Qu'est ce qu'un logiciel de signature électronique ?

Face à l'essor du numérique et à la dématérialisation croissante, les entreprises doivent trouver de nouveaux moyens pour rester compétitives. 

La signature électronique s'impose comme un outil incontournable pour simplifier les transactions, réduire les coûts et améliorer la sécurité. 

En effet, elle permet de signer des documents numériques de manière sécurisée et juridiquement valable, offrant de nombreux avantages en termes de gain de temps, d'efficacité et de fiabilité.

Fonctionnement et sécurisation du parcours de signature

Pour garantir la sécurité et la conformité dans le parcours de signature électronique, des logiciels sécurisés, tels que ceux développés par Docaposte, intègrent des systèmes d’identification robustes pour s’assurer de l’identité des signataires. 

Ces solutions garantissent la conformité et la validité des documents signés. Une fois le document envoyé aux signataires, ces derniers peuvent le remplir, le signer, puis un cachet est apposé pour protéger son intégrité.

Le processus de signature électronique est généralement composé des étapes suivantes :

• Identification et authentification du signataire : le signataire reçoit un lien unique pour accéder au document à signer. Il prouve son identité ensuite via un système d'authentification, tel que la reconnaissance faciale, vocale ou un code PIN afin de prévenir toute fraude.
• Signature et horodatage : le signataire appose sa signature électronique sur le document. Toutes les étapes sont enregistrées et la transaction est horodatée pour garantir sa date et heure.
• Cryptage et archivage : le document signé est ensuite crypté et archivé de manière sécurisée pour garantir l'intégrité du document. 
• Suivi et notifications : le suivi du processus de signature est possible en temps réel grâce à un tableau de bord intuitif. 

Avantages de la signature électronique

Les avantages de la signature électronique sont multiples :

• Gain de temps et d'argent : suppression du papier, réduction des frais d'envoi et de stockage. Les documents peuvent être signés en quelques secondes et simultanément entre plusieurs signataires. Il est également possible d’automatiser tout le processus suite à la signature. 
• Facilité d'organisation et de suivi : Suivi en temps réel de l’avancement du dossier. Les documents signés sont archivés de manière sécurisée et peuvent être consultés à tout moment. 
• Sécurité et fiabilité : les signatures électroniques sont infalsifiables et garantissent l'intégrité du document.
• Conformité réglementaire : une solution de signature électronique conforme à eIDAS garantit la validité juridique des documents signés.

Les types de signatures électroniques

Il existe trois types de signatures électroniques, offrant différents niveaux de sécurité :

La signature simple

Ce type de signature est apposé sur les documents dont le consentement est requis, mais pour lesquels le niveau de risque de contestation est faible, car l’identité du signataire n’est pas garantie.

La signature avancée

Elle offre un niveau de sécurité supplémentaire et est utilisée pour signer électroniquement un document qui nécessite un niveau de sécurité élevé et une identification formelle du signataire. La signature avancée a une valeur juridique importante et doit être conforme aux exigences eIDAS.

La signature qualifiée

Elle est la signature électronique la plus sécurisée et offre la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Elle est indispensable pour les documents qui engagent des responsabilités importantes, doivent être conservés à long terme et pour lesquels l’identification de signataires est fondamentale.

Bons de commande, factures, contrats de travail, notes de frais, accusés de réception, devis, mandats, conventions de confidentialité, accords de non-concurrence, baux commerciaux, actes juridiques, contrats de vente immobilière, documents sensibles (fusions-acquisitions, marchés publics, procurations), documents d'identité, procurations, consentements éclairés, dossiers médicaux… La sélection du niveau de signature électronique se base sur l'importance et l'usage des documents numériques. La réglementation eIDAS guide ce choix, soulignant qu'une signature de haute fiabilité renforce la difficulté de contester un document en cas de litige.

Il importe également de bien distinguer :

• les outils de signature électronique conformes à eIDAS qui génèrent des signatures avec différents niveaux de sécurité et garantissent la validité juridique des documents signés ;
• les outils documentaires qui permettent d’apposer une signature scannée ou image de signature sur un document au format PDF ou autre, mais qui n’a aucune valeur juridique.

Docaposte : leader français de la signature électronique

Docaposte est un partenaire de confiance de la transformation digitale, qui propose une gamme complète de solutions de signature électronique adaptées aux besoins de tous les types d'entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité.

Sa solution innovante de signature qualifiée avec identification via IA ou humaine avec PVID offre un niveau de sécurité maximal et répond aux exigences des transactions les plus sensibles.

La solution est conçue pour être universellement compatible avec une variété de documents, tels que les contrats, factures, devis et bons de commande, tout en respectant les normes et réglementations clés comme l'eIDAS et le RGPD. Elle garantit la sécurité et la confidentialité à travers le cryptage des données et un archivage sécurisé. 

De plus, son interface intuitive et sa disponibilité sur divers supports rendent son utilisation aisée pour tous les utilisateurs.