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La facture EDI

La facture EDI

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Le 14.02.2024

8 min

L'actuelle transformation législative concernant la facturation électronique, débutée dans différents pays Européens et instituée en France par la loi de finance 2022 (LOI n°2022-1157 du 16 août 2022 - art. 26 (V)) et retranscrite dans les textes réglementaires tels que l'article 289 et 289 bis du Code Général des Impôts, met en évidence une tendance incontournable : l'alignement des pratiques commerciales sur le paradigme numérique. 

Cette évolution, qui dépasse le cadre de la simple conformité réglementaire, ouvre des opportunités stratégiques considérables et l'adoption de méthodes modernes de facturation électronique comme l'EDI et devient un atout distinctif pour les entreprises. En adoptant des solutions numériques comme l'EDI, elles peuvent accélérer et optimiser leurs flux et échanges commerciaux, gagnant ainsi en rapidité et en efficacité. 

Ce progrès se traduit non seulement par une meilleure gestion du temps et une réduction des coûts, mais il joue également un rôle central dans l'amélioration de la satisfaction client.

Définition et fonctionnement de la facture EDI

Toutes les organisations sont à la recherche de l'efficacité et, pour les entreprises particulièrement, la précision des transactions sont primordiales. Parmi l’arsenal de solutions numériques aujourd’hui disponibles, la facture dite « EDI » se présente comme une solution répondant à ces impératifs d’efficacité et de précision. Mais qu'est-ce exactement que l'EDI, et en quoi se distingue-t-elle des autres méthodes numériques ?

L’EDI (Electronic Data Interchange en anglais, ou Échange de Données Informatisées en français) est une méthode permettant l'édition et le transfert sécurisé de documents commerciaux entre entreprises. Ce processus numérique remplace les méthodes traditionnelles de facturation papier, offrant une alternative plus rapide, plus fiable et plus écologique. 

Contrairement aux formats numériques standard comme les PDF, l'EDI permet un échange de données structurées selon des normes spécifiques, facilitant ainsi leur intégration automatique dans les systèmes de gestion des entreprises.

La réglementation autorise effectivement différentes méthodes de sécurisation, en plus de l’EDI. Ces méthodes incluent la sécurisation :

  • par la mise en place d’une signature ou d’un cachet électronique qualifié  
  • par la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF)

Chacune ayant ses spécificités et répondant à des besoins différents dans l'écosystème de la facturation numérique. 

La facturation avec signature électronique permet d’échanger des factures au format PDF mais aussi en Factur-X, associant un document lisible PDF et un document technique XML . Ce dernier permet de créer des factures dans un format lisible à la fois par les machines et les humains, ce qui facilite leur traitement et leur intégration dans divers systèmes de gestion d'entreprise. 

La PAF, quant à elle, est un concept clé dans la facturation électronique, surtout dans le contexte de la conformité fiscale. Elle désigne un ensemble de procédures et de contrôles qui permettent de tracer et de vérifier l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu d'une facture, du moment de son émission jusqu'à son archivage final. Cette traçabilité est essentielle pour répondre aux exigences réglementaires, notamment en matière de TVA, et pour garantir que les transactions sont fiables et peuvent être auditées de manière efficace. 

Ces méthodes, en conjonction avec l'EDI, offrent aux entreprises un éventail de solutions pour gérer efficacement leurs factures. Chaque méthode présente des avantages distincts et peut être choisie en fonction des spécificités opérationnelles et des besoins de conformité de chaque entreprise.

Par ailleurs, l'EDI ne se limite pas uniquement aux factures. Il englobe une variété de documents commerciaux essentiels, tels que les bons de commande, les contrats, les avis d'expédition et bien d'autres. Cette polyvalence fait de l'EDI un outil incontournable pour les entreprises cherchant à digitaliser et optimiser leurs processus commerciaux.

Le fonctionnement des factures EDI s’articule selon quatre étapes :

  1. L’Ajout des données d’information à l’outil de création des documents. En effet, la première étape dans le processus EDI consiste à rassembler et organiser les données nécessaires pour le document concerné. Cela inclut des informations comme les détails du produit ou service, ou les informations concernant les conditions de paiement, ou encore les informations du destinataire.
  2. Conversion au format EDI. Une fois les données recueillies, elles sont converties dans un format EDI standardisé. Cette étape est très importante car elle assure que l'information envoyée sera interprétable de manière uniforme par le système de gestion de l'entreprise destinataire.
  3. Contrôles réglementaires des données, génération de la liste récapitulative de échanges et de la liste de partenaires.
  4. Transfert sécurisé entre entreprises. Enfin, le document EDI est transmis de manière sécurisée d'une entreprise à l'autre (ce qui implique que les deux entreprises soient en capacité de traiter un document au format EDI). Ce processus garantit non seulement la sécurité des données, mais aussi leur intégrité et leur confidentialité.

L'EDI trouve son application dans de nombreux secteurs d'activité. Dans le secteur de la distribution, par exemple, l'EDI permet la gestion efficace et rapide des commandes et des livraisons. Dans l'industrie manufacturière, il facilite la coordination des chaînes d'approvisionnement complexes. De même, dans le domaine de la santé, l'EDI aide à la gestion des dossiers patients et des commandes de matériel médical.

