La conservation des documents en entreprise

La conservation des documents en entreprise, loin d'être une simple formalité administrative, revêt des enjeux majeurs. Elle représente non seulement une obligation légale à ne pas négliger, mais également une opportunité stratégique et opérationnelle de taille. 

Aborder cet aspect de manière efficace implique de bien comprendre les réglementations en vigueur et les avantages d'une gestion documentaire optimale. 

Par ailleurs, à l'ère de la transformation numérique, les entreprises peuvent se tourner vers des solutions innovantes en matière d'archivage, comme celles de Docaposte, qui offrent une gestion plus agile et efficiente des documents.

Pourquoi conserver les documents en entreprise ?

Depuis sa création jusqu'à sa dissolution, la conservation des documents d'entreprise est essentielle pour refléter et rendre compte de l'activité de l'entreprise. La conservation des documents répond en effet à plusieurs enjeux d’importance, et notamment :

• la conformité aux obligations légales, chaque entreprise est en effet tenue de conserver certains documents pour une durée spécifiée, souvent des années, pour des raisons de conformité ; les délais de conservation des documents sont régis par le Code civil, le Code de commerce, le Code du travail, le Livre des procédures fiscales, entre autres ; le non-respect de la demande de l'administration de fournir des documents peut entraîner une amende de 10 000 €, comme stipulé dans l'article 1734 du Code général des impôts ;
• la réponse aux demandes de l'administration lors d'un contrôle, et notamment celles des agents de l'administration fiscale ou de l'inspection du travail, qui peuvent demander tout document jugé nécessaire à leur mission ;
• la défense de ses droits, puisque les documents d'entreprise servent de preuves en cas de litige ; les factures et les talons de chèque, par exemple, attestent des paiements aux fournisseurs ;
• la bonne gestion de l'entreprise, qui nécessite de garder une trace des opérations effectuées, facilitant ainsi la transparence, la planification ;
• les échanges avec l’expert-comptable, car la conservation des documents facilite la compréhension et la vérification des transactions par ce dernier ;
• la communication auprès des actionnaires : selon l'article L225-117 du Code de commerce, les sociétés doivent fournir à leurs actionnaires des documents relatifs aux trois derniers exercices financiers ;
• la simplification de l'archivage et de l'organisation ; l'implémentation de procédures appropriées pour la conservation des documents d'entreprise offre également l'opportunité de distinguer les documents nécessaires à conserver de ceux qui peuvent être supprimés, ce qui favorise un gain d'espace, ainsi qu'une simplification de l'archivage et de l'organisation.

Enfin, il est important de noter qu’opter pour le format électronique (versus le format papier) dans le cadre de la conservation des documents s'inscrit dans la transformation numérique des organisations. 

Le format électronque offre de nombreux avantages, tels que la réduction de l'espace physique nécessaire pour le stockage, l'amélioration de la sécurité des données, et l'accessibilité rapide et facile des informations. De plus, la dématérialisation favorise une plus grande agilité des organisations, car elle permet une collaboration plus efficace et une meilleure réactivité.

En tenant compte de tous les points précédemment mentionnés, il est impératif pour toute organisation d'être bien informée des durées légales de conservation des documents d'entreprise, sachant que la conservation des documents peut varier en fonction du secteur d'activité et de la profession spécifique, comme par exemple dans les trois secteurs suivants (la liste n’est pas exhaustive) :

• le secteur de la santé : les dossiers médicaux doivent souvent être conservés pendant une durée considérable, parfois même indéfiniment, en raison de la nécessité de suivre l'évolution de la santé des patients ; les hôpitaux, cliniques et cabinets médicaux sont donc soumis à des réglementations strictes ;
• le secteur de la construction et de l’immobilier : les entreprises de construction et de rénovation sont généralement tenues de conserver des documents relatifs à la garantie décennale pendant une période de 10 ans ; de même les documents de propriété immobilière tels que les actes de vente doivent être conservés indéfiniment ;
• le secteur des services financiers : les banques et institutions financières sont tenues de conserver les registres des transactions financières, les contrats de prêt et autres documents similaires pendant des périodes précises, souvent pendant plusieurs années, pour se conformer aux réglementations financières.

