La norme internationale relative à l'archivage électronique

L'ère du numérique a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs informations. L'archivage numérique, en particulier, est devenu un enjeu crucial, non seulement pour des raisons de commodité, mais également pour des impératifs légaux et sécuritaires. Face à la multiplication des données, la question de leur conservation et de leur intégrité à long terme se pose avec acuité. 

Dans ce contexte, les normes internationales relatives à l’archivage électronique, telles que celles établies par l'ISO, offrent un cadre de confiance essentiel. Elles garantissent que l'information archivée conserve sa valeur et reste fiable au fil du temps. L’évolution de ces normes et leur application dans les solutions de confiance telles que celles proposées par Docaposte, assurent la pérennité et la sécurité des archives numériques tout en répondant aux exigences légales et opérationnelles des entreprises. 

Qu’est-ce qu’une norme d’archivage ?

Les normes d’archivage, qu’elles s’appliquent aux documents papier ou électroniques, jouent un rôle fondamental dans la mise en place d’une gestion documentaire efficace et sécurisée. 

Non seulement ces normes ne demeurent pas figées, mais elles évoluent constamment pour faire face aux défis posés par les évolutions technologiques et les exigences réglementaires croissantes. 

Il existe différentes catégories de normes d’archivage : 

• Les normes dédiées à l'archivage papier régissent la qualité des matériaux de conditionnement et définissent les procédures de conservation physique, garantissant ainsi une protection à long terme des documents papier.
• Les normes relatives à l’archivage électronique détaillent les exigences techniques et organisationnelles spécifiques aux systèmes d’information qui conservent des documents électroniques, assurant ainsi de leur intégrité et accessibilité sur la durée.

En plus de se conformer à des normes spécifiques au conditionnement de leurs archives et de l’information numérique, les entreprises ont l’obligation de conserver leurs documents, qu'ils soient sous format papier ou électronique, pendant des périodes minimales imposées par la loi. La durée de conservation obligatoire varie en fonction du type de document, par exemple, les documents comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans, tandis que les documents fiscaux ont une durée minimale de conservation de 6 ans. Ces normes résultent d’un consensus national, parfois même international. La standardisation représente un processus collaboratif engageant un large éventail de parties prenantes, comprenant généralement des experts, des prestataires et des utilisateurs. Ensemble, ils déterminent la meilleure approche pour la conservation, la protection et la récupération des documents. 

Cette normalisation traduit une compréhension collective des pratiques optimales, visant à garantir l'interopérabilité et la conformité aux exigences légales et réglementaires. En d’autres termes, elle garantit la complétude et l’adaptabilité des normes pour répondre aux besoins variés d'un marché, qu’il soit national ou global. Une norme est généralement établie pour une durée limitée, souvent pour trois ans, puis elle fait l’objet d’une révision visant à assurer sa pertinence continue. Ce processus de révision revêt une importance cruciale pour s'assurer que les normes demeurent en phase avec les dernières innovations technologiques et les évolutions du marché.

Enfin, les normes n’influencent pas uniquement la manière dont les documents sont archivés, mais elles ont également un impact sur la gestion globale des documents. Elles modèlent la façon dont les entreprises accèdent et récupèrent les informations.

C’est sur la base de ces standards internationaux d'archivage que Docaposte intègre des services visant à renforcer la confiance numérique à travers ses solutions d'archivage électronique.

Évolution des normes internationales d’archivage

Initialement, la norme française NF Z42-013, devenue internationale sous la référence ISO 14641, établit les directives pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques. Cette norme revêt une importance cruciale pour les organisations cherchant à garantir l'intégrité, l'authenticité et l'accessibilité de leurs archives numériques sur le long terme. Par la suite, la norme ISO 14641-1:2018 a remplacé la version de 2012 et a étendu les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation des systèmes informatiques visant la conservation intègre de documents électroniques. Cette mise à jour comporte des avancées technologiques et des clarifications basées sur les retours d'expériences acquises depuis la publication de la version précédente. Elle met l’accent sur la préservation à long terme de l'authenticité, de l'intégrité et de l'accessibilité des documents électroniques archivés, en tenant compte de la nécessité de protéger les données contre les altérations non autorisées, les pertes accidentelles, et les défis découlant de l'évolution technologique. La norme française NF Z42-013 a elle aussi fait l’objet d’une révision en 2020 (octobre), représentant la vision la plus moderne des exigences applicables à un service d’archivage électronique. Bien que spécifique à la France, elle constitue un état de l’art pointu repris par d’autres pays européens. 

