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Le 09.05.2022
4 min
Prolongement naturel des processus de dématérialisation de documents, la signature électronique a connu avec la crise sanitaire un développement sans précédent, dans des secteurs aussi variés que l’immobilier, les assurances et les ressources humaines. Des secteurs et métiers qui ne peuvent déjà plus s’en passer…
Moins de lourdeur administrative, plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée, moins de papier gaspillé, plus de rapidité dans le traitement et l’acceptation des contrats, plus de fluidité dans les relations clients : la signature électronique ne manque pas d’avantages. Et depuis que l’article 1366 du code civil ainsi que le règlement eIDAS ont défini la valeur juridique d’un document signé électroniquement, elle présente aussi toutes les garanties en termes d’identité du signataire, d’intégrité des données, d’horodatage et de traçabilité du processus ; elle peut désormais s’appliquer à tous types de documents, dans tous les secteurs d’activité.
Parmi les secteurs qui ont été les premiers à l’adopter, l’immobilier, l’assurance et, de façon transversale, les départements des ressources humaines.
Le recours croissant à la signature électronique dans les RH s’explique en partie par tous les modes de collaboration hérités du numérique et s’appuyant sur la communication en ligne, comme le télétravail ou encore le recrutement à distance, une pratique de plus en plus courante dans les entreprises multisites. Applicables à tous les documents accompagnant la vie du salarié, des contrats de travail aux notes de services, en passant par les clauses de non-concurrence ou les contrats de mutuelle d’entreprise, la signature électronique permet de gagner en simplicité de gestion et en rapidité de traitement, tout en améliorant la fluidité du parcours salarié. Avec à la clé, des gains de temps et d’argent, que les services RH pourront investir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la formation continue, la sécurité au travail ou l’amélioration des relations sociales. Mais aussi un gain d’image pour l’entreprise, perçue plus moderne et plus dynamique. Autant d’avantages qui expliquent que la signature électronique soit dans les petits papiers de la direction… et des salariés.
Dans un domaine où les contrats de bail ou de réservation atteignent des volumes de pages importants et sont reproduits en autant d’exemplaires que de signataires, on comprend que la dématérialisation dans le secteur immobilier se soit déployée plus vite qu’ailleurs ; tant pour simplifier la gestion et l’archivage des documents que pour économiser du temps et du papier. La signature en ligne en fait partie : l’intégration de cette dernière étape dans le processus numérique permettant de faciliter le partage des documents et de réduire drastiquement les délais de contractualisation, le client pouvant signer dans les minutes suivant la réception du contrat sur son ordinateur, sa tablette ou son mobile. Résultat : davantage de temps à consacrer à la recherche de mandats, à l’accompagnement qualitatif du client et au développement de l’activité. Le tout apportant un gain d’image pour l’entreprise et faisant de la signature électronique dans l’immobilier un outil clé, ouvrant de multiples opportunités.
Passés maîtres dans l’art de gérer le risque, les assureurs ont vite compris l’intérêt de passer à la signature électronique, celle-ci permettant de signer un maximum de documents en un minimum de temps, tout en garantissant leur intégrité et leur recevabilité en justice. Un avantage pouvant en cacher bien d’autres, elle permet aussi :
Deux bénéfices qui n’ont pas laissé les professionnels de l’assurance indifférents.
