Exemple de procédure d’archivage des documents

Les documents numériques se substituent de plus en plus au papier certes, mais ils sont soumis aux mêmes durées légales de conservation, créant un nouvel enjeu d'intégrité. 

Le processus d’archivage régit et conditionne le cycle de vie de chaque document produit ou échangé, de sa création ou réception, à son classement final ou à sa destruction. Normé, il s’organise autour de règles, d’outils et de gestionnaires, qui, correctement associés, permettent de pérenniser l’intégrité des documents archivés et d’en faciliter l’exploitation.

Définir une politique d’archivage des documents

Les enjeux d’une politique d’archivage numérique 

En raison de l’explosion du nombre de données et de documents électroniques ou numérisés, la problématique de l’archivage s’est grandement accentuée depuis quelques années.

Le besoin d’une démarche raisonnée s’est ainsi imposé au sein de nombreuses organisations, conduisant de plus en plus d’entreprises à définir une politique d’archivage autour d’enjeux multiples, parmi lesquels :

• le respect des obligations légales en matière de conservation des documents fiscaux, comptables, administratifs et commerciaux (il existe aussi des délais de prescription civile et commerciale), la limitation de responsabilité du dirigeant ou de l’entreprise, et la protection face à un contentieux,
• le recensement des ressources documentaires et la protection du patrimoine de connaissances métiers ou sectorielles des entreprises,
• la continuité de l’activité en cas de crises ou situations exceptionnelles.

Bien définir le périmètre d’une politique d’archivage

Comme souvent, la bonne méthode consiste à partir du besoin. Ainsi, bien définir une politique d’archivage consiste d’abord à délimiter le périmètre d’archivage nécessaire au bon fonctionnement présent et futur de son organisation. Il faut d’abord s’interroger sur le volume des données à archiver. Il faut également i définir les types de documents concernés par l’archivage. 

L’archivage sur support informatique concerne généralement (mais pas exhaustivement) :

• les documents fiscaux et les documents et pièces comptables : 

- les livres comptables obligatoires (le livre journal, le grand livre, la balance et le livre d'inventaire),

- le fichier des écritures comptables,

- les pièces justificatives dématérialisées,

- le plan comptable de l'entreprise,

- les données de gestion des immobilisations,

- la comptabilité analytique ou budgétaire,

- les éléments de calcul des provisions et des dépréciations,

- le périmètre de gestion lors de l'analyse,

- la table des taux de TVA,

- en parallèle, il faut bien sûr archiver les pièces et documents papier lorsqu’ils ne sont pas numérisés.

Mais il concerne aussi :

• les documents sociaux (registre d'assemblée générale, registre du personnel, compte individuel, registre de présence, bilan social),
• les documents de gestion du personnel (embauches, durée du travail, contrats de travail et avenants, lettres de mission, notes de frais, ruptures de contrats, accords de confidentialité, hygiène, santé, sécurité, institutions représentatives du personnel),
• les documents civils administratifs (documents de gestion) et commerciaux (devis, contrats clients, contrats fournisseurs, contrats d’adhésion, bons de livraison), 
• l’ensemble de la documentation de valeur sur support informatique.

La connaissance des durées légales de conservation permet également de ne pas manquer aux obligations, et parfois de faire des arbitrages. Le délai réglementaire varie en fonction de la nature des documents à archiver. Certains documents doivent être conservés 1, 2, 3 ou 5 ans, d'autres 10 ans ou à vie. 

Les étapes de l’archivage de documents

Dans l’archivage, il existe une notion de cycle de vie, qui est très importante. Tout document archivé passe nécessairement par chacune des quatre étapes qui suivent :

La phase d’élaboration du document

Il ne s’agit pas d’une étape d’archivage à proprement parler, mais elle fait partie du cycle de vie des documents archivés. Tous les documents n’ont pas l’obligation d’être archivés, seuls les documents jugés engageants ou essentiels à la poursuite de l’activité doivent être archivés. Ceux-cisont généralement liés à un processus métier et c’est le plan d’archivage qui liste les documents concernés. Cela revient à dire que l'archivage prolonge naturellement l'état 'initial' d'un document, dans le temps.