En ce qui concerne la norme ISO 14721:2012, plus connue sous le nom de référence OAIS (Open Archival Information System), elle établit un cadre conceptuel pour la conservation à long terme des informations numériques, garantissant leur accessibilité et leur compréhension au fil du temps. Cette norme internationale définit un ensemble de fonctions et de responsabilités pour les organisations d'archivage, incluant la collecte, la gestion à long terme, et la communication des données numériques. Elle est conçue pour être applicable à tout type d'organisation responsable de la préservation des informations numériques, quel que soit le domaine d'application, permettant ainsi un large éventail d'utilisations.

L'Organisation Internationale de Normalisation (ISO) et le modèle de référence OAIS

L’Organisation Internationale de Normalisation, communément appelée ISO, occupe une position centrale dans l’harmonisation des pratiques d'archivage à l'échelle mondiale. En tant qu'entité indépendante et non gouvernementale, elle réunit des experts provenant de 164 pays membres afin d’élaborer des normes volontaires. Ces normes qui facilitent le commerce international, garantissent la qualité des produits et des services, et favorisent l'innovation. 

L'ISO fonctionne comme une plateforme de consensus, réunissant les besoins spécifiques des différents marchés conduisent à la mise en place de normes internationales. Ces normes revêtent une importance cruciale, car elles fournissent des spécifications techniques et des critères de qualité qui doivent être respectés de manière cohérente et fiable. Cela contribue à instaurer la confiance des acheteurs et des utilisateurs dans les produits et services conformes à ces normes. L’exemple le plus significatif de l'impact de l'ISO dans le domaine de l'archivage réside dans l’adoption du modèle de référence pour un Système Ouvert d’Archivage d’Information (modèle OAIS). Comme mentionné précédemment, la norme ISO 14721:2012, qui établit ce modèle, est devenue une pierre angulaire dans la conservation à long terme des documents numériques. Son objectif clé : garantir que les documents archivés conservent la même valeur légale que les documents originaux. Pour y parvenir, cette norme détaille les processus, soulignant l'importance d'une compréhension partagée des informations entre l'archiviste et l'utilisateur. De plus, la norme présente un vocabulaire standardisé qui facilite la communication et la compréhension mutuelle entre les divers acteurs et secteurs impliqués. En énonçant ces directives, l'ISO joue un rôle essentiel dans la garantie que les systèmes d'archivage numérique, tels que ceux développés par Docaposte ne se conforment pas seulement aux exigences actuelles, mais sont également préparés pour répondre aux défis futurs. Cela renforce la confiance des utilisateurs dans la pérennité et l'intégrité de leurs archives numériques.

Ces normes sont essentielles pour des entreprises comme Docaposte, car elles établissent des principes reconnus à l’international pour l'archivage électronique. Elles garantissent que les documents numériques demeurent fiables, authentiques et utilisables à long terme. Cela implique que Docaposte s’engage à garantir que chaque document électronique traité conserve son intégrité originale grâce à l’utilisation de formats ouverts et normalisés, ainsi qu’à des systèmes de stockage sécurisés. Des processus de cryptage avancés sont mis en œuvre, et une traçabilité exhaustive est maintenue pour chaque fichier archivé, assurant ainsi la conformité légale et la fiabilité à long terme.

La solution d’archivage Docaposte

Les systèmes d’archivage électronique de Docaposte sont pourvus de mécanismes de sauvegarde et de récupération robustes, de contrôles d'accès stricts, ainsi que de capacités de suivi, qui garantissent une parfaite gestion documentaire. Le système de gestion électronique de documents de Docaposte intègre des outils d'horodatage précis et des journaux de transactions détaillés, offrant ainsi une transparence totale et une conformité sans faille.

Par ailleurs, l'engagement de Docaposte envers les normes internationales lui permet de répondre aux besoins de ses clients multinationaux. En adhérant à ces standards universels, Docaposte n'assure pas seulement la sécurité des données, mais bâtit également des ponts de confiance essentiels pour le commerce et la collaboration transfrontaliers. Fort de sa conformité avec les normes internationales d'archivage telles que l'ISO 14641-1, Docaposte se positionne comme un acteur clé de la confiance numérique.

 Conçue pour répondre aux besoins du secteur public et privé, cette solution s'assure que l'archivage électronique dépasse la simple sauvegarde en préservant la force probante des archives. 

Proposant des fonctionnalités clés telles que la conformité aux obligations légales, une sécurité renforcée, une facilité de recherche et d'accès aux documents, ainsi que la garantie de l'intégrité des archives, Docaposte offre une solution robuste, conforme à la norme ISO 14 641 grâce à sa certification certifiée NF 461  pour l’archivage des documents numériques. La certification NF 461 obtenue à la suite d’un audit sur site et sur pièce réalisé par un organisme d’audit accrédité par le COFRAC garantit de manière objective la complète conformité aux normes NF Z42-013 et ISO 14-641.