Combien de temps êtes-vous légalement obligé de conserver vos documents d’entreprise ?

La conservation des documents d'entreprise est réglementée par plusieurs textes de loi qui fixent des durées minimales de conservation. Ces délais varient en fonction de la nature des documents. Voici un récapitulatif (non exhaustif) des types de documents d'entreprise à conserver et leurs durées de conservation associées :

• Documents civils et commerciaux :

o Déclarations en douane : 3 ans

o Documents bancaires (par exemple, les relevés bancaires), de transport de documents fiscaux : 5 ans

o Factures clients et fournisseurs, contrats conclus et signés par voie électronique, correspondance commerciale, bons de livraison : 10 ans

• Documents comptables :

o Livres et registres comptables, pièces justificatives (factures, bons de commande, ...) : 10 ans

o bulletins de paie : 50 ans ou > 75 ans de l’employé)

• Documents fiscaux :

o Déclarations d'impôt sur le revenu et d'impôt sur les sociétés, déclarations de bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et de bénéfices non commerciaux (BNC), déclarations d'impôts directs locaux, de cotisation foncière des entreprises (CFE) et de valeur ajoutée des entreprises (CVAE), déclarations de TVA : 6 ans

• Documents sociétaux :

o Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant : 3 ans

o Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) : 10 ans

o Statuts de la société : indéfiniment

D'autres catégories de documents, comme les documents sociaux (par exemple, les bulletins de salaire, les feuilles de présence… et tous les documents liés à la gestion du personnel), les documents relatifs à l'assurance, et divers autres documents liés au fonctionnement de l'entreprise doivent également être conservés pendant des durées spécifiques, selon les exigences légales et réglementaires.

Stocker et archiver les documents d’entreprise avec Docaposte

Avec la législation autorisant l'utilisation de documents nativement numériques, qui sont juridiquement recevables et soumis aux mêmes durées de conservation que les documents au format papier, l'objectif clé d'un système d'archivage efficace est désormais d'assurer une conservation qui garantit l'intégrité des documents tout au long de la période obligatoire.

Alors que toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques, Docaposte propose une solution d'archivage numérique qui couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire. 

La solution assure en effet la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit le secteur d’activité, public ou privé, ce qui signifie qu’elle apporte des réponses concrètes à l’ensemble des problématiques qui suivent : 

• la numérisation des documents pour se libérer de l’obligation de conservation physique avec la copie fiable : la plateforme digitale de Docaposte permet en effet de numériser les documents physiques et de leur conférer la même valeur que l'original papier, qui peut ainsi être éliminé, même avant l'expiration de la période légale de conservation, puisque la numérisation respecte les critères légaux requis ; cette approche simplifie la gestion des risques, un aspect vital tant pour les organisations publiques que privées ;
• la sécurité : une fois les documents numérisés, Docaposte assure un niveau de sécurité élevé grâce à des mesures de cryptage robustes, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité des données ;
• l’archivage conforme : les solutions d'archivage numérique de Docaposte respectent les normes et réglementations françaises et européennes en matière d'archivage, et pour les données de santé, Docaposte propose même une solution d’archivage certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel) ;
• la conservation à long terme et l’archivage à valeur probatoire : Docaposte dispose de la certification NF 461SAE (Système d’archivage électronique) qui garantit les solutions d’archives numériques qui permettent de préserver l’intégrité des documents dans le temps, et donc de conserver leur valeur probante ;
• l’accès et la gestion : les documents archivés sont facilement accessibles via la plateforme en ligne. Il est facile d’organiser, de rechercher et de récupérer des documents, et la plateforme est conçue pour être intuitive et facile à utiliser, ce qui facilite la gestion des archives ;
• la traçabilité : chaque action effectuée sur un document est enregistrée, ce qui assure une traçabilité complète permettant de suivre l'historique complet de chaque document ;
• le support : Docaposte propose également un support dédié pour aider les clients à configurer et gérer leur solution d'archivage, garantissant une transition en douceur vers l'archivage numérique.