Logiciel de dématérialisation des factures : faites évoluer votre gestion documentaire

Parce que de nombreux changements fiscaux et législatifs ont bousculé la gestion des factures en entreprise ces dernières années, la dématérialisation des factures s'impose désormais comme une nécessité pour les entreprises de toutes tailles. La réforme de la facturation électronique entrera en vigueur en septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis sera généralisée aux TPE/PME en septembre 2027. Alors, que vous soyez une PME en pleine croissance ou une grande entreprise cherchant à optimiser ses processus, anticipez la reforme et adoptez dès maintenant un logiciel de dématérialisation des factures pour faire évoluer votre gestion documentaire.

Cet article explore en détail les avantages, le fonctionnement et les critères de choix des solutions pour dématérialiser ses factures.

Qu'est-ce qu'un logiciel de dématérialisation des factures ?

Un logiciel de dématérialisation des factures est un outil qui permet de convertir les factures papier en documents numériques, qu'elles soient entrantes (fournisseurs) ou sortantes (clients), et de gérer l'ensemble du processus de facturation de manière électronique.

Dans le cas spécifique de la dématérialisation des factures fournisseurs, le logiciel permet d'automatiser la réception et le traitement des factures entrantes, réduisant considérablement le temps de traitement et les erreurs potentielles.

Les avantages d'un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs

Au 1er septembre 2026, aucune entreprise ne pourra refuser une facture sous format électronique de l’un de ses fournisseurs. Mais au-delà de l’obligation réglementaire, l'adoption d'un logiciel de dématérialisation pour la gestion des factures fournisseurs offre de nombreux avantages :

• Réduction des coûts : diminution des frais liés au papier, à l'impression et au stockage physique ;
• Gain de temps : automatisation du processus de traitement, modérant les tâches manuelles ;
• Amélioration de la productivité : traitement plus rapide des factures, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Conformité fiscale : facilité de respect des normes légales et fiscales en vigueur ;
• Sécurité des données : stockage sécurisé et accès contrôlé aux informations sensibles ;
• Traçabilité accrue : suivi en temps réel du statut des factures et historique des actions.

Dans de nombreux secteurs, dématérialiser ses factures est donc très intéressant au regard de tous ces avantages, comme c’est le cas pour les cabinets d’avocats passant à la dématérialisation.

L'expertise Docaposte en dématérialisation des factures

Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste et leader du numérique de confiance, propose une solution complète de dématérialisation des factures adaptée aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles. La solution de Docaposte se distingue par :

• Une plateforme intuitive et facile à prendre en main ;
• Une intégration avec les principaux logiciels comptables du marché ;
• Un traitement automatisé des factures grâce à l'IA et l'OCR avancé ;
• Une conformité totale avec les réglementations en vigueur, notamment la directive européenne sur la facturation électronique ;
• Un archivage à valeur probatoire pour une sécurité juridique optimale.

Le fonctionnement d'un logiciel de dématérialisation des factures

Un logiciel de dématérialisation des factures fonctionne généralement selon les étapes suivantes :

1. Réception : les factures sont reçues par voie électronique ou numérisées si elles sont en format papier ;
2. Numérisation : pour les factures papier, un scanner haute performance convertit le document en format numérique (généralement PDF) ;
3. Reconnaissance des données : la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) extrait automatiquement les informations clés de la facture (montant, date, numéro de facture, coordonnées du fournisseur, etc.) ;
4. Validation : les données extraites sont vérifiées, soit automatiquement par le système, soit manuellement par un opérateur ;
5. Intégration comptable : les informations validées sont automatiquement intégrées dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise ;
6. Archivage : la facture numérique est stockée de manière sécurisée, conformément aux exigences légales d'archivage.