La phase de capture (par le SAE)

Durant la phase de capture dans le système d’archivage, le document est simultanément identifié, figé, qualifié et localisé dans un système d’archivage (SAE) :

• l’identification sert à déterminer l’authenticité et les conditions de conservation optimales du document (et les règles qui doivent s’appliquer),
• la fixation du document consiste à rendre le support non modifiable,
• l’attribution d’un identifiant unique permet de rendre le document unique, de le ranger physiquement et/ou de le classer intellectuellement,
• l’ajout de métadonnées technique,
• l’affectation désigne le lieu de conservation, qu’il s’agisse d’une plateforme dédiée à l’archivage, d’une application métier répondant aux exigences d’archivage, ou du transfert auprès d’un tiers-archiveur.

La phase de maintenance

Puis la phase de maintenance (dite aussi de conservation et consultation) permet de conserver le document en bon état de conservation (intégrité du document et des métadonnées) et de lisibilité. Pendant toute la durée requise, les utilisateurs dûment habilités y ont accès. Cette phase doit aussi assurer le contrôle et la mise à jour des règles de vie du document (durée de vie, droit d’accès, vitalité de la sauvegarde), qui peuvent évoluer dans le temps.

La phase de sortie

Enfin, la phase de sortie est cette phase du système d’archivage qui correspond à l’évaluation faite à échéance de la durée de conservation du document. Si ce dernier perd son statut engageant la responsabilité, le document peut être

• requalifié et conservé plus longtemps (avec révision de la règle de gestion), 
• reclassé et transféré dans une archive historique,
• ou détruit.

Formaliser un plan d’archivage des documents

Le plan d’archivage est la transposition de la politique d’archivage en procédures directement applicables. Il met en évidence les étapes du système d’archivage de l’entreprise et énonce la responsabilité de chacune des parties prenantes au travail d’archivage. Il décrit les règles de gestion, les procédures comme, par exemple, la manière de détruire les archives lorsque la prescription est acquise.

Au sein d’une entreprise, le plan d’archivage est élaboré par l’équipe projet, qui consulte le service juridique, la direction des systèmes d’information, les équipes métiers et le responsable documentaire ou « records manager ». Le plan est ensuite examiné et enfin validé par le comité de pilotage.

Le plan d'archivage définit et décrit l’organisation générale du système d'archivage :

• le périmètre du projet d’archivage (les données et documents concernés),
• la qualité requise des documents (formats fixés par l'administration fiscale, dates, identifiants, métadonnées, affectation),
• la durée de vie des documents et la pérennité des supports,
• les règles d’administration du système,
• les responsabilités et les rôles des différentes parties prenantes :

- le producteur de l'information ;

- le propriétaire (maîtrise du contenu et validation de la durée de conservation) ;

- les utilisateurs (règles d'accès, conditions de mise à disposition des tiers commissaires aux comptes, vérificateurs, …),

• les procédures, comme la gestion des demandes d’archivage ou de rechargement des archives pour consultation, 
• les règles et procédures de transfert ou destruction des archives,
• l’organisation des archives papier, pour assurer une cohérence globale de la politique d’archivage de la société,
• les règles de maintenance,
• l’externalisation partielle ou complète, 
• le calendrier du projet.

Pourquoi privilégier un système d’archivage électronique

Le meilleur moyen d’assurer l’intégrité d’un document, de le rendre accessible et disponible, mais aussi de garantir sa confidentialité et sa traçabilité, est de procéder à un archivage ordonné. 

A cet égard, l'archivage électronique présente plusieurs avantages :

• il permet la conservation de la valeur légale d’un document dans le temps : les solutions numériques permettent de répondre aux obligations de conformité et de probité. Elles garantissent la disponibilité des éléments de preuve en cas de contentieux.
• il assure l’intégrité et la sécurité d’un document : l’archivage électronique supprime tout risque d’altération, de perte ou de destruction d’informations.
• il facilite l’accès aux documents : ces derniers sont plus simples à retrouver (la recherche est parfois assistée par une intelligence artificielle) et rapidement accessibles depuis un ordinateur ou un mobile.
• il rend possible l’externalisation : les plateformes gérées par des tiers en mode SaaS sont faciles à déployer et à administrer,  
• il est rentable : l’archivage électronique permet d’éviter les frais d’aménagement et d’entretien d’un espace physique encombrant. La rationalisation des coûts et l’optimisation de la gestion des archives apportent un précieux gain de temps.

L’offre d’archivage numérique de Docaposte 

En assurant la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit le secteur d’activité, public ou privé, Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des organisations en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé.