacité d'assurer les fonctions attendues d'une PDP.
Seules les plateformes immatriculées auprès des organismes fiscaux ainsi que le PPF pourront envoyer les factures aux destinataires et transmettre les données de facturation ou de transaction à l'administration fiscale.
Le Portail Public de Facturation est une initiative gouvernementale conçue pour accompagner la transition vers la facturation électronique obligatoire, et dont les principales fonctions sont :
En résumé, le PPF est un outil essentiel mis en place par l'État pour accompagner les entreprises dans la transition vers la facturation électronique, en assurant la sécurité, la conformité et la facilité d'utilisation.
Les entreprises soumises à cette obligation pourront également faire appel aux services d'une PDP pour envoyer et recevoir leurs factures électroniques, ainsi que pour la transmission des données de facturation à l'administration fiscale (également appelée "e-reporting").
Ainsi, les quatre principales fonctions d'une PDP sont :
En somme, une PDP est un prestataire de services qui sert d'intermédiaire entre les entreprises et l'administration fiscale, facilitant la dématérialisation des factures et la transmission de données.
Les PDP peuvent apporter de nombreux avantages aux entreprises, notamment :
Les PDP aident les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires et fiscales en matière de facturation, pour l'extraction de données de transactions et de paiement pour l'administration fiscale et fournissent des fonctionnalités supplémentaires telles que la signature électronique.
Grâce à la nature numérique des transactions, toutes les actions effectuées sur une facture (création, modification, envoi, paiement) peuvent être enregistrées et suivies. Cela permet une traçabilité complète de chaque facture, ce qui facilite les audits et garantit la transparence des transactions. Les parties impliquées peuvent vérifier à tout moment l'état d'une facture, qui l'a modifiée et quand.
Les erreurs manuelles courantes dans la facturation peuvent être considérablement réduites grâce à la dématérialisation. En outre, la nature traçable et transparente des transactions numériques rend la fraude plus difficile. Les tentatives de modification non autorisée d'une facture peuvent être détectées rapidement, protégeant ainsi les entreprises contre la fraude.
Les PDP peuvent intégrer des systèmes de paiement électronique qui permettent des paiements plus rapides et plus sûrs. De plus, avec une PDP, les factures peuvent être envoyées instantanément aux clients, ce qui accélère le processus de facturation. Cela peut améliorer la gestion de la trésorerie et accélérer le cycle d'achat et de paiement.
Pour générer et transmettre des factures dans différents formats et répondre aux besoins spécifiques des clients.
Les PDP fournissent un moyen centralisé et sécurisé de stocker les factures et autres documents, ce qui facilite leur récupération et leur gestion.
Comme les ERP ou les logiciels comptables, ce qui permet une synchronisation et un échange de données plus fluides.
Les PDP automatisent de nombreuses tâches manuelles associées à la facturation, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.
La facturation électronique réduit l'usage du papier, ce qui contribue à la conservation des ressources naturelles et à la réduction de l'empreinte carbone des entreprises. De plus, l'élimination du besoin de stockage physique des factures peut libérer de l'espace de bureau et réduire les coûts d'exploitation.
En remplaçant les factures papier par des factures électroniques, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives sur les coûts de traitement, d'impression et d'expédition.
Il s’agit d’offrir une assistance pour la mise en œuvre de la facturation électronique, le support technique, la formation des utilisateurs.
Certaines PDP peuvent également offrir des services uniques, tels que des analyses de dépenses, des intégrations avec d'autres systèmes d’ERP.
Ainsi, en utilisant une PDP, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur productivité et leur conformité réglementaire, mais aussi renforcer leur traçabilité, leur transparence et leur durabilité.
Expert de la facture électronique depuis plus de 20 ans et candidat pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), Docaposte propose l'offre la plus complète du marché pour le traitement des factures fournisseurs et clients, adaptée aux besoins de toutes les organisations, des TPE/PME aux grands groupes. Cette solution adresse aussi bien la facturation B2B que B2G (via Chorus Pro) et permet le traitement de tous les formats de factures autorisés (EDI, XML, PDF signé, Factur-X).
La facture électronique de Docaposte est une solution fiable, sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur, et qui inclut le traitement des cycles métier fournisseurs et client.
Prestataire de services de confiance, Docaposte assure une maîtrise de bout en bout de la chaîne de traitement des factures électroniques et garantit des documents dématérialisés, juridiquement irréfutables et archivés en toute sécurité, dans le respect des normes (archivage certifié NF 461 – conforme NF Z42-013 – et signature électronique RGS).