Choisir le bon logiciel de dématérialisation : les critères clés

Lorsque vous choisissez un logiciel de dématérialisation des factures, nous vous conseillons de prendre en compte plusieurs critères :

1. Fonctionnalités adaptées et évolutives : Le logiciel de dématérialisation de votre entreprise doit couvrir l'ensemble de vos besoins métiers (traitement des factures entrantes et sortantes, workflow de validation, reporting, etc.). De même, le logiciel de facturation doit être adaptable pour suivre la croissance de votre entreprise.
2. Facilité d'utilisation et assistance : L’interface doit être intuitive pour faciliter l'adoption de l’outil par les collaborateurs. Par ailleurs, il est toujours préférable de choisir un éditeur de logiciel qui propose des formations, des guides d’utilisation ou encore une assistance en ligne à ses utilisateurs pour les accompagner dans la maîtrise des fonctionnalités.
3. Intégration pratique : Cette adoption sera d’autant plus rapide et simple si le logiciel de dématérialisation des factures s'intègre facilement à vos systèmes existants (ERP, logiciel comptable, etc.).
4. Sécurité garantie : Les données de votre entreprise sont une ressource précieuse dont la sécurité ne doit faire l’objet d’aucun compromis. Il est donc important de choisir un logiciel qui priorise la protection des données sensibles et applique les plus hauts standards de sécurité.
5. Conformité et mises à jour : Après de nombreux reports, le calendrier de la réforme de la facturation électronique a depuis été fixé et les délais décisifs approchent. Choisir dès aujourd’hui un logiciel de dématérialisation des factures conformes aux réglementations en vigueur et à venir vous fera gagner un temps d’avance sur les évolutions en prévision.
6. Support client réactif : Prenez connaissance des avis clients pour veiller à ce que le support client de l’éditeur de logiciel soit réactif et compétent afin de résoudre rapidement les éventuels problèmes rencontrés et répondre à toutes vos questions.
7. Coût proportionnel à vos moyens : Le coût total incluant les frais de licence, de maintenance et de formation peut varier d’une proposition commerciale à une autre. Prenez le temps de comparer les différents produits sur le marché pour choisir celui qui réunit tous les critères précédemment recensés ainsi que le prix le plus juste selon vos ressources allouées.

Cadre légal de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures s'inscrit dans un cadre légal précis :

• Obligation de facturation électronique : à compter de septembre 2026, toutes les entreprises devront progressivement adopter la facturation électronique pour leurs transactions B2B.
• Archivage fiscal : les factures dématérialisées doivent être archivées pendant 10 ans dans des conditions garantissant leur intégrité.
• Piste d'audit fiable : les entreprises sont tenues de justifier l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures électroniques.
• Conformité RGPD : le traitement des données personnelles contenues dans les factures doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : maillon essentiel

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) jouent un rôle central dans l'écosystème de la facturation électronique : elles assurent la transmission sécurisée des factures entre émetteurs et récepteurs, garantissent la conformité des factures aux normes en vigueur et servent d'intermédiaire pour la transmission des données de facturation à l'administration fiscale.

L'intégration d'une PDP avec votre logiciel de dématérialisation est de ce fait essentielle pour assurer une gestion fluide et conforme de vos factures électroniques.

Mise en place d'un projet de dématérialisation des factures en pratique

La mise en place d'un projet de dématérialisation des factures nécessite une approche méthodique :

1. Analyse des besoins : identifiez vos processus actuels et définissez vos objectifs.
2. Choix de la solution : sélectionnez un logiciel adapté à vos besoins et une PDP compatible.
3. Planification : établissez un calendrier de déploiement réaliste.
4. Configuration : paramétrez le logiciel selon vos processus et intégrez-le à vos systèmes existants.
5. Formation : formez vos équipes à l'utilisation du nouveau système.
6. Phase pilote : testez la solution sur un périmètre restreint avant un déploiement global.
7. Déploiement : mettez en place la solution à l'échelle de l'entreprise.
8. Suivi et optimisation : analysez les performances et ajustez si nécessaire.

Un logiciel de dématérialisation des factures est un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion financière et se préparer aux évolutions réglementaires. En choisissant une solution complète et experte comme celle proposée par Docaposte, vous vous assurez une transition en douceur vers une gestion documentaire moderne et efficace.

Prêt à passer le cap de la dématérialisation ?