Facture électronique obligatoire en 2026

En France, la réception de factures sous format électronique pour les flux BtoB soumis à la TVA sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026. Cette mesure, recommandée par les analystes économiques depuis près de 20 ans, a déjà été mise en place avec succès dans de nombreux pays du monde et en Europe.

La réforme de la facturation électronique, souhaitée et portée par l'administration fiscale, est une étape importante dans le processus de dématérialisation et de numérisation des entreprises. Elle présente de nombreux avantages pour l'ensemble des acteurs économiques.

Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ? 

Objectifs de la dématérialisation des factures

La généralisation de la facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA, ainsi que la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, poursuivent plusieurs objectifs.

La raison principale de la facturation obligatoire au format électronique est de lutter contre l’économie souterraine, et notamment la fraude à la TVA. Introduit d’abord par la loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008, puis imposé par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, le processus de facturation électronique est optimal pour le contrôle ; il renforce l’administration fiscale en même temps qu’il apporte des bénéfices notables aux entreprises.

Avantages pour les entreprises et les administrations

Parmi les avantages de la facture électronique, on peut citer :

• la simplification et le renforcement de la compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative,
• un gains de productivité résultant de la dématérialisation,
• l’accélération des processus de gestion de facture
• la diminution des délais de paiement,
• la sécurisation,
• la fiabilité,
• la baisse des coûts de traitement (jusqu’à 75%) par rapport à une facture papier,
• un accès facilité à la donnée portée par la facture pour toutes les entreprises.

Outre le volet concernant la facturation électronique (e-invoicing), cette réforme vise singulièrement à transformer en profondeur la transmission des données de facturation auprès des services de l’État, et à améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises en imposant, là encore, la transmission électronique (e-reporting).

La facturation électronique simplifie les obligations déclaratives en matière de TVA, grâce au pré-remplissage des déclarations. L’administration vise en particulier à proposer à terme de nouveaux services au profit des plus petites entreprises.

Quelles entreprises sont concernées par la facturation électronique et à quel rythme ?

Entreprises concernées par la facturation obligatoire

Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise est tenue d’adresser au format électronique ses factures à destination du secteur public.

Les obligations de facturation et de transmission électroniques dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France a, quant à elle, été introduite par la loi de finances pour 2020.

L’obligation de transmission des données à l’administration sera obligatoire aussi bien pour les transactions avec des entreprises non établies en France (livraisons intracommunautaires, exportations, prestations de services intra ou extracommunautaires), que pour les transactions réalisées par un assujetti avec des non-assujettis.

Ces obligations s’appliqueront de manière croissante suivant un calendrier en plusieurs étapes selon les tailles d’entreprises.

Calendrier de mise en œuvre et échéances

La loi prévoit qu’à partir du 1er septembre 2026 les grandes entreprises soient dans l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique, et consécutivement que toutes les entreprises françaises soient en capacité de recevoir et traiter des factures au format électronique.

Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) disposent d’un délai supplémentaire de 6 mois pour passer à l’émission de factures électroniques. Les PME et les microentreprises devront émettre leurs factures au format électronique en septembre 2027.

Les exceptions à l’obligation de facturation électronique après 2026

Toutes les entreprises ne seront pas tenues de respecter cette obligation dans certaines circonstances spécifiques.

1. Les microentreprises exonérées de TVA : Les microentreprises bénéficiant d’une exonération de TVA en vertu de leur statut fiscal, pourront échapper à l’obligation d’émettre des factures électroniques. Cela s’applique généralement aux entreprises dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas les seuils légaux pour la TVA.
2. Transactions internationales spécifiques : Les transactions réalisées avec des entreprises non établies en France peuvent être soumises à des règles différentes, notamment dans le cadre des échanges avec des pays non membres de l'Union européenne. Ces transactions pourraient ne pas toujours être couvertes par l’obligation de facturation électronique, bien que les données de transaction restent à transmettre à l'administration fiscale.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Les plateformes de transmission immatriculées et auditées

L’échange des factures électroniques entre entreprises ou avec l'administration s'effectuera via des canaux sécurisés et réglementés, garantissant la conformité et la traçabilité des transactions.

     Opérateur de Dématérialisation (OD) 

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des prestataires intermédiaires entre les entreprises et les plateformes de facturation. Ils assurent la conversion, la transmission et la conformité des factures électroniques dans les formats réglementaires. Leur rôle est crucial pour les entreprises souhaitant externaliser la gestion technique de leurs factures.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), opérées par des prestataires privés,  permettent aux entreprises d’échanger des factures électroniques dans un cadre sécurisé, tout en respectant les obligations légales de transmission des données fiscales. Les PDP sont certifiées et offrent une flexibilité dans l'intégration des différents formats de factures.

Conformité et normes à respecter

Pour être conforme aux nouvelles exigences légales, les factures électroniques doivent contenir des informations structurées dans des formats spécifiques. 

