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Passer à la signature en ligne en 5 étapes

Passer à la signature en ligne en 5 étapes

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Le 09.05.2022

3 min

A l’heure où les documents se rédigent sur clavier, s’échangent en ligne et se stockent sur le cloud, vous avez parfaitement saisi la nécessité et l’intérêt de passer à la signature électronique. Après vous être renseigné sur le sujet, vous connaissez les trois niveaux de signature électronique : simple, avancé et qualifié, et ce qui les différencie aux yeux de la réglementation et en termes de garanties. Vous êtes désormais prêt à passer à la signature électronique. Oui, mais comment ?  

Etape 1. Définissez un cahier des charges

La première chose à faire est d’évaluer vos besoins et de définir un cahier des charges précis.

Quels services et processus sont concernés, pour quels documents et en quels formats (word, pdf…) ? Quel volume cela représente-t-il sur un mois, sur une année ? Combien de destinataires, en interne ou à l’externe, devront signer en ligne ? D’autres actions sont-elles à prévoir avant ou après la signature du document en ligne, comme l’approbation du document ou l’archivage… ? Et selon la nature du document (commande, contrat de travail, accord d’entreprise, prêt bancaire, contrat de prévoyance, etc.) quels sont les risques financiers et/ou juridiques en cas de litige et de recours en justice ?

Etape 2. Choisissez le niveau de signature électronique

Niveau de signature simple, avancé ou qualifié ? Associé à un fichier de preuves limité ou renforcé ? Avec certificat de signature électronique qualifié ou pas ? Impliquant une vérification de l’identité du signataire fiable ou très fiable ? Incluant un horodatage qualifié ou non ? Si pour certains documents le choix vous paraîtra évident en fonction de l’analyse du risque, pour d’autres, seul un expert en la matière pourra vous conseiller. Rapprochez-vous de votre conseiller juridique ou d’un expert en signature électronique.

Etape 3. Sélectionnez votre fournisseur de signature électronique

Le prestataire de signature doit connaître votre métier pour vous conseiller au mieux. Il doit être pérenne, savoir sécuriser les données personnelles, constituer un dossier de preuves qui vous protège, et intégrer au mieux la phase de signature à vos parcours et process.

Etape 4. Choisissez votre solution de signature en ligne

L’étape suivante consistera à définir avec votre prestataire la solution de signature en ligne convenant le mieux à votre entreprise, au regard de sa taille et de son organisation, de votre système d’information ou de vos applications métier, mais aussi des ressources internes dont vous disposez et que vous pouvez mobiliser. Selon les cas, vous choisirez :

  • une solution en mode SaaS, permettant la création d’un circuit de signature et son suivi en toute autonomie, via un portail dédié
  • une API (ou interface de programmation d'application) : un module fonctionnel venant s’intégrer dans vos applicatifs métiers ou système d’information.
  • un dispositif sur mesure, calqué sur vos exigences métiers.

Etape 5. Accompagnez le changement 

Vous êtes prêt à passer à la signature électronique ! Mais qu’en est-il des parties prenantes, en interne et à l’externe ? Une campagne d’information et un temps de formation seront nécessaires pour conduire le changement et préparer les publics émetteurs et signataires des documents à l’utilisation ce nouveau process.

Et après ? Comme pour tout nouveau dispositif, mesurez son efficacité, sa simplicité et sa fiabilité, en vous appuyant sur les retours d’expérience de vos collaborateurs et des signataires. Objectif : apporter les actions correctives qui s’imposent et améliorer les processus jusqu’à faire de la signature électronique un outil à ce point performant que, très vite, vos collaborateurs et partenaires se demanderont comment ils faisaient avant.

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