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L’archivage numérique des documents

L’archivage numérique des documents

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Le 07.07.2022

6 min

La communication et les échanges sont au cœur de toute activité économique, et au fil des années les entreprises accumulent un volume conséquent de documents commerciaux, administratifs, contractuels… Entre obligations légales de conservation ou de suppression des documents et protection du patrimoine moral de l’entreprise, la mise en œuvre d’un archivage efficace se complexifie de plus en plus.

Quels types de documents conserver, et pour quel usage ? Comment gérer correctement chaque étape du cycle de vie d’un document de sa génération jusqu’à sa destruction ?

Cette complexité est d’autant grande que ces questions d’archivage des documents administratifs sont aujourd’hui impactées par les nouveaux usages de documents électroniques, mais aussi par les possibilités de gestion avancées apportées par le numérique ; sans oublier la nécessité de résoudre la difficile équation économique de l’archivage. 

Les obligations légales en matière d’archivage

L’archivage est d’abord une obligation légale. Du code du travail au code général des impôts, en passant par le code civil et le code de commerce, des assurances, de la consommation, la loi prescrit une durée légale de conservation minimale pendant laquelle une entreprise doit archiver tout document émis ou reçu et ainsi permettre à l’administration d’effectuer des contrôles à posteriori. En cas de contrôle, il faut être en capacité de produire un document demandé par l’administration.

Le délai réglementaire varie en fonction de la nature des documents à archiver. Classiquement dans une entreprise on distingue les documents civils et commerciaux, les documents et pièces comptables, les documents fiscaux, les documents sociaux et les documents de gestion du personnel. Certaines pièces se conservent 1, 2, 3 ou 5 ans, d'autres 10 ans ou à vie, et contrairement à certaines idées reçues, l’archivage légal ne concerne pas tous les documents.

L'entreprise peut aussi faire le choix d’archiver ses documents sur une durée plus longue, sauf s’il s’agit de documents comportant des données personnelles, et dans ce cas particulier la loi impose une destruction.

Comment bien gérer ses archives ?

Bien gérer ses archives nécessite souvent d’améliorer et d’adapter les processus documentaires de l’entreprise. De leur émission à leur destruction, les quatre grandes étapes de tout projet d’archivage de documents sont immuables :

  • l’identification et l’authentification permettent de vérifier la valeur d’un document, et de fixer le délai de conservation en fonction de la juste obligation légale et/ou règle de conservation propre à l’entreprise ;
  • l’archivage à proprement parler, sert à maintenir le document dans des conditions optimales de conservation et de sécurité, et sur ce point, il est à noter qu’opter pour une solution d’archivage numérique peut présenter des avantages ; 
  • la consultation des archives, avec la mise en place d’un système de droits et d’autorisations pour consulter des archives (qu’il s’agisse d’archives papier ou numériques), et parfois d’un registre ;
  • le classement final ou la destruction des documents en fin de cycle.

Qu’est-ce qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE) 

D’un point de vue pratique, les entreprises sont aujourd’hui confrontées au double problème de l’accumulation des gains de temps et de l’explosion du volume de documents numériques. 

D’un côté, les armoires de stockage prennent de la place, ne rassemblent pas toujours les conditions idéales pour la conservation prolongée, ou même de sécurité, et elles sont onéreuses. De l’autre, l’intégrité des documents n’est pas toujours assurée, et c’est sans parler de l’accessibilité qui est fréquemment négligée…Et c’est pour pallier à ces difficultés que le Système d’Archivage électronique (SAE) a été créé.

L’archivage numérique, dit aussi archivage électronique, est l’équivalent de l’archivage physique pour les documents numériques originaux, ou provenant de la dématérialisation d’un document papier si la numérisation respecte les conditions requises ; on parle alors de « copie fiable ». 

Son rôle pourrait se résumer à préserver quatre fonctions essentielles : l’intégrité des documents (pas de modification), leur lisibilité dans le temps (pas d’altération), la sécurité (pas de malveillance ni d’accident), et enfin leur pérennité (maintien d’un environnement logiciel et/ou matériel ou autre permettant la lecture du document).

Pour aller plus loin : Docaposte, leader de l'archivage de données numériques

En savoir plus

Les avantages de l’archivage numérique

Au-delà de l’obligation légale de conserver certains documents administratifs, archiver les documents apporte des bénéfices multiples.

Un archivage ordonné est le meilleur moyen d’assurer l’intégrité des documents, de les rendre accessibles et disponibles, mais aussi de garantir leur confidentialité et traçabilité. Le SAE va intervenir dans la continuité du processus de la GED (voir encadré) et présente plusieurs avantages.

Conformité et probité :

les solutions numériques permettent de répondre aux obligations légales de conservation et de garantir la disponibilité des éléments de preuve en cas de contentieux, démontrant la non altération d’un fichier.

Sécurité : 

l’archivage électronique supprime tout risque de perte ou de destruction d’informations.

Facilité : 

l’archivage numérique facilite l’accès aux documents, qui, assisté ou pas d’une intelligence artificielle pour la recherche, est plus rapide et multicanal depuis un ordinateur ou un mobile (ou pas, selon votre politique de sécurité).

Rentabilité : 

outre les économies monétaires et écologiques de papier, d’impression, de manipulation et de traitement, il permet d’éviter l’aménagement d’un espace physique encombrant et d’en réduire les frais fixes. De plus, rationaliser les coûts et optimiser la gestion des archives générera immanquablement un gain de temps précieux.

Faut-il externaliser un projet d’archivage numérique ?

Bien maîtriser les contraintes réglementaires et techniques nécessaires à la conservation de l’authenticité des documents requiert la mobilisation d’une expertise bien singulière en gestion des archives informatisées.

Qu’il s’agisse de définir la stratégie d’acquisition, de consultation et de classement ou de mettre en œuvre un SAE, l’externalisation des archives peut s’avérer un réel atout pour la gestion efficace des archives numériques. Probablement le meilleur moyen de rationaliser les coûts, de gagner du temps et de développer une rentabilité.

Stockage versus Archivage électronique | Une confusion règne parfois sur le rôle des solutions de GED (Gestion Électronique des Documents) et de SAE (Système d’Archivage Électronique).

Une GED est un logiciel de gestion quotidienne permettant de préparer, modifier (parfois en mode collaboratif), valider, versionner, partager et stocker des documents de type bureautique.

Un SAE est un outil utilisé pour conserver de manière pérenne et sécurisée des documents numériques finalisés. Ces documents ne peuvent être modifiés ni supprimés.

La GED permet de stocker les documents, tandis que le SAE permet d’archiver les documents, et ainsi pérenniser leur valeur probante.