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Dématérialisation RH : quel niveau de signature électronique pour quelles garanties ?

Dématérialisation RH : quel niveau de signature électronique pour quelles garanties ?

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Le 09.05.2022

4 min

Selon une récente enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, « 26 % des entreprises interrogées ont adopté la signature en ligne depuis le début de la crise sanitaire. Et parmi elles, 41 % l’ont utilisée pour des documents liés aux ressources humaines ». Quant à savoir quel type de signature électronique utiliser pour un contrat de travail, une demande de congés ou encore un accord de confidentialité, l’enquête ne le dit pas. Notre article, si !

La signature en ligne dans les Ressources Humaines : pourquoi ? Comment ?

Plus de fluidité dans le parcours salarié, moins de frais de gestion et de lourdeur administrative, plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée, moins de papier à archiver… Les arguments en faveur de la dématérialisation au sein des ressources humaines ne manquent pas. D’autant que tous les documents numériques, du contrat de travail au règlement intérieur, de la délégation de pouvoir à la clause de non-concurrence, peuvent être signés en ligne. 

La seule question qui demeure, c’est quel niveau de signature électronique utiliser pour garantir la valeur juridique de documents aussi variés et sensibles que ceux encadrant et réglementant le travail, la santé et les relations sociales dans l’entreprise ? Conformément au règlement eIDAS, qui a permis d’uniformiser les normes et conditions de mise en œuvre de la signature électronique en Europe, vous avez le choix entre trois niveaux de signatures : simple, avancé et qualifié.

Contrat de travail, clause de non-concurrence, lettre de licenciement : quel niveau de signature électronique pour quel document ?

Bon à savoir : toutes les signatures électroniques sont recevables en justice. Mais toutes n’apportent pas la même valeur probatoire.

Rapide et facile à mettre en œuvre, la signature électronique simple (ou standard), avec ou sans validation par OTP (One-Time Password) par mail ou SMS, a une valeur juridique limitée, puisqu’elle n’impose pas de vérification de l’identité du signataire. L’usage veut qu’elle soit utilisée pour les documents destinés à l’interne : du contrat de travail à la délégation de pouvoir, du règlement intérieur aux notes de service en passant par les comptes rendus de réunion ou procès-verbaux des instances représentatives du personnel.

D’une valeur probatoire supérieure, la signature électronique avancée apporte des éléments de preuve sur l’identité du signataire, garantit le contrôle exclusif du certificat électronique de signature par celui-ci, ainsi que la non-modification des données. Elle est généralement utilisée pour les documents administratifs destinés à l’externe (contrats de prévoyance, plan d’épargne salariale…) ou les documents en interne, à fort enjeux financiers ou sujets à litige, comme les CDD susceptibles d’être requalifiés, les lettres de licenciement, les clauses de non-concurrence….

La signature électronique qualifiée, équivalent juridique d’une signature manuscrite, peut impliquer un parcours moins fluide pour le signataire. Les contrôles renforcés engendrent un coût supérieur. Le surcoût est néanmoins compensé par l’inversion de la charge de la preuve pour ce niveau de signature, ce qui réduit drastiquement les frais de défense en cas de litige. Dans la pratique, elle est réservée aux documents à très forts enjeux financiers, sociaux ou juridiques comme les actes juridiques, les plans sociaux ou des accords d’entreprise impliquant un collectif important. Mais aussi certains contrats de travail avec stock-options.

Vous l’aurez compris, ce qui prime dans le choix de tel ou tel niveau de signature électronique, ce n’est pas tant la nature du document que son contenu et les risques encourus en cas de litige. Avec chaque fois, un nécessaire arbitrage entre :

  • ce qu’impose ou pas la réglementation pour le contrat concerné,
  • la mesure du risque, en regard de son contexte juridique et jurisprudentiel, des enjeux financiers ou métiers, des éventuelles conséquences en termes de réputation…
  • le confort d’usage ; le niveau de sécurité choisi conditionnant la simplicité d’utilisation, la fluidité du parcours utilisateurs, son coût, et donc son acceptation par tous. A commencer par les salariés.

Notre conseil : pour profiter de tous les avantages et possibilités proposés par la signature électronique et placer de façon pertinente le curseur entre sécurité et accessibilité, le mieux est de se faire accompagner par un prestataire de signature électronique expert en la matière, qui vous apportera une réponse au cas par cas. 

Tiers de confiance numérique, Docaposte propose une gamme complète de signature électronique, pour répondre à tous les besoins.

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