Maîtrisez la GED en entreprise : Le guide pour une transition réussie

La mise en place d’une GED peut entraîner d’importants remous au sein d’une organisation. Entre les résistances humaines et les problèmes techniques, il s’agit d’un parcours semé d'embûches. Pourtant, il est possible d’anticiper et de prévenir ces problèmes bien avant le déploiement. 

Docaposte fait partie des acteurs dominants du secteur de la GED. Avec ses solutions reconnues telles que Maileva et e-Doc, Docaposte a développé une expertise forte sur ce secteur. Dans cet article, nous revenons sur les principales résistances et complications qui peuvent accompagner le déploiement de la GED ainsi que les solutions pour les prévenir. 

Qu'est-ce que la GED et pourquoi l'adopter ?

La GED, acronyme de gestion électronique des documents, est un ensemble de pratiques et de technologies visant à gérer le cycle de vie des documents numériques au sein d'une organisation. Elle englobe la création, le stockage, l'organisation, la diffusion et l'archivage des documents. 

Docaposte propose une solution GED baptisée e-Doc Pro adaptée aux besoins de tous les professionnels afin de faciliter le travail et la communication autour de la gestion des flux documentaires. Ce type de solution revêt de nombreux avantages pour les entreprises dès lors que sa mise en place est faite de manière méthodique et ludique. 

Voici quelques-uns des avantages de la GED en entreprise : 

• Gain de temps : recherche et partage de documents
• Réduction des coûts 
• Simplification de la collaboration autour des documents
• Sécurisation des données 
• Conformité réglementaire
• Amélioration de la productivité des équipes

Types de GED et leurs spécificités

Bien que le terme GED soit très générique, il existe toutefois une catégorisation de ces solutions. Chaque entreprise ayant des besoins spécifiques, il est important de comprendre quels sont les différents systèmes de gestion électronique de documents disponibles sur le marché et surtout lesquels sont adaptés à ses besoins.  

1. La GED métier est utilisée pour la gestion des documents liés aux processus métier spécifiques à chaque industrie / secteur.
2. La GED collaborative est adaptée aux entreprises qui souhaitent renforcer le travail entre collaborateurs avec des fonctionnalités de partage et de coédition de documents.
3. La GED documentaire : centrée sur l'archivage numérique et la conservation à long terme.

Les étapes clés pour implémenter une GED

La mise en place d'une GED en entreprise nécessite une approche méthodique et cohérente pour un déploiement progressif et contrôlé, mais aussi ludique et collaboratif pour assurer la participation de tous les membres de l’organisation :

Analyse des besoins et des processus existants

• Identifiez les flux de documents actuels
• Évaluez les volumes de documents à gérer
• Déterminez les besoins spécifiques de chaque service

Choix de la solution GED adaptée 

• Comparez les différentes options du marché
• Évaluez la compatibilité avec vos systèmes existants
• Considérez les solutions cloud vs. on-premise

Planification et déploiement

• Établissez un calendrier réaliste
• Définissez les phases de déploiement (pilote, puis généralisation)
• Prévoyez les ressources nécessaires (humaines et matérielles)

Formation des utilisateurs et conduite du changement

• Organisez des sessions de formation adaptées à chaque profil
• Communiquez régulièrement sur les avancées du projet
• Désignez des ambassadeurs GED dans chaque service

Les principaux défis lors de la mise en place d'une GED

La transition vers la GED est une étape importante qui change les habitudes des collaborateurs. Face à ce bouleversement, il n’est pas rare de rencontrer des résistances. 

Afin de garantir une fluidité des processus, il est nécessaire de faire cohabiter une nouvelle solution GED avec les outils déjà en place (ERP, CRM, etc.). C’est pourquoi, faire un listing des outils existants et vérifier la compatibilité de la solution GED avec les outils existants est indispensable. 

La centralisation des documents soulève par ailleurs des questions de sécurité et de conformité, notamment avec le RGPD pour les entreprises européennes. La solution GED qui sera choisie doit donc opérer et proposer un hébergement dans des data centers sécurisés en France et dont le niveau de sécurité dépendra de la sensibilité des documents stockés. 

Enfin, le transfert des documents existants vers le nouveau système s'avère souvent complexe, surtout pour les entreprises disposant d'un volume important d'archives papier. C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’adopter une approche méthodique et progressive. 

Comment surmonter les obstacles à l'adoption de la GED ?

Pour obtenir l'adhésion des équipes, il est recommandé d'impliquer les utilisateurs dès le début du projet, de mettre en avant les bénéfices concrets pour chaque service, et d'organiser des ateliers de co-construction pour adapter l'outil aux besoins réels.

Pour une intégration harmonieuse avec l'infrastructure IT, il est conseillé d’opter pour une solution GED offrant des API compatibles avec les suites et logiciels déjà utilisés et de travailler en étroite collaboration avec son service informatique. Enfin, planifier des phases de test approfondies avant le déploiement général constitue la dernière étape.