Le recours aux PDP garantit que les formats réglementaires sont respectés, tout en facilitant la transmission des informations nécessaires à l'administration fiscale.

Les entreprises doivent s'assurer que leurs factures respectent les standards imposés, notamment en termes de format et de contenu, pour éviter toute non-conformité. 

Ces plateformes permettent de transmettre et de recevoir des factures en divers formats reconnus, tels que l'EDI, XML, PDF signé, Factur-X, UBL ou encore Un/Cefact CII.

Quels impacts sur l’organisation et les systèmes d’information ?

Adaptation des systèmes d’information (SI)

Pour répondre aux exigences de la facturation électronique, il est impératif d’adapter les systèmes d’information existants. Cela inclut l’évaluation des logiciels de comptabilité et de gestion en place pour s’assurer de leur compatibilité avec les formats électroniques requis, tels que l'EDI, XML ou PDF signé. 

Les entreprises devront peut-être investir dans des mises à jour technologiques ou intégrer de nouveaux outils pour garantir une circulation fluide et sécurisée des factures. 

L’intégration d’outils de traçabilité et de gestion des données sera également essentielle pour assurer la conformité et la sécurité des transactions. 

Cette adaptation des SI doit être planifiée de manière stratégique pour minimiser les interruptions de service et assurer une transition en douceur.

Formation des équipes et ajustement des processus

Il est nécessaire de désigner des référents en charge de former les employés aux nouvelles procédures, aux exigences légales et aux outils numériques, afin de garantir une meilleure compréhension des enjeux et des processus liés à la facturation électronique.

De plus, l’ajustement des processus internes est indispensable. Les entreprises devront revoir leurs workflows pour intégrer les nouvelles étapes de la facturation électronique, ce qui inclut la réception, l’émission et la validation des factures. L’automatisation de certaines tâches, comme la collecte de la TVA et la gestion des flux de factures, contribuera à réduire les risques d’erreur et à améliorer l’efficacité opérationnelle.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation électronique ?

La mise en œuvre de la facturation électronique ne se limite pas à des bénéfices et des opportunités. En effet, des sanctions sont prévues pour les entreprises qui ne respectent pas les obligations imposées par la législation.

Amendes et pénalités en cas de non-conformité

En cas de non-respect des exigences liées à la facturation électronique, les entreprises s'exposent à des amendes significatives. L'administration fiscale a mis en place un cadre répressif visant à garantir la conformité et à lutter contre les pratiques frauduleuses. Les amendes peuvent varier en fonction de la gravité de l'infraction et du montant de la TVA concernée. Par exemple, une entreprise qui omet de transmettre ses factures au format électronique peut se voir infliger une amende proportionnelle au montant de la facture non conforme, ce qui peut représenter une charge financière lourde.

Il est également important de noter que des pénalités peuvent être appliquées en cas de transmission tardive des données ou d'informations inexactes. Cette situation peut compromettre la crédibilité de l'entreprise auprès des autorités fiscales et engendrer des contrôles supplémentaires, aggravant ainsi la situation.

Impacts sur la conformité fiscale et légale

Au-delà des sanctions financières, le non-respect des obligations de facturation électronique a des conséquences sur la conformité fiscale et légale des entreprises. En ne respectant pas ces exigences, une entreprise met en péril sa situation légale, ce qui peut entraîner des litiges avec l'administration fiscale.

La non-conformité peut également avoir un impact sur la réputation de l'entreprise. Les partenaires commerciaux, ainsi que les clients, sont de plus en plus attentifs à la conformité des pratiques de leurs fournisseurs. Une entreprise qui ne respecte pas les règles de facturation électronique pourrait perdre des opportunités commerciales ou faire face à une méfiance croissante de la part de ses clients.

Pour aller plus loin : les autres pays ayant mis en place la facture électronique

La France suit une tendance globale de facturation électronique dans les marchés publics. Cette tendance a été initiée par la Suisse et plusieurs pays européens, notamment le Danemark, la Finlande, la Norvège, la Suède, la Belgique, l'Irlande et les Pays-Bas.

La France va plus loin que ces pays en généralisant la facturation électronique à l'ensemble des transactions B2B. Cette mesure a déjà été mise en place en Italie.

Dans tous les pays ayant adopté la facturation électronique obligatoire, les résultats sont positifs. La mesure a permis de revigorer les finances publiques et d'apporter des avantages économiques et compétitifs. Elle a également permis de vaincre les résistances du secteur privé.

*B2G : C’est l’acronyme de « Business to Government ». C’est un terme utilisé pour définir les opérations commerciales entre une entreprise privée et une institution publique.

**B2B : C’est l’acronyme de « Business to Business ». Ce terme signifie l’ensemble des activités professionnelles entre les entreprises.