Ainsi, la facture EDI représente une avancée significative dans le domaine de l'échange commercial. Sa capacité à traiter des données structurées de manière efficace et sécurisée offre aux entreprises un outil puissant pour améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire les coûts et accélérer les transactions commerciales. 

Qui est concerné par la facture EDI et pourquoi l’utiliser ?

L'article 289 du Code Général des Impôts régit les règles relatives à la facturation en France, notamment en ce qui concerne la TVA. Cet article a été modifié au fil du temps pour intégrer des dispositions spécifiques relatives à la facturation électronique.

En complément, avec l’article 289 bis (Modifié par LOI n°2022-1157 du 16 août 2022 - art. 26 (V)), la législation française en matière de facturation électronique exige que toutes les entreprises assujetties à la TVA respectent certaines normes en termes de format et de transmission des données, lorsqu’elles émettent des factures. Cela inclut l'obligation d’émettre et de recevoir des factures sous forme électronique relatives aux opérations mentionnées dans l’article 289 bis, conformément aux standards acceptés, tels que EDI.

L'objectif de ces exigences est double : d'une part, assurer la traçabilité et la transparence des transactions pour des raisons fiscales, et d'autre part, encourager la digitalisation des processus administratifs pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts.

En pratique, cela signifie que toutes les entreprises françaises, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, dès lors qu'elles sont soumises à la TVA, doivent se conformer à ces directives suivant un calendrier : 

  • A partir de septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et obligation d’émission pour les ETI et les grandes entreprises,
  • A partir de septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites, moyennes et micro entreprises. 

Cela les oblige à adopter des solutions de facturation électronique comme l'EDI, qui garantissent l'authenticité et l'intégrité des factures, tout en facilitant leur traitement et leur archivage.

Ainsi, la LOI n°2022-1157 du 16 août 2022 a une portée considérable, touchant pratiquement toutes les entreprises en France, et joue un rôle majeur dans la transformation numérique des processus commerciaux et fiscaux dans le pays.

Cependant, au-delà de l’obligation légale, l'utilisation de l'EDI est également motivée par la nécessité pour les entreprises de faciliter et de sécuriser leurs échanges commerciaux. 

Les avantages clés du format EDI

Au cœur des avantages de l'EDI se trouve sa capacité à maintenir l'authenticité et l'intégrité des documents avec un coût réduit. En utilisant l'EDI, les entreprises peuvent en effet s'assurer que leurs documents commerciaux sont protégés contre les modifications non autorisées, garantissant ainsi une piste d'audit fiable et transparente.

L'EDI respecte par ailleurs pleinement les normes d'archivage légal en vigueur. Ces normes garantissent que toutes les factures et autres documents commerciaux échangés via EDI sont conformes aux exigences légales et réglementaires. Cela inclut la conservation des documents pour des périodes définies, permettant ainsi une traçabilité et une vérifiabilité en cas d'audit ou de contrôle fiscal.

L'EDI se distingue également par sa capacité à intégrer les processus de bout en bout. Grâce à des formats standardisés, les informations sont présentées de manière uniforme et compréhensible, facilitant leur interprétation tant immédiate que pour des analyses ultérieures. Cette clarté joue un rôle important dans la gestion et l'analyse des données, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées basées sur des informations précises.

En termes d'efficacité opérationnelle, l'EDI réduit considérablement les erreurs typiques des processus manuels, entraînant des gains de temps et des économies substantielles. L'automatisation du processus de facturation minimise les erreurs humaines, accélère le traitement des documents et optimise le cycle de paiement.

De plus, l'EDI permet aux entreprises d'adopter des données structurées, facilitant leur intégration dans divers systèmes de gestion. Cela ouvre la voie à une gestion des données plus efficace et à des analyses approfondies, propices à des décisions commerciales judicieuses.

Ainsi, l'EDI est bien plus qu'une simple solution de conformité légale ; c'est un outil puissant qui peut transformer la façon dont les entreprises gèrent leurs transactions commerciales. 

Pour aller plus loin : Garantir une traçabilité sur tout le processus

En savoir plus

Les solutions EDI de Docaposte

Docaposte offre une solution intégrée de facturation électronique qui englobe non seulement l’émission et la réception des factures, conformément à la réglementation, mais aussi l’automatisation du traitement des factures fournisseurs et l'archivage électronique, tout en intégrant les capacités de l'EDI. Cette approche holistique permet aux entreprises de bénéficier d'un flux de travail numérique complet et sécurisé, en adéquation avec les exigences réglementaires actuelles.

L'archivage électronique complète l'offre de Docaposte en assurant que tous les documents traités, y compris ceux transmis via l'EDI, sont stockés de manière sécurisée et conformes aux normes de conservation légales. Ce système d'archivage est crucial pour maintenir la traçabilité et l'accès aux documents sur le long terme pour des raisons d'audit ou de conformité.

Ainsi, l'offre de facturation électronique de Docaposte se distingue par sa capacité à combiner l'efficacité de l'EDI avec l’automatisation des processus de comptabilisation des factures et la fiabilité de l'archivage électronique, offrant ainsi une solution complète qui optimise les processus de facturation tout en facilitant la conformité réglementaire pour les entreprises de toutes tailles.

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