Pour assurer la sécurité et la conformité, la GED doit proposer une fonction de droits d'accès granulaire avec un chiffrage des données sensibles, et disposant d’une politique de conservation et de destruction des documents.

Pour une migration efficace des documents, le déploiement doit se faire par lot pour éviter la surcharge du système. L’utilisation des outils d'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour numériser efficacement les documents papier, et la mise en place des règles de nommage et de classement doivent être claires dès le début.

Quelles sont les limites d'une GED ?

Malgré ses nombreux avantages, la GED présente certaines limites :

• Coûts initiaux potentiellement élevés
• Risques de sécurité en cas de faille du système
• Complexité technique pouvant nécessiter une expertise spécifique
• Dépendance technologique vis-à-vis du fournisseur de la solution

L'importance de choisir le bon logiciel GED pour son entreprise

Le choix du bon logiciel GED est crucial pour la réussite de votre projet. Voici les critères essentiels à considérer :

• Facilité d'utilisation et ergonomie
• Évolutivité et scalabilité
• Support et maintenance proposés par l'éditeur
• Coût total de possession (acquisition, formation, maintenance)

Les fonctionnalités indispensables d'une solution GED en entreprise

1. Capture et numérisation de documents

• Reconnaissance optique de caractères (OCR)
• Importation multi-formats (PDF, Word, Excel, etc.)

2. Indexation et recherche avancée

• Métadonnées personnalisables
• Recherche plein texte et filtres avancés

3. Workflow et collaboration

• Gestion des versions de documents
• Outils de commentaires et d'annotations

4. Archivage et conservation à long terme

• Horodatage et signature électronique
• Politiques de rétention automatisées

Mesurer le succès de son projet GED

Pour évaluer la réussite d’une implémentation GED, des indicateurs clés sont à suivre :

• Temps gagné dans la recherche de documents
• Taux d'adoption par les utilisateurs
• Réduction des coûts d'impression et de stockage
• Amélioration de la satisfaction client (si applicable)

La mise en place d’enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs permet d’identifier les axes d'amélioration.

Comment maintenir et optimiser un système GED ?

Une fois la GED en place, la maintenance ne doit pas être reléguée au second plan :

• Planification des mises à jour régulières du logiciel
• Organisation des sessions de formation continue pour les utilisateurs
• Suivi des évolutions réglementaires et adaptation du système en conséquence

L'évolution rapide des technologies numériques ouvre de nouvelles perspectives pour la gestion électronique des documents. La tendance future mise principalement sur l’intelligence artificielle.

L'IA transforme les capacités et les applications des solutions GED de plusieurs façons :

• Reconnaissance intelligente de documents : l'IA peut identifier automatiquement le type de document, extraire avec précision les données clés, même dans des documents non structurés, et améliorer continuellement sa précision grâce au machine learning.
• Indexation automatique intelligente : l'IA catégorise automatiquement les documents en se basant sur leur contenu, génère des métadonnées pertinentes sans intervention humaine, et ainsi améliore considérablement la recherche et la récupération des documents.
• Analyse prédictive des documents : elle peut anticiper les besoins en documents en se basant sur les habitudes d'utilisation et faire des suggestions proactives de documents pertinents aux utilisateurs.
• Automatisation des processus documentaires et mise en place de workflows adaptatifs : les processus de validation s'ajustent automatiquement en fonction du contenu du document. Le traitement du langage naturel permet une compréhension et un traitement des requêtes en langage courant, rendant la recherche plus intuitive. De plus, l'intégration de chatbots et d'assistants virtuels peut guider les utilisateurs dans leur gestion documentaire.
• Intégration renforcée et meilleure interopérabilité : cela se traduit par des API avancées pour une intégration transparente avec d'autres systèmes d'entreprise, une standardisation des formats pour une meilleure compatibilité entre différentes solutions GED, et même l'utilisation de la blockchain pour une traçabilité et une authentification renforcées des documents.

Toutes ces innovations promettent de rendre la GED encore plus efficace, intuitive et adaptée aux besoins évolutifs des entreprises. En restant à l'affût de ces tendances, les organisations pourront tirer pleinement parti des avancées technologiques pour optimiser leur gestion documentaire.

Transformer les défis en opportunités avec la GED

La mise en place d'une GED en entreprise est un projet ambitieux qui transforme les organisations dans lesquelles elle est déployée. En anticipant les défis et en adoptant une approche stratégique, il est possible de :

• Renforcer la sécurité et la conformité de vos processus documentaires
• Améliorer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise
• Favoriser la collaboration et l'innovation au sein de vos équipes

Le succès d'un projet GED repose sur une planification minutieuse, une communication transparente et un accompagnement continu des utilisateurs. Avec la bonne approche, les défis initiaux se transformeront en leviers de croissance pour l’entreprise.

Pour aller plus loin dans la réflexion sur les solutions numériques en entreprise comme la GED, nous proposons un article dédié sur les avantages des données numériques.

Pour plus d’informations, des experts de Docaposte, spécialistes en gestion électronique de documents sont disponibles.